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Diese 3 Punkte sprechen gegen lokale ERP-Software

In welchen Punkten ERP-Software aus der Cloud der lokalen Alternative vorzuziehen ist, erfahren Sie hier.

In der Frage Cloud oder doch lieber lokales ERP-System gibt es viele Vorbehalte gegenüber der einen oder der anderen Variante.

Wir wollen uns an dieser Stelle einmal ausführlich mit den Gründen, die gegen eine lokale ERP-Software sprechen, auseinandersetzen und dabei aufzeigen, wie die Cloud sich zu diesen verhält. 

Zuvor jedoch wollen wir uns die allgemeine Funktionsweise von ERP-Software, sowie die beiden Varianten nochmal genau vor Augen führen, um besser verstehen zu können, worin genau die Unterschiede beider Modelle liegen. 

Inhaltsverzeichnis

Definition: Was ist ERP-Software?

ERP ist die Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning. Hierbei geht es um die Aufgabe eines Unternehmens die zur Verfügung stehenden Ressourcen so optimal und effizient wie nur eben möglich für die eigenen Geschäftsprozesse einzusetzen. 

Zentrale Aufgaben sind dabei die Planung, Steuerung und Überwachung sämtlicher Prozesse mit gleichzeitiger Versorgung dieser, mit der richtigen Menge und Beschaffenheit von Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt.

Unter Ressourcen werden dabei unter anderem verstanden: 

  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Alle diese Ressourcen müssen exakt und so effizient wie möglich den entsprechenden Prozessen zugeordnet werden. Ohne entsprechende Hilfsmittel eine kaum zu bewältigende Aufgabe.

An dieser Stelle haben sich über die letzten Jahrzehnte hinweg ERP-Software-Systeme entwickelt. 

Alles auf einen Blick 

Diese Anwendungen unterstützen Unternehmen bei genau diesen Herausforderungen. Das ERP-System bildet sämtliche Prozesse digital ab und führt diese auf einer zentralen Datenbank zusammen.

Auf diese Weise lassen sich Prozesse verschlanken und an vielen Stellen auch automatisieren. 

Zentral steuern und verwalten

Die Zuordnung von Ressourcen wird so zentral steuerbar und Informationen werden deutlich schneller geteilt. Letztlich stellt eine ERP-Software genau jenes Tool dar, mit dem ein Unternehmen ganzheitlich überwacht und gesteuert werden kann. 

Technische Seite von ERP-Software

Aufgebaut sind ERP-Systeme zu Weilen aus verschiedenen Modulen, die allesamt einen bestimmten Bereich im Unternehmen abdecken. So finden sich in modernen ERP-Lösungen oftmals folgende Module an: 

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumentenmanagement
  • Finanzbuchhaltung
  • Warehouse-Management
  • Human-Resource-Management
  • Produktion

Nicht jedes Unternehmen benötigt in einer ERP-Software jedes dieser Module, andere Unternehmen benötigen noch viele Weitere Funktionen.

Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs und der Betriebsgröße unterscheiden sich die Anforderungen an eine ERP-Lösung massiv voneinander. 

Cloud oder lokal?

Auch in Bezug auf den jeweiligen Speicherort und das zu Grunde liegende Lizenzmodell ergeben sich gravierende Unterschiede bei den dargebotenen Lösungen. Heute finden sich am ERP-Markt diverse Modelle, wie beispielsweise:

  • On-Premise-ERP
  • Cloud-ERP
  • Hosted-ERP
  • Hybrides-ERP

Klassischerweise erwirbt ein Unternehmen eine Software von einem Anbieter und installiert diese auf den hauseigenen Servern. In diesem Fall spricht man von lokalen oder auch On-Premises-Lösungen.

Im Laufe der letzten Jahre haben sich jedoch neben diesem Modell weitere Varianten etablieren können. 

Hoher Aufwand, hohe Kosten

Das Kernproblem bei lokalen Lösungen war immer der sehr hohe Aufwand der im eigenen Unternehmen betrieben werden musste derartige Software zu implementieren.

Server mussten bereitgestellt und Expertise aufgebaut werden. Was für große Unternehmen kein Problem ist, stellt kleinere Organisation eine echte Herausforderung dar.

Neue Modelle etabliert

Insbesondere ERP-Software-Lösungen aus der Cloud haben in den letzten Jahren an immer mehr Bedeutung gewonnen. Bei diesem Modell wird das System über das Internet bezogen und dort genutzt.

Die Speicher- und Rechenleistung, wie auch die Wartung des Systems entfällt dabei auf den Anbieter. 

Einstieg für kleine Unternehmen einfacher

Das macht es für kleinere Unternehmen enorm viel einfacher. Es bedarf keiner eigenen Server mehr und auch die Aufgaben rund um die Wartung und Instandhaltung entfallen.

Doch haben sich auch Hybrid-Modelle etabliert. Hier werden einige Teile des ERP-Systems lokal betrieben, während andere Bereiche in die Cloud verlagert werden. 

Daten im eigenen Unternehmen halten

Das ist besonders für Unternehmen interessant, die sensible Daten unbedingt im eigenen Unternehmen halten, gleichzeitig jedoch von den Vorteilen einer Cloud profitieren wollen. Ebenfalls greifen Unternehmen auf gehostete Varianten zurück.

Hier wird Serverkapazität vom Anbieter gemietet. Bei diesem Modell werden also keine eigenen Server nötig, sondern diese ganz einfach vom Anbieter ausgeliehen. 

Nachteile von lokalen ERP-Software-Lösungen

Wir wollen uns an dieser Stelle mit einigen Nachteilen von On-Premises bzw. lokalen ERP-Software-Lösungen auseinandersetzen. Dabei muss zunächst festgehalten werden, dass die hier angeführten Nachteile keinerlei Allgemeingültigkeit besitzen.

Was sich für das eine Unternehmen als negativ darstellt, kann für das andere Unternehmen überaus positiv sein. 

Anforderungen individuell unterschiedlich

Die Anforderungen an eine ERP-Software sind von Unternehmen zu Unternehmen extrem unterschiedlich. Das macht die Suche nach einer passenden Lösung letztlich auch so schwerwiegend.

An dieser Stelle greifen wir einige Punkte auf, für die andere Varianten eine vermeidlich bessere Lösung gefunden haben. 

1. Lokale ERP-Software ist zu aufwendig

Eines der größten Probleme von lokaler ERP-Software zeichnet sich entlang des Aufwandes der für die Implementierung betrieben werden muss. Neben der Software selbst müssen Server angeschafft werden.

Um ein ERP-System ganzheitlich zu betreiben werden mitunter sehr große Serverkapazitäten von Nöten. 

Anpassungen oftmals zeit- und kostenintensiv

Doch auch hinsichtlich der Anpassung des Systems ergeben sich oftmals einige Herausforderungen. Der Vorteil von lokaler ERP-Software ist deren Anpassungsfähigkeit an das Unternehmen.

Doch diese Anpassungen kosten Zeit und Geld. Zudem ist für diese ausreichend Expertise notwendig. Ist diese nicht in den eigenen Reihen zu finden, muss diese extern bezogen oder erst aufwendig aufgebaut werden. 

Wartung und Instandhaltung aufwendig

Ebenso entfallen die Wartung und Instandhaltung des Systems auf das eigene Unternehmen. Updates und Upgrades müssen selbstständig gefahren werden.

Auch wenn das System einmal ausfällt, müssen die Problembehandlungen auf eigene Faust durchgeführt werden. All diese Faktoren machen eine lokale ERP-Software gegenüber einem System aus der Cloud deutlich aufwendiger.

2. Lokale ERP-Software ist zu teuer

Diese Aussage ist mit Vorsicht zu genießen. Lokale ERP-Software-Systeme sind nämlich nicht per se teurer als andere Varianten, jedoch verteilen sich die Kosten hier ein wenig anders.

Lokale ERP-Software ist zumeist mit hohen Anfangsinvestitionen verbunden. Serverkapazitäten müssen geschaffen werden und die Software eingekauft werden. 

Monatlich anstatt einmalig

Will man dann noch Anpassungen am System selbst vornehmen, kommen nochmals Kosten hinzu. Bei ERP-Software aus der Cloud gestaltet sich der Prozess anders.

Hier werden monatliche Lizenzgebühren bezahlt. Dieses Modell ermöglicht es gerade kleineren Unternehmen direkt in das Projekt einsteigen zu können. 

Abwägen wann ROI erreicht ist

Unterm Strich muss jedoch abgewogen werden, wann der ROI bei beiden Varianten erreicht ist und welches Modell letztlich das rentablere ist.

Beide Varianten sind mit gewissen Folgekosten verbunden, die sich jedoch beim Cloud-Modell meist höher darstellen, da hier weitere Leistungen, wie die Wartung bspw. vom Anbieter bezogen werden.

3. Lokale ERP-Software ist nicht so sicher

An dieser Stelle scheiden sich die Geister. Wie sicher sind die Daten, die in einer ERP-Software verarbeitet werden?

Es klingt paradox zu sagen, die Daten seien beim Verbleib im eigenen Unternehmen nicht so sicher, wie wenn diese in einer Cloud gespeichert werden. 

Schutzmaßnahmen müssen selbst ergriffen werden

Doch bei näherer Betrachtung kann diese These durchaus Bestand haben. Bei der lokalen ERP-Variante ist das Unternehmen für den Schutz der Daten allein verantwortlich.

Es müssen diverse Maßnahmen zum Schutz dieser getroffen werden. Angefangen bei regelmäßigen Back-Ups, über Firewalls bis hin zum physischen Schutz der Serverräume. 

Mehr Schutz in der Cloud?

All diese Maßnahmen werden von Cloud-Betreibern auch getroffen, allerdings in deutlich intensiverem und professionalisiertem Maße.

Cloud-Anbieter verwenden Unsummen auf den Schutz Ihrer Server. Das müssen sie auch, ist der Schutz der Daten doch Teil ihres Geschäftsmodells. 

Dabei darf jedoch auch nicht vergessen werden, dass die Server eines Cloud-Anbieters deutlich attraktivere Ziele für Hacker darstellen, als der Server eines mittelständischen Unternehmens, wenngleich diese deutlich einfacher zu hacken wären. 

Fazit: Eine Frage der individuellen Ansprüche

Zu sagen die Cloud sei in vielen Belangen besser als eine lokale ERP-Variante ist in den meisten Fällen schlichtweg falsch. Vielmehr kommt es auf die individuellen Ansprüche und Anforderungen eines Unternehmens an seine ERP-Lösung an. 

Während die Cloud besonders für kleinere und mittelständische Unternehmen ein guter Einstieg in die digitalisierte Arbeitswelt sein kann, können große Unternehmen oftmals keinerlei Nutzen aus diesem Modell ziehen. 

Letztlich geht es um die Kapazitäten und Ressourcen die einem Unternehmen zur Verfügung stehen, die darüber entscheiden, ob eine lokale Lösung das Richtige ist.

Neben den finanziellen Mitteln bedarf es auch einer breiten IT-Infrastruktur sowie der nötigen Expertise in den eigenen Reihen, um die Vorteile einer On-Premises-ERP-Software nutzen zu können. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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