Schritte zur Vorbereitung einer ERP-Implementierung

Nach dem Finden des richtigen ERP-Systems beginnt die ERP-Implementierung. Eine gute Vorbereitung ist entscheidend für die Erfolgschance des Projekts.

Diese Webseite hilft Ihnen das geeignetste System aus den vielen verfügbaren ERP-Lösungen auf dem deutschen Markt auszuwählen. Eine gute Wahl macht viel aus für den Erfolg Ihrer ERP-Implementierung, aber selbst mit einer guten Wahl stehen Sie erst vor dem Anfang eines langen Prozesses. Eine ERP-Implementierung fällt oder steht mit einer guten Vorbereitung. In diesem Bericht werden wir Ihnen zeigen, wie Sie die Vorbereitung angehen sollten.

Inhaltsverzeichnis 

• Projektteam 
• Meeting & Wissensmanagement 
• Resultate dokumentieren
• Projektplan-Erstellung 

1. Sorgen Sie für ein gut zusammengestelltes Projektteam

Die Vorbereitung für eine ERP-Implementierung fängt mit der richtigen Zusammenstellung des Projektteams an. Dafür ist es wichtig zu wissen, was Sie alles regeln müssen und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Die Zusammenstellung des Projektteams ist ein wichtiger Unterpunkt im sog. „Projektplan“; der rote Faden in einem ERP-Implementierungsprozess.

Eine ERP-Implementierung ist nicht nur eine Sache von IT-Abteilungen und des Managements. Die meisten Mitarbeiter werden mit dem ERP zu tun bekommen und deshalb muss jede Unterabteilung einer Organisation im Projektteam repräsentiert sein. Denken Sie auch an Abteilungen, wie dem Verkauf, dem Einkauf, der Produktion und bspw. der Produktion.

Auch ihre Betriebsprozesse werden bald durch das neue ERP-System unterstützt. Weil die Mitarbeiter aus den betroffenen Abteilungen die meisten Kenntnisse über ihre eigenen Arbeitsabläufe haben und den (bestehenden) IT-Systemen, die diese Prozesse unterstützen, sind sie am fähigsten zu erkennen, wie das neue ERP für Verbesserungen sorgen kann (oder muss).

Das Projekt hat einen Teamleiter. Wer das werden soll, ist eine wichtige, aber manchmal auch lästige Entscheidung. Es sind nicht immer ausreichend Kandidaten vorhanden, bspw. weil beinahe (niemand) die Verantwortung für diese Aufgabe freiwillig übernehmen möchte. Innerhalb einer Organisation ist jeder mit seinen Tagesgeschäften beschäftigt und die Implementierung von einem neuen ERP steht nicht direkt an oberster Stelle bei allen. Mit anderen Worten: Es ist nicht immer bei jedem die benötigte Achtung zu finden, die für eine ERP-Implementierung notwendig ist.

Als Ausweg hierfür können Sie einen Mitarbeiter als Teamleiter wählen, der eine hohe Seniorität und Autorität aufweist. Ein älterer Mitarbeiter, der meistens mehr geachtet wird, kann behilflich sein, um Menschen leichter miteinander zum Arbeiten zu bringen und um die Zügel in der Hand zu behalten.

2. Halten Sie Sitzungen ab, um Wissen zu teilen

Es ist verständlich während der Vorbereitung für eine ERP-Implementierung mehrere Beratungsmomente einzuplanen. Vor Allem für strukturierte Diskussionen mit Mitarbeitern aus diversen Abteilungen, um ein besseres Bild von allen Betriebsprozessen zu bekommen. Wie arbeiten wir in verschiedenen Bereichen in der Organisation? Wie wollen wir die Arbeitsprozesse verbessern? Welche technischen Probleme kommen in unseren täglichen Geschäftsprozessen regelmäßig vor und wo sitzen die Hindernisse genau?

Durch solche Überlegungen entsteht ein klareres und kompletteres Bild von allen Betriebsprozessen. Am Anfang einer ERP-Implementierung ist dies ein sehr wichtiger und sogar kritischer Schritt.

3. Identifiziere und dokumentiere die Resultate

Wenn alle Diskussionen geführt wurden, dann sorgen Sie dafür, dass die Resultate gut dokumentieren. Interviews mit Betroffenen und Beteiligten sind von großer Wichtigkeit, um zu identifizieren, was im derzeitigen ERP unzureichend ist oder welche Probleme durch das Nicht-Existieren von einem ERP (überhaupt) entstanden sind.

Diese Befunde machen es möglich, genau zu beschreiben, welche Probleme das ERP lösen muss. Ein einfaches Beispiel: Ihre Mitarbeiter senden viele E-Mails mit Exceltabellen hin und zurück für Projekte. Dadurch könnte Information verloren gehen und Sie wissen dann nicht mehr was die aktuellsten Versionen sind. Diese und andere Probleme lösen Sie durch eine bessere Automatisierung, oder mit anderen Worten der Implementierung von einem ERP.

Versuchen Sie möglichen Problemen bei der Implementierung vorzubeugen. In Ihrem derzeitigen System könnten Daten manchmal fehlen, korrumpiert oder nicht gut strukturiert sein. Das kann zu Problemen bei der Implementierung des neuen ERPs führen, welche Sie vor dem „live date“ des neuen Systems beheben müssen. Denken Sie außerdem über die Periode nach in dem die ERP-Implementierung stattfindet.

Wählen Sie keinen Monat aus in dem auf gar keinen Fall technische Probleme auftauchen dürfen, so wie es Schokoladenhersteller Hersheys getan hat. Dort war man so unvernünftig, dass ein neues System während des geschäftigsten Monats des Jahres eingeführt wurde. Als Probleme entstanden, war der Umsatzverlust erheblich.

4. Verarbeiten Sie alle Informationen in einem Projektplan

Der Projektplan ist der rote Faden während der Implementierung Ihres ERP-Systems. Sie entwickeln einen Projektplan am Anfang der Vorbereitungsphase, aber Sie müssen den Plan im Rest der Vorbereitungsphase von Zeit zu Zeit anpassen.

Einige Teile im Projektplan sind sehr detailliert, während andere eher grob sind. Obwohl die Planungen im Projektplan sehr wichtig sind, ist doch auch Flexibilität geboten. Sollten Sie während des Projektes neue Informationen erhalten, die eine Revision der Planung notwendig macht, halten Sie dann nicht zu krampfartig am Projektplan fest.