Was ist ein Data Flow Diagram (DFD)?

Daten gelten als Öl des 21. Jahrhunderts. Warum Datenflussdiagramme deshalb eine große Rolle spielen und wie Sie sie nutzen können, erfahren Sie hier.

ERP-Software gilt als Herzstück der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur. Dabei ist das ERP kein Selbstzweck. Damit eine solche Lösung ihr volles Potenzial entfalten kann, sollte sie die spezifischen Prozesse eines jeden Unternehmens umfassend abbilden können. Die Software sollte demnach - sofern Prozessstrukturen effizient gestaltet sind - an das Unternehmen angepasst werden, und nicht umgekehrt.

Noch vor dem Auswahlprozess bedarf es dazu einer intensiven Auseinandersetzung mit den eigenen Anforderungen. Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, wofür sie die Software benötigen, und was sie leisten soll. Ist das neue System einmal eingeführt, ist die Arbeit nicht beendet. Nach wie vor ist für Unternehmen wichtig zu wissen, wie Informationen durch die Lösung fließen.

Ein sogenanntes Data Flow Diagram (DFD) kann hier Abhilfe schaffen. Im Folgenden wollen wir uns daher näher mit dem DFD befassen und aufzeigen, wie es Unternehmen bei der Abbildung von Daten- und Informationsflüssen ("flow of information") im eigenen Betrieb helfen kann. Auf Grundlage dessen fällt es dann einfacher, zu definieren, was das neue System konkret leisten muss.

Inhaltsverzeichnis

• Datenflussdiagramm: Definition
• Arten und Levels eines DFDs
• Nutzen und Vorteile

Definition: Was ist ein Data Flow Diagram?

Ein Data Flow Diagram wird im deutschen Sprachgebrauch auch als Datenflussdiagramm bzw. als Datenflussplan bezeichnet. Ein DFD kann genutzt werden, um Prozesse innerhalb einer Organisation zu analysieren und alle Abläufe übersichtlich darzustellen. Ein DFD besteht häufig (je nach Ansatz) aus vier verschiedenen Teilen.

Die vier wesentlichen Bestandteile eines DFD sind:

1. Datenspeicher (Datenbanken/Data Warehouse, etc.),
2. Prozesse/ Funktionen (Systeme & Co.),
3. Externe Entitäten bzw. Quellen/ Schnittstellen zur Umwelt (wie bspw. zu Kunden oder Geschäftspartnern) und
4. Datenflüsse (Inputs und Outputs), welche die weiteren Bestandteile miteinander verknüpfen.

Diese zeichnen sich wiederum durch unterschiedliche Notationen aus, wobei auch diese je nach Quelle/Ansatz variieren können. Während die Notation nach Yourdon & De Marco beispielsweise zwei horizontale, parallel verlaufende Linien für den Datenspeicher vorsieht, sind bei der Notation nach Gene & Sarson bzw. der SSADM-Notation die beiden horizontal verlaufenden Linien auf der linken Seite durch eine vertikale Linie verbunden.

So wird eine Art Box gebildet, die zur rechten Seite hin offen ist (vgl. blog.hubspot.com, 06.09.2023). Auch die anderen Bestandteile haben je nach Notation eigene, standardisierte Symbole.

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Die Geschichte des Datenflussdiagramms

Datenflussdiagramme sind keine neue Erfindung. Ursprünglich entstanden sind sie aus Aktivitätsdiagrammen, welche zur strukturierten Analyse und Designtechnik (SADT) im Bereich Software Engineering und Systemtechnik zum Einsatz kamen. Data Flow Diagrams wurden ursprünglich im Bereich der Unternehmensforschung genutzt, um Workflows/ Arbeitsabläufe innerhalb des Betriebs zu modellieren.

DFD: Levels und Arten

Ein Datenflussdiagramm kann auf zwei verschiedene Arten erstellt werden. Je nach vorgesehenem Einsatzbereich eignet sich entweder die eine oder die andere Art besser. Zunächst einmal können Sie sich für ein "logisches" Datenflussschema ("logical DFD") entscheiden. Diese Art konzentriert sich auf das, was nötig ist, damit alles reibungslos läuft.

Logische Datenflussdiagramme widmen sich der Frage nach dem "Was". Sie beziehen sich auf auf Prozess der Informationsübertragung durch ein Prozess oder ein System auf theoretischer Ebene. Es zeigt Unternehmen, woher Daten kommen, wohin sie fließen und wie sich sich beim Fluss ggf. verändern.

Das "physische" Datenflussdiagramm ("physical DFD") konzentriert sich dann auf die Art und Weise, wie etwas tatsächlich durchgeführt wird, auf praktischer Ebene. Auch hierbei geht es um die Informationsübertragung durch ein Prozess oder ein System. Das physische Datenflussdiagramm kann aufzeigen, welche Rolle Hard- und Software, Mitarbeiter, Kunden & Co. im Informationsfluss spielen und wie sie ihn beeinflussen.

Levels eines DFDs

Schließlich gibt es auch verschiedene Ebenen (auch Levels genannt) in einem DFD. Je höher das Level, desto detaillierter ist der Zeitplan. Es liegt also an Ihnen, zu bestimmen, wie komplex das Diagramm sein soll. Dies hängt auch maßgeblich mit der Größe des jeweiligen Unternehmens zusammen.

So lässt sich ein DFD nutzen, um einen Überblick über die Daten- und Informationsflüsse im eigenen Unternehmen gewinnen. Im Zeitalter der "Datafication" ist eine hohe Daten- und Informationsverfügbarkeit im gesamten Unternehmen von besonderer Bedeutung. Gleichsam ist es wichtig, zu verstehen, wie sich Daten und Informationen durch den eigenen Betrieb bewegen. Hier kommen DFDs ins Spiel.

Weiterführende Informationen darüber, wie Unternehmen Erkenntnisse über den eigenen Betrieb nutzen können, um Prozesse und Abläufe zu optimieren, finden Sie auf unserer Themenseite Business Intelligence.

Nutzen und Vorteile eines Data Flow Diagrams

Ihre Ursprünge haben DFDs, wie bereits aufgegriffen, in der Visualisierung von Daten- und Informationsflüssen und werden auch dafür heute noch eingesetzt. Durch die einfache Visualisierung teils langer Informationsflüsse fungieren sie als eine nutzerfreundliche, klare Repräsentation komplexer Prozesse. Diese hilft auch Mitarbeitern, die weniger mit dem gesamten Informationsfluss vertraut sind bzw. sich auf theoretischer Ebene noch nicht mit dieser Thematik befasst haben, dabei, Zusammenhänge und Datenflüsse in ihrer Gänze schnell zu greifen.

Mögliche Einsatzbereiche

So eignen sich Datenflussdiagramme beispielweise, um bestehende Prozesse und Informationsflüsse in ERP-Systemen näher unter die Lupe zu nehmen und folglich zu optimieren. In wettbewerbsstarken Märkten und wirtschaftlich unsicheren Zeiten ist es umso wichtiger, die betriebsinternen Informationsflüsse fortwährend zu optimieren.

Auch können Data Flow Diagrams im Rahmen eines aktuellen Softwareprojektes genutzt werden, wenn beispielweise unternehmensweit ein neues System eingeführt werden soll. So lassen sich alle Projektbeteiligten abteilungsübergreifend schnell auf denselben Stand bringen. Dadurch, dass alle Mitarbeiter schnell und unkompliziert abgeholt werden können, können DFDs auch die Kollaboration im Team sowie die Produktivität verbessern.

Weiterführende Informationen zum Thema Software-Einführung finden Sie auf unserer Themenseite ERP-Implementierung.