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5 Nachteile einer ERP-Software

ERP-Software hat nicht nur Vorteile. Wir zeigen Ihnen einige der gängigsten Nachteile von ERP-Systemen und wie Sie diesen entgegen steuern können.

Bei ERP-Implementierungen läuft nicht immer alles rund. Zu groß ist der Eingriff in Unternehmen und oftmals zu schlecht die Vorbereitung auf das ERP-Projekt. Auch stellt ein ERP-Software eine beachtliche Investition für ein Unternehmen dar. Damit sich diese auch rentiert müssen gleich mehrere Faktoren ineinandergreifen. Dass, das nicht immer reibungslos klappt wissen vor allem Unternehmen die in letzter Zeit an einer entsprechenden Implementierung gescheitert sind. 

Und die Liste dieser Unternehmen ist durchaus prominent besetzt. Neben Haribo, Lidl oder Liqui Molly weiß auch der Schokoladenhersteller Hershey ein Lied davon zu singen. Doch das Risiko einer gescheiterten Einführung und die hohen Investitionen sind nur zwei Nachteile, die ERP-Software mit sich bringt. Wir wollen in diesem Artikel einen Blick auf die wesentlichsten Nachteile von ERP-Systemen werfen. 

Doch wollen wir damit nicht den Wert derartiger Systeme in Frage stellen, vielmehr soll es darum gehen, mögliche Fallstrike aufzuzeigen und Ihnen das Rüstzeug mit auf dem Weg zu geben, diese zu umgehen. Denn ERP-Software bietet derartig viele Vorteile, dass ein Verzicht auf diese nahezu sträflich werden könnte. Doch zunächst widmen wir uns einmal der Funktionsweise von ERP-Software und klären, was diese überhaupt sind. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist ERP-Software? – Eine Definition

ERP steht für Enterprise Ressource Planning, was im Wesentlichen die unternehmerische Aufgabe beschreibt, alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient und effektiv wie möglich für den angestrebten Geschäftszweck einzusetzen. 

Ressourcen sind in diesem Kontext neben Materialien und Rohstoffen, eben auch Maschinen, Werkzeuge, Immobilien, Personal oder finanzielle Mittel. Es geht also im Kern darum all diese Ressourcen so miteinander zu verknüpfen, dass ein möglichst positives Betriebsergebnis resultiert und das Unternehmen im besten Fall Wachstumsmöglichkeiten eröffnet. 

Über alle Abteilungen hinweg optimieren

Da Unternehmen zu Weilen aus vielen verschiedenen Abteilungen bestehen und Geschäftsprozesse zunehmend an Komplexität gewinnen, kommt ERP-Software zur Unterstützung zum Einsatz. Mit diesen Software-Lösungen lassen sich alle Geschäftsprozesse abbilden, organisieren, überwachen und steuern. 

Auf einer zentralen Datenbank werden zu diesem Zweck sämtliche Geschäftsprozesse zusammengeführt und nach möglichen Verschlankungen oder Automatisierungen gesucht. Letztlich können auf diese Weise Abteilungs- und sogar Unternehmensgrenzen überwunden werden und Datensilos aufgesprengt werden. Der Große Vorteil: Die Prozesse werden tatsächlich deutlich effizienter und sparen dem Unternehmen nachhaltig Ressourcen ein. 

Module mit vielen verschiedenen Funktionen

In einem standardisierten ERP-System finden sich für gewöhnlich mehrere Module, die einen bestimmten Bereich des Unternehmens abdecken und steuern. Diese Module verfügen wiederum über verschiedenste Funktionen, mit denen sich spezifische Probleme lösen lassen.

Die gängigsten Module sind: 

  • Warenwirtschaft
  • Kundenservice/Vertrieb/Marketing
  • Rechnungswesen
  • Personalwesen
  • Projektmanagement 
  • Dokumentenmanagement

ERP-Systeme für alle Branchen

Da kein Unternehmen in Gänze dem anderen gleicht, benötigen Unternehmen verschiedene ERP-Lösungen, um die eigenen Prozesse abbilden zu können. Die zuvor angeführten Module sind in fast allen Lösungen enthalten. Doch kommen beispielweise für die Produktion noch spezielle Module zum Einsatz.

Hier kommen dann Funktionen wie eine Rezepturverwaltung oder auch eine CAD-Integration zum Tragen. 
Die Diversität in den Unternehmen ist letztlich auch der Grund dafür, warum sich Nach- genauso wie Vorteile, nicht pauschalisieren lassen. Ob ein ERP-Projekt letztlich erfolgreich ist, oder ob es zu scheitern droht hängt nicht zu Letzt auch mit den Erwartungen und den Voraussetzungen vor dem Go-Live zusammen. 

Cloud, hostet oder doch lieber lokal implementieren? 

Eine entscheidende Frage im Zuge einer ERP-Einführung ist auch immer jene nach dem Speicherort. Sollen die Daten auf einer Datenbank in der Cloud oder auf den eigenen Servern gespeichert werden? Dies bedingt letztlich auch die gesamte Herangehensweise an ein ERP-Projekt. In der Cloud sind beispielweise weniger Anpassungen an das System möglich, während man bei einem lokalen ERP die Software so anpassen kann, wie es beliebt.

Beiden Formen liegen zu Weilen unterschiedliche Bezahlungsmodelle zu Grunde. Hohe Anfangsinvestitionen und niedrigere Folgekosten beim lokalen ERP und konträr dazu niedrigere Anfangsinvestitionen und höhere monatliche Kosten in der Cloud. Letztlich hängt die Wahl des Speicherortes maßgeblich von der Zielsetzung und den Begebenheiten eines jeden einzelnen Unternehmens ab. 

5 Nachteile von ERP-Software

Wie eingangs schon gesagt, geht es uns nicht darum Ihnen von einer ERP-Software abzuraten. Im Gegenteil. ERP-Systeme bieten unzählige Vorteile und werden zunehmend unabdingbarer. Nein, hier geht es um Gefahren und Eigenschaften von ERP-Projekten um die man wissen sollte, ehe man sich einem derartigen Projekt widmet. 

Zudem werden wir aufzeigen, dass viele dieser vermeidlichen Nachteile, bei näherer Betrachtung eigentlich gar keine sind. Vielmehr sind viele Faktoren logische Schlüsse, anstatt echte Nachteile. Denn wirkliche Nachteile wird man mit einer ERP-Software, dass so funktioniert wie es sollte, nicht haben. 

1. ERP-Projekte kosten viel Zeit

Keine Frage, ERP-Projekte fordern Ihre volle Aufmerksamkeit. Wer das ERP-Projekt auf die leichte Schulter nimmt und Prozesse an der falschen Stelle zu beschleunigen versucht, macht aller Voraussicht nach, gravierende Fehler. 

Allein die Vorbereitung bedarf einiges an Zeit. Es ist zu evaluieren, was genau mit dem neuen ERP-System abgedeckt werden soll, welche Abteilungen und Mitarbeiter Zugriff auf dieses brauchen oder auch auf welche Weise ein ERP-System implementiert werden soll. Sprich, die gesamte IST-Situation muss erfasst werden. Zudem gilt es konkrete Ziele zu formulieren und ein entsprechendes Lastenheft zu verfassen. 

Die eigentliche Suche nach einem passenden System kostet dann auch noch einmal einiges an Zeit. Wer sich hier übereilt für das erstbeste System entscheidet, begeht einen gravierenden Fehler. ERP-Projekt sind Langzeitprojekte bei denen man mit dem Anbieter zu Weilen eine langfriste Partnerschaft eingeht. Daher lieber Augen auf. 

Tipp: Nehmen sie sich die Zeit. Im Ernst. Eine gute Vorbereitung auf das ERP-Projekt ist das A und O. Nutzen Sie Checklisten zur Vorbereitung auf ein derartiges Projekt, testen sie die Systeme vorab planen Sie ausreichend Zeit ein. Ein System lässt sich nicht über Nacht finden, implementieren und einführen. 

Es bedarf Schulungen der Mitarbeiter, Testphasen und erneute Anpassungsphasen. Erst wenn alles reibungslos läuft, kann das ERP-System live gehen und Ihnen die Vorteile bieten, die Sie sich von diesem versprechen. Doch selbst danach gilt es das System zu warten und eventuell zu erweitern. Sie sollten daher in regelmäßigen Abständen evaluieren, welche der gesteckten Ziele erreicht wurden und welche noch nicht. 

2. ERP-Software ist teuer

Keine Frage, die Entscheidung für eine neue ERP-Software ist auch immer mit diversen Kosten verbunden. Diese setzen sich aus verschiedenen Posten zusammen. Dabei gibt es zum einen direkte und indirekte Kosten. 

Direkte Kosten können sein: 

  • Kosten für die ERP-Software
  • Kosten für Lizenzen zur Nutzung der Software
  • Kosten für Anpassungen an das System
  • Kosten für die Installation des Systems
  • Kosten für die Schulung der Mitarbeiter

Indirekte Kosten können sein: 

  • Kosten durch Arbeitsausfälle
  • Kosten für Service und Wartung des Systems
  • Kosten für Nachrüstungen/ spätere Anpassungen

Man sollte also die Kosten nicht unterschätzen, denn nur mit dem Kauf des Systems ist es nicht getan. Oftmals werden noch Kosten für Mitarbeiterschulungen nötig, etwa dann, wenn das System eine fundamentale Umstellung des Arbeitsalltags mit sich bringt. Und das ist zu Weilen oft der Fall. 

Tipp: Planen Sie bei der Budgetierung des ERP-Projektes einen Puffer von rund 10 – 20 % ein. Sie wissen nie, welche Anpassungen unterwegs noch zu machen sind, oder wie das System von den Anwendern aufgenommen wird. Verstehen diese das System nur unzureichend, muss ein Budget für Nachschulungen bereitstehen. 

Auch sollten Sie ein Budget für ein Projektteam mit einplanen. Diese sollten sich während der Test- und Anpassungsphase relative flexibel treffen können. Die Arbeitsausfälle oder Überstunden die in der Zeit anfallen sollten daher eingerechnet werden. 

3. Mitarbeiter nehmen das System nicht an

Eine große Gefahr in ERP-Projekten stellt eine unzureichende Schulung der Mitarbeiter dar. ERP-Software soll den Arbeitsalltag in vielen Bereichen erleichtern. Doch dazu müssen die Anwender das System erst einmal verstehen und wissen, wie diese funktioniert. Ihren Mitarbeitern einfach ein neues System vor die Nase zu setzen und neue Arbeitsweise diktieren, wird Sie nicht zum gewünschten Ergebnis führen. 

All zu oft ließ sich in ERP-Projekten beobachten, dass Mitarbeiter einige Zeit nach der Einführung des Systems wieder in alte Arbeitsweisen zurück verfielen. Das ist dann besonders schmerzhaft, wenn dadurch die eigentlichen Mehrwerte, die mit dem ERP geschaffen werden sollten, nicht erreicht werden. 

Man darf nicht vergessen, dass eine ERP-Software auch immer neue Geschäftsprozesse mit sich bringt. Diese verlangen neue Arbeitsweisen der Angestellten. Erschließt sich den Anwendern den dahinterstehenden Sinn nicht, werden diese möglicherweise mit Widerstand reagieren. Auch gilt es den Mitarbeitern die Angst zu nehmen, das System könnte ihre Arbeit übernehmen und somit die Stelle obsolet machen. 
Vielmehr sollten die Mitarbeiter das neue System als Erleichterung und Möglichkeit zur Etablierung neuer kreativerer Prozesse betrachten. 

Tipp: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an in das Projekt mit ein. Geben Sie ihnen die Möglichkeit Wünsche und Anregungen im Vorfeld zu äußern und entwickeln Sie so den konkreten Wunsch am Erfolg des Projektes bei Ihren Angestellten. 
Es empfiehlt sich zudem ein Projektteam aus einigen Key-Usern zu bilden, die den aktuellen Stand aus dem Projekt in ihre jeweilige Abteilung tragen und für ein breites Verständnis sorgen. Das macht dann am Ende auch aufwendige Nachschulungen obsolet. 

4. ERP-Software macht Unternehmen abhängig

Entscheidet man sich für eine ERP-Software, ist man fortan an dieses gebunden. So heißt es oftmals. Doch ist dem überhaupt so? Zugegeben, ein ERP-System stellt eine immense Investition dar. Schon allein deswegen sollten Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung des Systems gegeben sein. Und ja, es stimmt auch, bei einem Ausfall des Systems, können viele Bereich nicht wie gewohnt Ihrer Arbeit nachgehen. 

Doch das trifft auf so gut wie alle Bereiche eines Unternehmens zu. Geht eine Maschine kaputt, stehen auch in anderen Bereichen die Bänder oftmals still. Ausfallzeiten lassen sich nun mal nicht zu 100% ausschließen. Doch das Risiko für diese kann deutlich reduziert werden und Notfallmaßnehmen vorbereitet werden. 

Was, wenn das System an seine Grenzen stößt? Das ist letztlich eine Frage der Skalierbarkeit des Systems. Moderne ERP-Software fängt dies auf und sorgen mit regelmäßigen Updates für stetige Verbesserung des Systems. 

Tipp: Achten Sie beim Kauf einer neuen ERP-Software also unbedingt auf eine ausreichende Skalierbarkeit und informieren Sie sich über die Regelmäßigkeit von Updates und Upgrades. Zudem sollte darauf achten, dass das System über ausreichende Schnittstellen verfügt. Wie kompatibel ist ein System mit anderen Unternehmenssoftwareanwendungen? So stellen sie sicher, dass die Abhängigkeit zum System und zum Anbieter überschaubar bleibt.

5. ERP-Software vernichtet Arbeitsplätze

Ein großes Bedenken vieler Mitarbeiter im Zuge der Digitalisierung ist, durch Maschinen bzw. Computer ersetzt zu werden. Zentrale Aufgabe einer ERP-Software ist es, Prozesse im Unternehmen effizienter zu gestalten. Da liegt die Vermutung natürlich nah, dass dies auch den einen oder anderen Arbeitsplatz kosten könnte. 

Doch ERP-Software vernichtet keine Jobs. Vielmehr befreien sie Mitarbeiter von all zu lästigen Alltagsaufgaben. Dadurch werden Ressourcen frei, die an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können. Und das ist in Zukunft auch dringend nötig. Will ein Unternehmen am Markt langfristig bestehen und sogar wachsen, muss in Zukunft deutlich mehr Wert auf beispielsweise einen ganzheitlichen Kundenservice gelegt werden. 

So übernimmt ein CRM-System beispielweise einfache Kundenanfragen, die mit unter leicht zu beantworten sind, jedoch viel Zeit rauben. Somit können sich Servicemitarbeiter mehr zeit für schwerwiegende Probleme nehmen und zur Lösung dieser beitragen. 

Tipp: Machen sie von Anfang an deutlich, dass es nicht darum geht die Effizienz einiger Mitarbeiter in Frage zu stellen, also vielmehr darum diese zu entlasten. Auch sollte den Mitarbeitern bewusst gemacht werden, dass sie sich fortan eher kreativeren und erfüllenden Aufgaben widmen können. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass der Widerstand und die Bedenken bezüglich der Einführung einer neuen ERP-Software abgeschwächt werden. 

Fazit: Viele Nachteile sind eigentlich gar keine

Wir haben aufgezeigt, dass viele negative Aspekte bezogen auf ERP-Software eigentlich gar nicht so negativ sind. Denn abgesehen von den Kosten und der zeit die in ein solches ERP-Projekt fließen, sind es vor Allem Bedenken von Angestellten und falsche Vorstellungen von der Funktionsweise und den Vorteilen, die ein negatives Bild zulassen. 

Mit der richtigen Vorbereitung auf ein entsprechendes ERP-Projekt, wird das System schon schnell die gewünschten Vorteile produzieren. Prozesse werden schlanker, effizienter und vor Allem zeitgemäßer. An der Digitalisierung kommt kaum ein Unternehmen vorbei. Daher wollten sich Unternehmen zwingend mit neuen technologischen Möglichkeiten auseinandersetzen, ehe sie gänzlich abgehängt werden. 

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