Rechnungen digital verarbeiten

Rechnungen digital verarbeiten

Die Rechnungsverarbeitung ist in vielen Unternehmen noch von diversen manuellen Prozessen geprägt. Doch das muss nicht sein.

Die Rechnungsverarbeitung erfolgt in vielen Unternehmen noch manuell. Trotz digitaler Unterstützung werden diverse Prozesse letztlich doch noch von Hand erledigt. Zu groß scheint das Misstrauen in die digitalen Hilfsmittel oder es fehlt schlichtweg am nötigen Knowhow. Dabei sind längst umfangreiche und ganzheitliche digitale Lösungen vorhanden, man muss diese nur nutzen. 

Prozesse in die Zukunft führen 

Mit einer ERP-Software holen sich Unternehmen die Unterstützung, um ihre Prozesse in ein neues, digitales Zeitalter zu transferieren. Das gilt selbstverständlich auch für die Rechnungsverarbeitung. Rechnungen gehen heute auf verschiedenste Wege und in unterschiedlichen Formaten in ein Unternehmen ein. 

Alle Rechnungsformate verarbeiten

Ob als PDF via Mail, in einem Self-Service-Portal hinterlegt oder klassisch per Post. Ebenso können Rechnungen an unterschiedlichen Standorten eingehen, müssen jedoch an einer zentralen Stelle verarbeitet werden. Müssen die Rechnungen dann umständlich weitergeschickt werden, geht enorm viel Zeit verloren. 

Mitarbeiter entlasten und Kosten sparen

Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung lassen sich nicht nur Kosten und auch Zeit einsparen. Vor Allem werden mit Hilfe dieser, die Mitarbeiter in der Buchhaltung entlastet. Die freigewordenen Kapazitäten lassen sich dann an anderer Stelle gewinnbringend nutzen. Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung lassen sich alle eingehenden Rechnungen Automationen unterwerfen, die vorgefertigten Regeln folgen. 

Rechnungen automatisch erkennen und zuordnen

Dabei spielt das Format der eingehenden Rechnung keine Rolle mehr. Jedes gängige digitale Format kann darin verarbeitet werden. Papierrechnungen werden mittels OCR-Scanner digitalisiert und dem System zugeführt. Dann kann die Software die Rechnungen hinsichtlich Ihres Inhaltes erkennen und richtig zuordnen. 

Zusammenspiel mit der ERP-Software

So lassen sich beispielweise die Fuß- und Kopfzeilen hinsichtlich Adressdaten auslesen und mit den Daten in der ERP-Software abgleichen und so zuordnen. Doch ganz ohne manuelle Hilfe geht’s dann doch nicht. Einige Dokumente müssen nach dem Scan noch validiert werden. So wird sichergestellt, dass alle Daten auch wirklich am richtigen Ort landen. 

Transparente, sichere und schnelle Prozesse

Nach dieser Plausibilitätsprüfung wird die Rechnung an die ERP-Software übergeben und in entsprechende Workflows eingearbeitet. Letztlich wird also die Bearbeitungszeit von Rechnungen massiv verkürzt. Gleichzeitig werden alle rechtlichen Vorgaben mit dem System eingehalten, sodass sichere und transparente Prozesse aufgesetzt und realisiert werden können. 

16 Februar 2021

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

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Mitarbeiter
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