Software für Fahrschulen

Fahrschulen benötigen in Ihren ERP-Systemen Funktionen für die Kundenverwaltung, die Terminkoordination sowie für die Abrechnung und Buchhaltung.

Fahrschulen können durch den Einsatz einer ERP-Software enorm viele Ressourcen einsparen, den eigenen „Kunden“ einen besseren Service bieten und gleichzeitig die Angestellten von lästigen manuellen Aufgaben befreien, damit diese mehr Zeit für die Lehre aufbringen können.

Damit all dies gelingt, muss eine ERP-Software gefunden werden, die sich perfekt an die eigenen Bedürfnisse und Prozesse anschmiegt. Wir zeigen Ihnen, was es mit dem Enterprise-Resource-Planning auf sich hat, wie Ihnen eine Software bei den Herausforderungen der Digitalisierung hilft und warum es so wichtig ist, das richtige ERP-Paket zu implementieren.

Inhaltsverzeichnis 

• ERP
• Fahrschulsoftware
• CRM
• Terminverwaltung
• Rechnungsstellung
• Mobile
• Marketing-Automation
• Fahrzeugverwaltung
• Fazit

Das Enterprise Resource Planning 

Das Enterprise-Resource-Planning beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle zur Verfügung stehenden Betriebsmittel, so effizient wie möglich zu nutzen. Das schließt auch die Arbeitskraft der Mitarbeiter ein. Alle Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, sodass Verschwendungen dieser nahezu ausgeschlossen werden können. Gleichzeitig muss die Versorgung mit allen notwendigen Ressourcen zu jedem Zeitpunkt sichergestellt werden. Mit einer ERP-Software lässt sich genau dies realisieren. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen.

Zentrale Ausrichtung der Software 

Datensilos einzelner Abteilungen werden aufgebrochen und Prozesse so deutlich verschlankt. Alle Daten müssen fortan nur noch einmalig in das System eingegeben werden und stehen dann allen Akteuren zur Verfügung. Dazu setzt sich eine ERP-Software aus verschiedenen Modulen zusammen. Jedes Modul repräsentiert einen Aufgabenbereich im Unternehmen und ist über die zentrale Datenbank mit den anderen Modulen verbunden. So können Daten schnell ausgetauscht und unternehmensweit genutzt werden.

Software speziell für Fahrschulen 

Eine ERP-Software für Fahrschulen setzt sich aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der gängigen Prozesse benötigt werden. Zudem verfügt diese über alle notwendigen und branchenüblichen Schnittstellen zu Drittsystemen, wie etwa zu Dachverbänden oder auch Behörden. Auch Funktionen für das Material-Requirement-Planning dem MRP und die Fuhrparkverwaltung finden sich in einer solchen Anwendung.

Werfen wir einen Blick auf ein paar elementare Funktionen einer ERP-Software speziell für Fahrschulen und stellen dabei deren konkreten Mehrwert für die Praxis heraus.

Customer-Relationship-Management (CRM) 

Mit einem CRM-System lassen sich alle Maßnahmen, die auf die langfristige Kundenbindung abzielen, in nur einer Anwendung zentralisieren. Für Jeden Kunden wird dabei eine spezielle Kundenakte geführt, in der sämtliche Daten und Dokumente zu diesem gespeichert sind. Auf diese haben dann alle Akteure im Unternehmen Zugriff und können so Informationen verlässlicher und sicherer untereinander austauschen.

Terminverwaltung 

Auch die digitalen Kalender aller Mitarbeiter können über das System synchronisiert werden. Termine lassen sich so deutlich besser zentral verwalten und beispielsweise Fahrstunden können besser koordiniert werden. Auch Theoriesitzungen lassen sich terminieren. Den Fahrschülern können dann die Termine automatisch zugesendet werden, sodass diese immer umfangreich informiert sind.

Automatische Rechnungsstellung 

Die Mitarbeiter können ihre Fahrstunden mit den Fahrschülern einfach im System eintragen. Hier werden diese den Fahrschülern dann automatisch in Rechnung gestellt. Die Rechnungen werden automatisiert erstellt und versandt. Das verringert den administrativen Aufwand enorm und schafft mehr Raum für die eigentliche Arbeit mit den Fahrschülern.

Mobile Version der ERP-Software 

Damit die Fahrlehrer Ihre Stunden von unterwegs aus eintragen können, muss die ERP-Software auch mobil verfügbar sein. Auch um Informationen zum nächsten Fahrschüler abzurufen, kann der Fahrlehrer einfach von einem Handy oder einem Tablet aus auf die im ERP-System hinterlegten Daten zugreifen.

Marketing-Automation

Für Fahrschulen ist es enorm wichtig, stetig neue Fahrschüler zu anwerben. Dazu müssen Ads auf Social-Media-Plattformen und Werbeanzeigen in lokalen Magazinen und Zeitungen geschaltet werden. All diese Maßnahmen lassen sich auf einem zentralen Dashboard verwalten, steuern und auswerten. Doch auch Schüler, die bereits einen Schein erworben haben, sind nicht zu vernachlässigen. So können diese nach einiger Zeit automatisch angeschrieben werden, um diese wohlmöglich zu weiteren Zusatzscheinen, wie Motorradführerscheinen oder Anhängerscheinen zu erwärmen.

Fahrzeugverwaltung 

Ebenso gilt es den eigenen Fuhrpark in der ERP-Software darzustellen. Mitarbeiter können sich so für bestimmte Fahrzeuge eintragen, wenn Fahrstunden anstehen. So kann immer nachvollzogen werden, wer das Fahrzeug zu Letzt benutzt hat und wann dieses frei zur Verfügung steht. Auch kann so zentral verwaltet werden, wann die Fahrzeuge zur Hauptuntersuchung oder zum Service müssen und nicht für Fahrstunden bereitstehen.

Fazit: Mehr Transparenz und Effizienz dank Fahrschulsoftware

Eine ERP-Software für Fahrschulen macht die Prozesse auf allen Ebenen deutlich transparenter und sorgt für schnelleren Informationsfluss zwischen den einzelnen Akteuren. Fahrlehrer können sich untereinander besser koordinieren und von unterwegs aus auf alle notwendigen Informationen zu Fahrschülern zugreifen.