Ein ERP-System für kleinere Unternehmen?

Viele Unternehmen glauben, ein ERP-System sei nichts für sie. Der Grund: falsche Vorstellungen von ERP-Systemen. Worauf kleine Unternehmen achten sollten.

Es ist richtig, dass ERP-Software nicht für jedes Unternehmen dasselbe bietet. Viele Unternehmen haben jedoch falsche Vorstellungen hinsichtlich der Nützlichkeit eines ERP. Solche Organisationen kommen zu schnell zu dem Schluss, dass ein ERP-System keinen Wert für sie hat und versuchen es eine Weile ohne. Viele kleinere Unternehmen sehen ein ERP als nicht geeignet für ihre eigene Organisation. 
 
Die folgenden Gründe werden hierbei auffallend oft genannt: 

• Ein ERP ist zu kompliziert 
• Meine Organisation ist zu klein für ein ERP 
• Mein Unternehmen benötigt kein ERP 
• Die Implementierung eines ERP ist zu teuer 

Oft bedeutet das eine verpasste Gelegenheit, da sich die Zeiten geändert haben. Heutzutage können auch kleinere Organisationen ein ERP relativ einfach implementieren. Insbesondere die Einführung von Cloud-basierten Systemen hat ERP für kleine Unternehmen wesentlich zugänglicher gemacht. 

Inhaltsverzeichnis 

• ERP-Auswahl 
• Funktionen
• Cloud vs. lokal 
• Open Source
• Kostenloses ERP

Wie wählen kleine Unternehmen das richtige ERP-System? 

Wie größere Unternehmen sollten auch kleinere Unternehmen zunächst kritisch zu prüfen, was ein ERP bewirken soll. Viele kleinere Organisationen legen mehr Wert auf Flexibilität als auf Kontrolle. Die logische Erklärung dafür ist, dass ein Mitarbeiter in kleineren Unternehmen in der Regel mehr Rollen und Aufgaben auf einmal erfüllt als in einem größeren Unternehmen.

Alles über eine Oberfläche

In einem einfachen Webshop kümmert sich der Eigentümer beispielsweise um die Kundenkontakte, nimmt Preisanpassungen vor, erteilt Bestellungen und aktualisiert die Verwaltung. Wenn er alle diese Arten von Aktionen (fortan) in einem ERP durchführt, ist es nicht praktisch, ständig zwischen einer großen Anzahl verschiedener Module wechseln zu müssen. 

Welche ERP-Funktionen sind für kleinere Unternehmen besonders wichtig? 

Für kleinere Unternehmen sind die folgenden Eigenschaften von ERP besonders wichtig: 

• Die Einfachheit der Implementierung
• Selbsthilfe: Es ist keine interne IT-Unterstützung erforderlich 
• So wenig Training wie möglich 
• Benutzerfreundlichkeit 
• Kostengünstig 
• Modularer Aufbau 
• Einfach selbst anzupassen 

Natürlich möchten auch größere Unternehmen, dass sich diese Vorteile in ihrem ERP widerspiegeln. Wenn ein Unternehmen jedoch auf niedrige Kosten und Benutzerfreundlichkeit setzt, kann dies auf Kosten anderer Funktionen gehen: Kostengünstigere Systeme haben zum Beispiel weniger umfangreiche Funktionen oder eingeschränktere Berichtsoptionen. 

Cloud oder lokal? 

Bei der Auswahl eines ERP-Systems ist es wichtig, zwischen einem lokalen ERP-System und einem ERP-System in der Cloud, also im Internet, zu wählen. Lokal bedeutet, dass das ERP-System auf der firmeneigenen Hardware installiert wird. Wenn ein ERP in der Cloud operiert, wird es auf den Servern des Anbieters installiert. Für die Nutzung des ERP ist also immer eine gute Internetverbindung erforderlich. 

Personalisierung und höherer Aufwand bei On-Premises 

Ein lokales ERP-System ist in der Regel anpassungsfähiger. Außerdem haben Sie mehr Kontrolle über ein solches System. Ein Vorteil des Cloud-ERP-Systems ist, dass weniger interner IT-Support erforderlich ist, dass solche Systeme einfacher zu implementieren sind und dass die Investition anfangs ein bisschen geringer ausfällt.

Zumeist höhere Folgekosten der Cloud 

Auf der anderen Seite sind die monatlichen Lizenzkosten jedoch höher als bei einem lokalen ERP-System. Obwohl auch lokale Systeme auf dem Markt vorhanden sind, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen konzipiert sind, entscheiden sich kleinere Benutzer normalerweise für eine Cloud-Lösung.  

Open Source ERP? 

Vielleicht haben Sie schon einmal von "Open Source" gehört, einer kostenlosen Alternative zu kommerziellen Systemen. Wir möchten jedoch anraten, dies mit Vorsicht aufzunehmen, da Open Source nicht unbedingt komplett kostenlos ist. Open Source bedeutet, dass der Code, auf dem das ERP-System basiert, für alle kostenlos verfügbar ist, die es programmieren möchten. Dies steht im Gegensatz zu „geschlossenen ERP-Systemen“, deren Quellcode nur einer ausgewählten Anzahl berechtigter Personen zur Verfügung steht. Der Quellcode eines Open-Source-ERP-Systems ist frei verfügbar und kann von Jedermann verwendet werden, um ERP-Module oder Modifikationen selbst zu programmieren.

Weiterentwicklung in Eigenregie oft nicht umsetzbar 

Dies erfordert jedoch einen hohen Programmieraufwand, der von teuren Programmierern ausgeführt wird. Auch sind die (oft hervorragenden) Module und Funktionalitäten, die bereits auf Basis von Open Source-Software entwickelt wurden, in der Regel nicht kostenlos. Sie sind das Produkt kommerzieller Parteien, die "selbstverständlich" einen Preis für ihre harte Arbeit verlangen. Gerade weil kleinere Unternehmen nicht endlos an einem ERP basteln können, ist ein Open-Source-ERP nicht immer die richtige Lösung.

Kostenlose ERP-Software

Es gibt jedoch eine Zwischenlösung für alle, die eine kostengünstige Variante suchen. Dies ist ein ERP-System, das bereits über eine kostenlose Basisversion verfügt. Manchmal müssen Sie überhaupt nichts programmieren und Sie haben zunächst ein mehr oder weniger kostenloses ERP-System.

Abstriche in puncto Funktionalität

In der Regel sind Sie bei der Anzahl der Funktionalitäten und insbesondere beim Support eingeschränkt. Denken Sie deshalb nicht zu leichtsinnig über 'kostenlosen' Systeme nach und informieren Sie sich ein bisschen mehr über ERP-Software.