Mobile Zeiterfassung im Baugewerbe: Apps und das ERP

Transparente, digitale Arbeitszeiterfassung vor Ort und nahtlose Datenübertragung: So profitieren Bauunternehmen von Branchenlösungen.

Zahlreiche Baufirmen setzen auf ein ganzheitliches ERP-System, um alle unternehmensrelevanten Prozesse abzubilden. Besonders im Baugewerbe spielt eine adäquate Erfassung der Arbeitszeit eine große Rolle. Wie ein branchenspezifisches ERP-System Baufirmen die Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter maßgeblich erleichtern kann, soll im Folgenden näher thematisiert werden. Weiterführende, branchenneutrale Informationen zum Thema finden Sie zudem auf der Seite "Zeiterfassung mit der ERP-Software".

Inhaltsverzeichnis

• Funktion der Zeiterfassung 
• Zeiterfassung im Baugewerbe
• Mobile Zeiterfassung
• Controlling

Die Funktion der Zeiterfassung

Grundsätzlich ist eine genaue Zeiterfassung in den unterschiedlichsten Branchen von Relevanz. Unternehmen wollen einen genauen Überblick darüber haben, wann welcher Mitarbeiter wie viele Stunden im Einsatz war. Das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln nimmt jedoch viel Zeit in Anspruch. Im Nachgang müssen die manuell ausgefüllten Zettel dann in den Regel noch händisch vom Unternehmen in das ERP-System eingepflegt werden.

Vorteile einer digitalen Arbeitszeiterfassung

Dabei kann es wiederum zu Unstimmigkeiten und Übertragungsfehlern kommen, die die Transparenz manueller Stundenzettel erneut verringern. Eine automatisierte, softwaregestützte Zeiterfassung mit dem ERP-System sorgt hingegen für eine entsprechende Transparenz. Wie dies technisch umgesetzt wird und in welchen Bereichen des Bauwesens eine Zeiterfassung von Bedeutung ist, wird im Folgenden näher aufgegriffen. 

Die Zeiterfassung im Bauwesen

Die Zeiterfassung in Baufirmen unterscheidet sich insofern von anderen Branchen, als dass der mobile Aspekt einen wesentlich höheren Stellenwert einnimmt. Während produzierende Unternehmen einen Großteil der Zeiterfassung über entsprechende Hardware – wie beispielsweise Stempeluhren – abwickeln können, ist dies auf der Baustelle nicht möglich. Für die Auswahl einer geeigneten Erfassungstechnik der Arbeitszeit ist zunächst relevant, welche Zeiten überhaupt erfasst werden sollen.

Erfassung von Arbeits- und Abwesenheitszeit 

Beinhaltet die Arbeitszeit lediglich die tatsächlich auf der Baustelle verbrachte Zeit, oder sollen auch An- und Abreise miteinbezogen werden? Handelt es sich lediglich um die auf der Baustelle verbrachte Zeit, kann die Arbeitszeit kollektiv erfasst werden. Dies funktioniert jedoch nur, wenn alle Mitarbeiter gleichzeitig mit der Arbeit beginnen und die Arbeit auch zur gleichen Zeit niederlegen.

In diesem Fall kann beispielsweise der Teamleiter sämtliche Arbeitszeiten seiner Kollegen erfassen. In der Realität ist eine solche Vorgehensweise nur in wenigen Fällen umsetzbar. Einzelne Mitarbeiter können beispielsweise kurzfristig zwischen Baustellen wechseln, wenn es an anderer Stelle zu einem Ausfall gekommen ist. 

Mobile Zeiterfassung

Aus diesem Grund ist in vielen Fällen eine individuelle Zeiterfassung wesentlich leichter umzusetzen. Mitarbeiter haben über eine entsprechende App zur Zeiterfassung auf ihrem Mobiltelefon die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit live von der Baustelle aus zu erfassen. Die Erfassung lässt sich so an die individuellen betrieblichen Abläufe des jeweiligen Mitarbeiters bzw. die von ihm besuchten Baustellen anpassen.

Abbildung 1: Eine mobile Arbeitszeiterfassung ist, gegenüber analogen Stundenzetteln, deutlich effizienter. 

Geleistete Arbeitszeit per App erfassen

Der mobile Aspekt ist von besonderer Bedeutung, da nur so eine entsprechende Transparenz gewährleistet werden kann. Bei einer nachträglichen Zeiterfassung – sei es manuell oder über das ERP-System - lässt sich die verbuchte Zeit kaum noch verifizieren. Baufirmen, die eine gesonderte mobile Arbeitszeiterfassung per App in Erwägung ziehen, sollten berücksichtigen, ob es zusätzlicher Hardware bedarf und die Smartphone-App mit dem ERP kompatibel ist und die erfassten Daten entsprechend übertragen werden können. So lassen sich die Daten zu den geleisteten Arbeitsstunden beispielsweise direkt an das HRM-Modul übermitteln.

Erleichtertes Projektmanagement & Controlling

Eine transparente, elektronische Zeiterfassung erleichtert es nicht nur Mitarbeitern, den Überblick zu behalten. Auch Projekt- und Bauleiter erhalten so zuverlässige Informationen in Echtzeit, welche das Controlling maßgeblich erleichtern. 

Projektverantwortliche haben so zu jeder Zeit im Blick, welcher Mitarbeiter wann an welcher Stelle im Einsatz ist. Über das System lassen sich in Sekundenschnelle neue Termine für entsprechende Mitarbeiter eintragen. Durch eine Datenübertragung in Echtzeit werden Mitarbeiter dann umgehend darüber informiert, dass sie für eine neue Aufgabe eingeteilt wurden. 

Dank Zeiterfassungs-App stets den Überblick behalten

Projektarbeit und ein adäquates Projektmanagement haben im Baugewerbe einen hohen Stellenwert. Oftmals gilt es, viele parallel-laufende Projekte gleichzeitig zu verwalten. Dabei schöpft das Controlling immer aus dem gleichen Pool begrenzter Ressourcen. Aus diesem Grund ist es im Bauwesen von besonderer Bedeutung, diese Ressourcen auch möglichst effizient einzusetzen. 

Besonders bei Baustellenfahrzeugen, welche zwischen unterschiedlichen Baustellen wechseln, ist eine sogenannte mitlaufende Zeiterfassung von Nöten. Fahrer können sich zu Beginn ihrer Schicht auf einem Fahrzeug anmelden und so die digitale Arbeitszeiterfassung starten. 

Die anschließend von ihnen angefahrenen Baustellen werden dann vom jeweiligen Mitarbeiter über ein mobiles Endgerät erfasst. Je nach Lösung sind GPS-Standortdaten mit inbegriffen. So können die Fahrzeugkosten automatisch entsprechend der pro Baustelle benötigten Zeit verbucht werden.