Die wichtigsten ERP-Funktionen im Personalmanagement

Die wichtigsten ERP-Funktionen im Personalmanagement

Das Personalmanagement profitiert im besonderen Maße von einer ERP-Software. Wir zeigen Ihnen die spannendsten und wichtigsten Funktionen im Personalmodul.

Das Personal optimal für die zu bewältigen Geschäftsprozesse einzusetzen und auch unvorhersehbare Ausfälle abfedern zu können, ist zur zentralen Herausforderung im Personalmanagement eines jeden Unternehmens geworden. 

Gleichzeitig gilt es zuverlässiges und qualifiziertes Personal zu finden, die eigene Ausbildung voranzutreiben und viele rechtliche Vorgaben zu berücksichtigen. Die Aufgaben sind vielfältig und nicht ohne Weiteres zu bewältigen. 

Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf die wichtigsten Funktionen einer ERP-Software für das Personalmanagement werfen und deren konkreten Nutzen auch für Ihr Unternehmen herausstellen. Beginnen wollen wir jedoch mit ein paar allgemeinen Definitionen.

Inhaltsverzeichnis 

Definition: Was ist ERP-Software?

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning und beschriebt die Aufgaben eines Unternehmens, die zur Verfügung stehenden Ressourcen so optimal und effizient wie nur eben möglich einzusetzen. Ressourcen sind dabei weit mehr als nur Arbeitsmaterialien. Vielmehr werden darunter auch folgende verstanden: 

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Es gilt alle Geschäftsprozesse mit der richtigen Menge und Beschaffenheit der notwendigen Ressourcen zu versorgen und das zu jedem Zeitpunkt. Kommt es an der einen Stelle zu Verzögerungen, stockt der Ablauf auch an anderer Stelle und ein Dominoeffekt setzt ein. 

Alle Prozesse auf einen Blick

Um derartiges zu verhindern, gilt es alle Prozesse im Überblick zu behalten. Hier kommen ERP-Software-Lösungen ins Spiel. Diese bilden alle Prozesse digital ab und führen diese auf einer zentralen Datenbank zusammen. 

So lassen sich Abteilungsgrenzen überwinden und Prozesse deutlich verschlanken und an einigen Stellen automatisieren. Das spart Kosten und Zeit und macht viele Prozesse zudem deutlich weniger fehleranfällig. 

Technische Seite von ERP-Software 

Aufgebaut ist eine ERP-Software zumeist aus verschiedenen Modulen. Diese decken einen bestimmten Bereich des Unternehmens ab und warten mit vielen spezifischen Funktionen und Verknüpfungen zu anderen Unternehmensbereichen auf. Die gängigsten Module in einer modernen ERP-Software sind:

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumentenmanagement
  • Finanzen
  • Warehouse-Management
  • Human-Resource-Management

Zudem kann ein System in der Cloud oder lokal auf den eigenen Servern installiert werden. Daraus ergeben sich auch hinsichtlich der Anpassungsfähigkeit der ERP-Software nochmal einige Unterschiede. 

ERP-Software für das Personalmanagement

Das Personalmanagement kann mit einer ERP-Software in vielen Bereich unterstütz werden. Durch die ganzheitliche Abbildung des Unternehmens im ERP-System kann die HR-Abteilung auch den Personaleinsatz ganzheitlich planen und umsetzen. 

Widmen wir uns im Folgendem einigen wichtigen Funktionen eines HR-Moduls in einer ERP-Software und werfen einen Blick auf deren praktischen Nutzen. 

Kompetenzmanagement

Im sogenannten Kompetenzmanagement geht es darum, genau herausstellen zu können, über welche Skills welcher Mitarbeiter verfügt. So lässt sich feststellen, welcher Mitarbeiter für welche Aufgaben besonders gut geeignet ist und wo die Belegschaft am besten eingesetzt werden kann. Gleichsam lassen sich Schwachstellen aufdecken und mittels Schulungen und Trainings ausgleichen. 

Fällt an der einen Stelle ein Mitarbeiter aus, kann direkt eingesehen werden, welcher Mitarbeiter über die nötige Expertise und Kapazitäten verfügt zumindest einen Teil der Aufgaben des ausgefallenden Mitarbeiters zu übernehmen. 

Unternehmensressourcen abbilden

In der ERP-Software ist es möglich festzuhalten, welcher Mitarbeiter über welche unternehmenseigenen Arbeitsmaterialien verfügt. Solche Unternehmensressourcen sind beispielsweise:

  • Laptop
  • Festplatten
  • Autos 
  • Smartphones
  • Tablets etc.

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen kann direkt eingesehen werden, welche Ressourcen dieser abzugeben hat und auch wie diese auf die übrigen Mitarbeiter verteilt werden können. 

Historisches Leistungs- und Vergütungsmanagement

In der ERP-Software kann pro Mitarbeiter hinterlget werden, welche Ziele dieser in der Vergangenheit erreichen konnte, welche Bonuszahlungen an diesen entrichtet wurden oder ob er Ideen zur Verbesserung des Unternehmens eingereicht hat. 

So lässt sich nicht nur die Entwicklung des Arbeitnehmers nachvollziehen, es können daraufhin auch Anreize für weiteres Engagement entwickelt werden. 

Personalverwaltung

Kernstück des Personalmanagements ist sicher die Personalverwaltung in der alle administrativen Angelegenheiten Ihres Personals erfasst, verwaltet und gespeichert werden. Darunter fallen beispielsweise:

  • Gehalt
  • Notfallkontakte
  • Anzahl der Urlaubstage
  • Anzahl der Arbeitsstunden
  • Anzahl der Krankheitstage etc. 

Hier können auch ausgehandelte Arbeitsverträge hinterlegt werden oder andere Dokumente den jeweiligen Arbeitnehmer betreffend. Die Informationen sind so schnell und einfach einsehbar und können vom Personalmanagement bei Bedarf herangezogen werden. 

Self-Service-Portal für Mitarbeiter

Mittels eines Self-Service-Portals können Ihre Mitarbeiter selbst sich ändernde Informationen (wie beispielweise eine neue Adresse) im System ändern und vervollständigen. Zudem können sie die Anzahl verbleibender Urlaubstage einsehen oder auf Informationen für ihre Steuererklärung zurückgreifen.

Weiter- und Fortbildungsmanagement

Mit einem umfangreichen Weiter- und Fortbildungsmanagement ist es möglich alle Schulungen, Weiterbildungen usw. und die entsprechenden Zertifikate in speziellen Ordnern zu hinterlegen. So hat das Unternehmen immer im Blick über welche Skills die eigene Belegschaft verfügen und kann diese entsprechend einsetzen. 

Auch wird dadurch ersichtlich, welche Mitarbeiter schon länger keine Weiterbildungen besucht haben. Für diese können dann Anregungen geschaffen werden, sich weiterzubilden. Denn die Schulung der Mitarbeiter kann ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg sein. 

Umfangreiche Urlaubsregelungen

Mit einer Funktion zur Urlaubsregelung lassen sich nicht nur sämtliche Urlaubstage der Mitarbeiter verfolgen, sondern es lassen sich zudem bestimmte Regeln einfügen, die dafür sorgen, dass beispielweise nicht eine ganze Abteilung gleichzeitig im Urlaub ist. 

So kann der alltägliche Betrieb zu jedem Zeitpunkt aufrechterhalten werden. Darüber hinaus lassen sich auch Krankheitstage, Mutterschutzurlaub oder unbezahlter Urlaub darin abbilden und diesen Regelungen unterwerfen. 

Bewerbermanagement in der ERP-Software

Nicht jede ERP-Lösung verfügt über ein umfangreiches Bewerbungsmanagement, doch dieses kann gerade bei Unternehmen mit vielen Stellenausschreibungen im Jahr einen enormen Mehrwert in sich tragen. 

Viele Automationen möglich

Besonders in Verbindung mit einer DMS-Lösung spart das Bewerbungsmanagement enorm viel Zeit ein. Eingehende Bewerbungen werden direkt verarbeitet, Stellenausschreibungen automatisch erstellt und Termine vom System rausgesucht. Doch ein Beispiel kann uns an dieser Stelle weiterhelfen. 

Beispiel: 

Eine Abteilung hat einen Bedarf an einen neuen Mitarbeiter und meldet diesen über das System an. Dabei werden schon Anforderungen und Eintrittstermin eingetragen und dann an das zuständige Management zur Freigabe weitergeleitet. 

Hat das Management seine Zustimmung gegeben wird an Hand des Anforderungsprofiles automatisch eine entsprechende Stellenausschreibung erstellt und auf der eigenen Website sowie auf einschlägigen Jobportalen veröffentlicht. 

Eingehende Bewerbungen werden dann direkt in die ERP-Software geladen und werden dort von zuständigen Mitarbeitern gesichtet. Haben alle ihr Einverständnis gegeben, kann das System automatisch in den Kalendern aller beteiligten Akteure einen freien Termin für ein Vorstellungsgespräch suchen und den Bewerber daraufhin einladen. 

Haben sich die Akteure dann für einen Kandidaten entschieden, kann auch der Arbeitsvertrag unter Berücksichtigung ausgehandelter Konditionen, automatisch erstellt werden. Andere Bewerber können sich in einen Bewerberpool eintragen lassen, auf den bei der nächsten Stellenausschreibung der Art zurückgegriffen werden kann. 

Mit einem umfangreichen Bewerbungsmanagement innerhalb der ERP-Software lassen sich viele, teils lästige Aufgaben automatisieren, was Zeit und letztlich Kosten einspart. Der E-Mailverkehr zu den einzelnen Bewerbern kann fast voll-automatisiert werden und auch die fristgerechte Löschung der Daten kann vom System übernommen werden. 

Fazit: Schnellere und smartere Prozesse für die HR-Abteilung

Mit einem Personalmanagement-Modul in einer ERP-Software lassen sich grundsätzlich viele verschiedene Aufgaben deutlich verschlanken und automatisieren. Von der Personaleinsatzplanung, über ein umfangreiches Weiterbildungsmanagement bis hin zu einem ganzheitlichen Bewerbungsmanagement lassen sich alle Belange rund um das Personal eines Unternehmens darin abbilden. 

Zudem spart das System nicht nur Zeit ein, sondern setzt damit Ressourcen frei, die an anderer Stelle eingesetzt werden können. Vor allem jedoch lässt das Modul Ihre Mitarbeiter befreiter arbeiten, denn es wird zu jedem Zeitpunkt sichergestellt, dass auch die kleinen Aufgaben erledigt werden. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
ERP-Anbieter suchen...
Systeme gefunden

Füllen Sie das Formular aus und erhalten Sie unverbindlich Informationen über die 7 am besten geeigneten Anbietern.

Ihre Anfrage ist erfolgreich bei uns eingegangen

  • Auf der Grundlage der von Ihnen gelieferten Informationen geht unser Berater unverbindlich an die Arbeit
  • Unser Berater trifft eine Auswahl unter den ERP-Anbietern, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen.
  • Sie erhalten eine kostenlose Auswahlliste mit Informationen über die 7 geeignetsten Anbietern
  • Im Falle von Fragen oder Unklarheiten meldet sich unser Berater möglicherweise bei Ihnen
Longlist anzeigen
Auswahl neu starten
Lieferant des Monats

Agiles Change-Management in der Lebensmittelindustrie

Die GUS Deutschland GmbH zeigt auf, wie ein agiles Changemanagement in der Lebensmittelindustrie hilft den gegenwärtigen Herausforderungen gerecht zu werden.

Lesen Sie weiter
Lieferant des Monats

Datenmanagement bei ERP- und CRM-Systemen

An zu wenig Daten liegt es nicht: Unternehmen verfügen heutzutage über nahezu unerschöpfliche Datenquellen.

Lesen Sie weiter