Ressourcenplanung: In 5 Schritten zum Ressourcenplan

Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen Ressourcenplan erstellen und zentrale Prozesse mit der ERP-Software optimieren können

Die Ressourcenplanung befasst sich mit der zielgerichteten Einsetzung aller dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Ressourcen. Heutzutage erleichtern Softwaresysteme Unternehmen diese Aufgabe erheblich. Im Folgenden befassen wir uns daher näher mit der Ressourcenplanung und beleuchten dabei insbesondere den Einsatz von ERP-Systemen sowie die Erstellung eines Ressourcenplans.  

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist Ressourcenplanung? 
• Arten von Ressourcen
• Wie funktioniert Ressourcenplanung?
• Ressourcenplanung mit dem ERP
• Wie erstelle ich einen Ressourcenplan?
• 5 Schritte eines Ressourcenplans
  1. Ressourcen identifizieren
  2. Ressourcen beschaffen
  3. Ressourcen visualisieren
  4. Ressourcen verwalten
  5. Ressourcen überwachen

Was ist Ressourcenplanung? 

Die Ressourcenplanung ist ein strategischer Ansatz um sicherzustellen, dass alle Ressourcen für ein Projekt bzw. Aktivitäten-Portfolio so effektiv wie möglich eingesetzt werden. Keine Ressource soll demnach zu viel oder nicht ausreichend beansprucht werden.

Vorteile der Ressourcenplanung 

Die Ressourcenplanung hat zahlreiche Vorteile:

• Überblick über alle Ressourcen,
• Gezielte Identifizierung und Nutzung freier Ressourcen,
• Fristgerechtes Abarbeiten von Aufgaben,
• Optimierung der Mitarbeiter-Auslastung und
• Gewinnbringendes Einsetzen verfügbarer Ressourcen (vgl. vepos.net, 26.09.2022).

Mithilfe der Ressourcenplanung sind Unternehmen außerdem in der Lage, flexibel und agil auf Marktveränderungen zu reagieren.

Welche Ressourcen gibt es? 

Es gibt unterschiedliche Definitionen von Ressourcen. Im betriebs- und volkswirtschaftlichen Kontext umfasst der Begriff der Ressource

• Rohstoffe,
• Boden,
• Betriebsmittel,
• Geldmittel,
• Personen und
• (Arbeits-)Zeit.

All dies sind Ressourcen für Unternehmen, die im Rahmen einer Ressourcenplanung gezielt koordiniert und eingesetzt werden sollen, um das Unternehmensziel zu verfolgen. Eine Ressource kann demnach ebenso ein materielles, wie auch ein immaterielles Gut sein.

Ressourcen in anderen Zusammenhängen 

In anderen Kontexten erhält der Begriff „Ressource“ eine andere Bedeutung. So handelt es sich in der Psychologie beispielsweise um persönliche Eigenschaften oder Fähigkeiten. In psychologischen und psychosozialen Handlungsfeldern ist der Begriff „Ressource“ häufig ein Synonym für Stärken oder auch Kraftquellen. In der Soziologie werden Faktoren wie Gesundheit, Bildung, soziale Vernetzung oder auch Prestige als Ressource bezeichnet. Im unternehmerischen Kontext kommt jedoch die betriebs- bzw. volkswirtschaftliche Definition zum Tragen.

Wie funktioniert Ressourcenplanung? 

Ressourcenplanung findet sich sowohl im Kontext von Projektarbeit, als auch außerhalb. Obgleich der genaue Ablauf kontextabhängig ist, bleibt die grundlegende Herangehensweise gleich. In jedem Fall liegt ein besonderer Fokus auf der zeitlichen Komponente.

Zeitliche Komponente (h3)

Die zeitliche Verfügbarkeit von Ressourcen wird im Kontext der Ressourcenplanung häufig auch als Kapazität bezeichnet. Bei der Ressourcenplanung wird demnach berücksichtigt, welche Arbeitsräume wann buchbar sind oder welche Mitarbeiter wann verfügbar, und wann im Urlaub sind (vgl. hellohq.io, 26.09.2022).

Ressourcenplanung mit dem ERP 

Im Zeitalter der Digitalisierung kommt für die Ressourcenplanung zumeist eine Softwarelösung zum Einsatz. Hierbei kann es sich um eine ERP-Software handeln. „ERP“ ist dabei die Abkürzung für Enterprise Resource Planning; zu Deutsch die Geschäftsressourcenplanung. Die Geschäftsressourcenplanung ist zentrale Aufgabe eines jeden Unternehmens. Zur Erfüllung dieser Aufgabe finden innerbetriebliche zahlreiche Prozesse und Abläufe statt. ERP-Software kann diese digital abbilden. Innerhalb des Systems lassen sie sich dann verwalten und optimieren.

HRM bis MRP: Verschiedene Ressource zentral planen 

ERP-Software ist häufig modular aufgebaut. Für jeden Geschäfts- und Einsatzbereich gibt es dabei ein gesondertes Modul, welches alle Funktionen umfasst, die in der jeweiligen Abteilung benötigt werden. So gibt es beispielsweise ein HRM-Modul, mittels welchem sich Personalressourcen effizient planen lassen. Innerhalb des MRP-Moduls lassen sich wiederum Materialressourcen planen. Durch den ganzheitlichen Ansatz der ERP-Software lassen sich letztlich all diese Ressourcenplanungs-Prozesse unterschiedlicher Geschäftsbereiche zentral in einer Softwarelösung verwalten. Auch die abteilungsübergreifende Kommunikation und Kollaboration werden dabei verbessert.

Wie erstelle ich einen Ressourcenplan?

Ein Ressourcenplan definiert, wie Unternehmen ihre Ressourcen nutzen. Dazu muss zunächst definiert werden, welche Ressourcen für die Umsetzung einer bestimmten Aufgabe; wie beispielsweise einem Projekt; benötigt werden; doch dazu an späterer Stelle mehr.

Branchenspezifische Unterschiede 

Je nach Branche kann der Fokus hier auf jeweils anderen Ressourcen liegen. Personalressourcen und Zeit sind zwei Ressourcen, die in jedem Fall eine übergeordnete Rolle spielen. Je nach Branche können beispielsweise noch Produktionshallen und -Maschinen, Rohstoffe, etc. hinzukommen. Im Folgenden wird der allgemeine Ablauf einer Ressourcenplanerstellung beschrieben.

5 Schritte eines Ressourcenplans 

Unabhängig von der jeweiligen Branche sollten bei der Erstellung des Ressourcenplans die folgenden Schritte berücksichtigt werden:

1. Ressourcen Identifizieren,
2. Ressourcen beschaffen,
3. Ressourcen visualisieren,
4. Ressourcen verwalten und
5. Ressourcen überwachen.

1. Ressourcen identifizieren 

Ist bereits eine Softwarelösung wie beispielsweise ein ERP-System im Einsatz, lassen sich hier alle Ressourcen digital anfinden. Nun gilt es zu definieren, welche dieser Ressourcen für das aktuelle Projekt benötigt werden. Handelt es sich beispielsweise um ein umfangreiches Projekt, müssen gegebenenfalls mehr Architekten darauf angesetzt werden. Bei der Planung von Personalressourcen sollten vor allem auch die Fähigkeiten und Qualifikationen berücksichtigt werden.

2. Ressourcen beschaffen 

Nachdem die Projektanforderungen verstanden und die benötigten Ressourcen identifiziert wurden, müssen die Ressourcen dem Projekt softwareseitig zugewiesen werden. Hierbei muss die Verfügbarkeit dieser geprüft werden. Über die Nutzung eines ERP-Systems lässt sich diese leicht einsehen.

3. Ressourcen visualisieren 

Einer der wichtigsten Vorteile einer Ressourcenplanungssoftware ist die Möglichkeit, Ressourcen zu visualisieren. In diesem Aspekt sind Lösungen wie ERP-Systeme Tabellenkalkulations-Programmen deutlich überlegen. Visualisierungen erleichtern Entscheidungsträgern wie Projektmanagern die Entscheidungsfindung. Über personalisierte Dashboards sind die wichtigsten Informationen auf den ersten Blick ersichtlich. Bei Bedarf können jedoch auch auf Knopfdruck alle wichtigen Details abgerufen werden.

4. Ressourcen verwalten 

Die Ressourcenverwaltung erstreckt sich über das gesamte Projekt. Ist beispielsweise eine Neupositionierung von Nöten, kann diese Mithilfe der Softwarelösung binnen weniger Klicks möglichst effizient umgesetzt werden.

5. Ressourcen überwachen 

In unserer schnelllebigen Zeit wird es für Unternehmen immer wichtiger, flexibel und agil operieren zu können, um durch externe oder interne Veränderungen nicht in Zeitnot zu geraten. Die Visualisierung erleichtert auch die Überwachung und Kontrolle von Ressourcen dabei erheblich und ermöglicht es Unternehmen, umzudisponieren, wenn es beispielsweise zu Personalausfällen kommt oder kurzfristig ein anderes Projekt Priorität hat (vgl. planview.com, 26.09.2022).