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3 Vorurteile gegenüber der Cloud

Wir räumen mit hartnäckigen Vorurteilen gegenüber der Cloud auf und zeigen, was an Vorbehalten bezüglich Datensicherheit und Co. wirklich dran ist.

Die Cloud hat sich in den vergangenen Jahren einer zunehmenden Beliebtheit erfreut. Dennoch gibt es nach wie vor Unternehmen wie auch Privatpersonen, die den Schritt in die Cloud nicht wagen.

Die Ablehnung der Cloud kann mehrere Gründe haben. 

Oftmals hängt sie jedoch auch zu einem gewissen Ausmaß mit Vorbehalten zusammen, die sich hartnäckig in den Köpfen der Menschen halten und teilweise durch die Medien und Skandale wie Datenlecks oder Übergriffe zusätzlich befeuert werden. 

Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit 3 bekannten Vorbehalten und Vorurteilen gegenüber ERP-Software aus der Cloud auseinandersetzen und aufzeigen, inwieweit die Bedenken tatsächlich berechtigt sind. Zunächst muss jedoch definiert werden, wobei es sich bei einer ERP-Software konkret handelt. 

Inhaltsverzeichnis

ERP: Eine Definition

Die Abkürzung „ERP“ bezeichnet das Enterprise Resource Planning bzw. die Geschäftsressourcenplanung. Hierbei handelt es sich um eine zentrale unternehmerische Aufgabe, mit der sich Unternehmen aller Art auseinandersetzen müssen. Im Kern geht es darum, alle geschäftsrelevanten Ressourcen wie 

  • Geldmittel 
  • Betriebsmittel 
  • Personal 
  • (Arbeits-)Zeit 
  • Energie
  • Rohstoffe

Im Unternehmen zur rechten Zeit an richtiger Stelle in benötigter Qualität und Quantität sowie mit den richtigen Ressourcen versehen bereitzustellen. 

Je nach Art des Unternehmens kann es dazu einer Vielzahl teils komplexer, aufeinander aufbauender oder anderweitig miteinander vernetzter Prozesse bedürfen. 

Vorteile von ERP-Software 

An dieser Stelle kommt eine ERP-Software ins Spiel. Sie ermöglicht es Unternehmen, all diese Prozesse digital abzubilden. Innerhalb der ERP-Software können sie dann ferner 

  • Verwaltet 
  • Gesteuert 
  • Verschlankt 
  • Optimiert 
  • Automatisiert 

werden. 

So profitieren Unternehmen von ERP-Software

Durch die effizientere Gestaltung von Prozessen werden wertvolle Ressourcen eingespart, welche dann wieder an anderer Stelle zielführend eingebracht werden können. So kann Unternehmen durch den Einsatz einer geeigneten ERP-Software langfristig ein nennenswerter Wettbewerbsvorteil entstehen. 

Die Wahl der richtigen ERP-Software

Damit sich entsprechende Vorteile jedoch auch einstellen, muss die ERP-Software auch auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens ausgelegt sein. Ein wesentliches Kriterium stellt hier die Wahl des richtigen Nutzungs- und Lizenzmodells dar. 

ERP-Software: Unterschiedliche Lizenzmodelle

Hierbei handelt es sich um die Art und Weise, in der die ERP-Software dem Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Das Nutzungs- und Lizenzmodell bestimmt, wer im Besitz der Software ist und dementsprechend Kontrolle über und Verantwortung für das gesamte System trägt. 

Grundsätzlich ist hier zwischen 

  1. Lokaler bzw. On-Premises ERP-Software 
  2. Gehosteter ERP-Software
  3. Hybrider ERP-Software 
  4. Cloud-basierter ERP-Software 

zu unterscheiden. 

1. Lokale ERP-Software

Lokale ERP-Software wird auch als On-Premises DMS-Software bezeichnet. Sie wird, wie der Name bereits vermuten lässt, lokal auf den hauseigenen Servern des Unternehmens implementiert und von dort aus dann auch betrieben. 

Lizenzkosten fallen im Rahmen der Anschaffung einmalig an. Danach befindet sich das Unternehmen in Besitz der ERP-Software und kann frei über sie verfügen. Sowohl Hard- als auch Software befinden sich also in Besitz des Unternehmens.

2. Gehostete ERP-Software

Gehostete ERP-Software funktioniert im Grunde genommen wie lokale ERP-Software, allerdings wird die Verwaltung der Server von einer externen Partei übernommen. Dies wird als Server-Hosting bezeichnet. 

Das Unternehmen befindet sich also ausschließlich im Besitz der Software. Wartung und Instandhaltung der Server werden durch den externen Dienstleister abgewickelt. 

3. Hybride ERP-Software

Hybride ERP-Software ist eine Mischform aus lokaler und Cloud-basierter ERP-Software. Das Fundament stellt eine lokale Infrastruktur dar. Diese wird jedoch in einzelnen Geschäftsbereichen oder Abteilungen durch Cloud-Elemente erweitert. So entsteht eine hybride Version aus lokalen und Cloud-basierten Bereichen. 

Hybride ERP-Software-Systeme eignen sich für Unternehmen, in denen nur einige Geschäftsbereiche von der Nutzung einer Cloud-basierten Software profitieren, während andere Abteilungen wiederum stärker von einer lokalen ERP-Software profitieren. 

4. ERP-Software aus der Cloud

Cloud-basierte ERP-Software steht lokalen Systemen gänzlich gegenüber. Weder Hard- noch Software befinden sich hier im Besitz des Unternehmens, welches die ERP-Software nutzt. Stattdessen werden sie diesem durch den Cloud-Betreiber gegen die Entrichtung eines meist monatlichen Entgelts zur Verfügung gestellt. 

Somit hat der Cloud-Provider auch die volle Verantwortung für bzw. die volle Kontrolle über die ERP-Software. 

3 Vorbehalte bezüglich ERP-Software aus der Cloud

Aus dieser Tatsache resultieren zumeist einige Vorbehalte, Unsicherheiten und Bedenken gegenüber der Nutzung Cloud-basierter ERP-Software. Unternehmen sträuben sich in diesen Fällen zumeist gegen die Anschaffung Cloud-basierter Lösungen und setzen stattdessen auf das konventionelle, lokale ERP-Software. 

Grundsätzlich spricht auch nichts gegen die Nutzung einer On-Premises ERP-Software. Unternehmen sollten jedoch bedenken, dass unter manchen Umständen eine Cloud-basierte ERP-Software gegebenenfalls geeigneter wäre. 

1. Datenschutz

Womöglich das am häufigsten genannte Argument gegen die Cloud sind Bedenken bezüglich des Datenschutzes

Kontrolle liegt beim Cloud-Betreiber

Letztlich befinden sich Hard- und Software im Besitz des Cloud-Betreibers. Es liegt in seinem Ermessen, entsprechende datenschutzrechtliche Maßnahmen zum Schutz der verwalteten Daten zu treffen.

Erschwerend hinzu kommt, dass Cloud-Betreiber zumeist nicht in der Europäischen Union ansässig sind. Viele Cloud-Betreiber haben ihren Hauptsitz beispielsweise in den Vereinigten Staaten, wo sie durch den sogenannten Patriot Act unter bestimmten Umständen dazu verpflichtet wären, die Daten weiterzugeben. 

Cloud-Betreiber verfügen über entsprechende Ressourcen

Das Datenschutz-Argument hält jedoch nur begrenzt stand. Denn große, renommierte Cloud-Betreiber verfügen auch über entsprechende Ressourcen, um die Daten ihrer Kunden beispielsweise vor den Zugriffen Dritter zu schützen.

Kleine oder mittlere Unternehmen, welche aus datenschutzrechtlichen Bedenken auf eine lokale ERP-Software zurückgreifen, verfügen meist über einen weniger extensiven Ressourcenpool, um ihre Daten zu schützen. Aus diesem Grund lässt sich nicht pauschalisieren, ob die Daten in der Cloud wirklich „sicherer“ oder „unsicherer“ liegen. 

2. Abhängigkeit und mangelnde Kontrolle

Ein weiteres Argument gegen die Nutzung einer ERP-Software aus der Cloud ist die damit verbundene Abhängigkeit vom jeweiligen Cloud-Betreiber bzw. die damit einhergehende mangelnde Kontrolle über das System. 

Der Cloud-Betreiber hat die Kontrolle über Zeitpunkt und Umfang von Updates. Demnach wird die Software auch dann aktualisiert, wenn eine ältere Version ausreichend für das jeweilige Unternehmen gewesen wäre oder der Zeitpunkt der Umstellung unpassend ist. 

Zudem bringen Unternehmen Cloud-Betreibern aufgrund der Abhängigkeit auch ein entsprechendes Vertrauen entgegen, dass Vertragsbedingungen nicht zu ihren Ungunsten angepasst werden. 

Cloud-basierte ERP-Software: Der Aufwand ist gering

Dafür profitieren Cloud-Nutzer im Gegensatz zu Nutzern lokaler ERP-Systeme jedoch auch von einem entscheidenden Vorteil: Ihnen entsteht nahezu keinerlei Mehraufwand in Bezug auf die Wartung und Instandhaltung der Hard- und Software.

Besonders für Unternehmen, die nicht über entsprechende Ressourcen und Kapazitäten zur Abwicklung dieser Maßnahmen verfügen, kann die Cloud daher eine adäquate Alternative darstellen. 

3. Notwendigkeit einer konstanten Internetverbindung

Letztlich wird als Argument gegen die Cloud auch häufig die Notwendigkeit einer konstanten, stabilen Internetverbindung genannt. 

Mobile ERP-Software und der Breitbandausbau

Dies kommt insbesondere bei mobilen Funktionen zum Tragen, mit denen Cloud-Anbieter zumeist werben. Damit diese vollumfänglich nutzbar sind, bedarf es auch unterwegs einer stabilen Internetverbindung. Diese ist jedoch in Deutschland nach wie vor vielerorts nicht gegeben. 

Cloud-basierte ERP-Software mit Offline-Funktionen

ERP-Anbieter wissen um dieses Problem und stellen daher meist bestimmte Funktionen auch Offline zur Verfügung.

Da das Grundmodell der Cloud jedoch auf der Nutzung des Internets beruht, haben entsprechende Funktionen meist nur einen sehr begrenzten Umfang, sodass normale Arbeitsabläufe ohne eine konstante Internetverbindung meist nicht möglich sind. 

Fazit: Für diese Unternehmen eignet sich ERP-Software aus der Cloud

Es wird deutlich, dass die Cloud gegenüber lokaler ERP-Software durchaus einige Nachteile aufweist. Die Situation verhält sich jedoch anders herum nicht anders. Auch On-Premises ERP-Software hat gegenüber die Cloud einige Nachteile.

Hinzu kommt, dass bekannte Nachteile oftmals nicht auf fundierten Tatsachen sondern Halbwahrheiten und Vorbehalten beruhen, die nur einen Teil des Ganzen beleuchten.

Letztlich obliegt es daher dem Ermessen des einzelnen Unternehmens, ob eine ERP-Software aus der Cloud für sie das richtige ist. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
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