Dokumente verwalten im Großhandel

In heutigen Unternehmen laufen unzählige Dokumente umher, gehen ein oder aus. Um den Überblick zu behalten kommen DMS-Module innerhalb einer ERP-Software zum Einsatz.

Papierkrieg im Büro, wer kennt es nicht. Unzählige Akten stapeln sich, Dokumente verschwinden darin und ward seither nie mehr gesehen. 
Kopien eines Dokumentes werden erstellt, verteilt, bearbeitet, in den Müll geschmissen und neu gedruckt – und die mehrere Male am Tag. Das papierlose Büro sieht definitiv anders aus. 

Das papierlose Büro

Dieses Schlagwort ist in den letzten Jahren zu einer Art Baseline für Moderne, für Entwicklung, für Digitalisierung geworden. Mantra-artig beschwört man den Weg dorthin, nur konsequent gehen, tuen ihn die wenigsten. 

Warum ein Dokumentenmanagement-System (DMS) heute in der Tat unablässig ist und wie dieses gerade dem Großhandel helfen kann, wollen wir in diesem Artikel einmal klären. Zudem gehen wir der Frage nach, warum ein entsprechendes DMS unbedingt Teil einer ERP-Software, oder zumindest an diese angeschlossen werden sollte. Doch zunächst widmen wir uns an dieser Stelle einmal einer begrifflichen Einordnung.

Inhaltsverzeichnis

• Definition - Was ist DMS? 
• Definition – Was ist ein ERP-System? 
• Prozesse automatisieren 
• Wissensdatenbank mit dem DMS 
• Strukturierter Bewerbungsprozess 
• Viele weitere Funktionen

Definition - Was ist DMS?

DMS steht für Dokumenten-Management-System und beschreibt eine Businesssoftware mit denen die Anwender alle in einem Unternehmen anfallenden Dokumente besser verwalten und organisieren können. 

Dies gilt in erster Linie für alle digital vorhandenen Daten und Dateien. Papierdokumente die in einem Unternehmen eingehen, werden mit entsprechenden Scannern einfach eingescannt und können hinsichtlich Ihres Inhaltes vom System erkannt und richtig zugeordnet werden. 

Klar definierte Ordnerstruktur

Damit wären wir auch schon bei einer der Kernfunktionen eines DMS angekommen – der Zuweisung des richtigen Speicherortes. Ein DMS übernimmt grundsätzlich die Aufgabe, alle Dokumente so zu speichern, dass diese für den Anwender leichter auffindbar und revisionssicher abgelegt sind. 
Durch eine Verschlagwortung kann jedes Dokument von jedem zugangsberechtigten Mitarbeiter auf nur einer gemeinsamen Datenbank schnell über entsprechende Suchfunktionen wiedergefunden werden. 

Integration in die ERP-Software 

Oftmals sind Dokumentenmanagement-Systeme in eine ERP-Software integriert, damit dieses auch wirklich alle Dokumente eines Unternehmens zusammenfügen kann, oder es wird als Insellösung implementiert und an die vorhandene ERP-Software angeschlossen. In jedem Fall sollte man bei der Auswahl eines entsprechenden Systems auf eine solche Schnittstelle zur ERP-Software achten. 

Definition – Was ist eine ERP-Software? 

Enterprise Ressource Planning oder kurz ERP beschriebt die Herausforderung eines Unternehmens alle vorhandenen Ressourcen so optimal wie nur eben möglich einzusetzen. Ressourcen können an dieser Stelle neben Rohstoffen, Waren und Gütern oder auch Produktionsmaschinen und Anlagen, auch personelle Ressourcen sein, sprich die Arbeitszeit der Angestellte. All dies in Einklang zu bringen ist gerade in größeren Betrieben eine kaum zu bewältigende Aufgabe. 

Daher kommen seit etlichen Jahren sogenannte ERP-Software-Lösungen zum Einsatz. Diese helfen dabei alle Geschäftsprozesse, die in einem Unternehmen ablaufen, darzustellen, zu verschlanken, zusammenzuführen oder gar zu automatisieren. 

Alle Daten auf einen Blick

Alle Ressourcen werden an einem zentralen Speicherort abgebildet und können von allen zugangsberechtigten Prozessbeteiligten eingesehen werden. Das garantiert, dass zum einen alle mit demselben Informationsstand arbeiten, was Fehlerquoten per se senkt, und zum anderen dazu, dass diese Prozesse deutlich schneller abgewickelt werden können. 

Wie bereits eingangs erwähnt sind DMS-Systeme oftmals in den Standardversionen von ERP-Software enthalten. Am Markt finden sich diverse branchenspezifische ERP-Lösungen, so auch für den Großhandel. Wir wollen uns im Folgendem den Funktionen des Dokumentenmanagements in ERP-Software für speziell für den Großhandel widmen und deren konkreten Nutzen herausstellen. 

Prozesse automatisieren

Wiederkehrend Routineaufgaben können mit einem Dokumentenmanagementsystem einfach automatisiert werden. Zum einen entlastet man so die eigene Belegschaft und senkt die Fehlerquote bei diesen trivialen Aufgaben signifikant. Dabei können Anwender selbst entspreche Automatisierungen konfigurieren. 

Vom Rechnungseingang bis zur Buchung

So kann beispielsweise beim Rechnungseingang ein entsprechendes Prozedere hinterlegt werden. Geht die Rechnung beispielsweise per Mail ein, kann diese direkt überprüft und dem entsprechenden Posten zugewiesen werden. Dazu muss die Mail nicht mehr extra weitergeleitet werden, das System speichert die Rechnung direkt auf der Datenbank, wo sie für zugangsberechtigte Mitarbeiter fortan zur Verfügung steht. 

Dokumente an die richtigen Stellen weiterleiten

Es sind zig dieser Automatisierungsprozesse denkbar, je nach Bedarf des jeweiligen Unternehmens. Das Potential das ein DMS innerhalb der ERP-Software mit sich bringt, ist riesig. Nicht nur, dass die Verteilung an den jeweilig zuständigen Mitarbeiter einfacher geregelt werden kann, auch die Bearbeitung eines Dokumentes und die Weiterleitung an die nächste Stelle können einfach automatisiert werden, sodass Prozesse ganzheitlich beschleunigt werden. 

Wissensdatenbank mit dem DMS

In einem Unternehmen gibt es ungeahnt viel Wissen, welches jedoch meistens exklusiv und somit für nachfolgende oder andere Mitarbeiter verborgen bleibt. An dieser Stelle wird ein ungemein hohes Potential verschwendet und geht jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt für immer verloren. Eine fundierte Wissensdatenbank schafft Abhilfe. Im globalen Wettbewerb ist das Knowhow der Mitarbeiter das wichtigste Gut und wird zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. 

Volltextsuche für schnelle Auffindbarkeit

Mit dem DMS lassen sich systematisch alle Daten sichern und verwalten, sodass jeder Mitarbeiter jederzeit an jedem Ort Zugriff auf alle relevanten Informationen hat und diese nutzbringend für die gegenwärtigen Prozesse einsetzen kann. Dabei kann mit Volltextsuche nach Schlagworten gesucht werden, das System stellt dann alle relevanten Dokumente direkt zur Verfügung. 

Versionierung hilft die Übersicht zu behalten

Dabei werden die Dokumente ganz einfach automatisch gespeichert und archiviert. Befindet sich ein Dokument in der Bearbeitung werden verschiedene Versionen dieses Dokumentes angefertigt, damit auch später noch alle Änderungen nachvollzogen werden können, ohne dass Dubletten entstehen. 

Strukturierter Bewerbungsprozess

Eine neue Stelle wird ausgeschrieben und gleich gehen unzählige Bewerbungen mit zig Anhängen in unterschiedlichen Dateiformaten ein. Da verliert man schnell den Überblick. Sind jedoch gleich mehrere Stellen gleichzeitig ausgeschrieben, wird es fast unmöglich jeder Bewerbung gerecht zu werden. Auch hierfür wartet das DMS mit zahlreichen Funktionen auf. 

Einfach Bedarf über die Software melden

Schon beim auftretenden Bedarf einer neuen Stelle greift der deutlich einfachere Prozess innerhalb des Systems. Ein Mitarbeiter meldet den Bedarf einer Stelle an. Dieser wird dann von der zuständigen Stelle geprüft und entsprechend abgelehnt oder freigeben. Daraufhin wird automatisch eine Stellenausschreibung generiert bei der dann nur noch die jeweiligen Konditionen eingetragen werden müssen und wird dann automatisch auf entsprechenden Portalen und der eigenen Internetpräsenz veröffentlicht. 

Eingehende Bewerbungen direkt verarbeiten

Geht dann eine Bewerbung ein kann diese dann einfach von den zuständigen Mitarbeitern bewertet werden. Haben alle ihre Stimme abgegeben kann ein Bewerber einfach einladen werden, was ebenfalls in Form einer automatischen Mail geschieht. Der jeweilige Status eines Bewerbers wird übersichtlich in einem Zeitstrahl festgehalten und rückt immer weiter voran, wenn dieser die nächste Stufe erreicht hat. 

Automatisch Personalakte anlegen 

Wird dieser dann am Ende eingestellt, so kann auch der Arbeitsvertrag mit den zuvor verhandelten Konditionen via Mausklick erstellt und versandt werden. Auch entsprechende Mitarbeiterausweise können dann direkt angefertigt und gedruckt werden. Eine entsprechende Personalakte wird dann ebenfalls erstellt in der die Daten direkt aus der Bewerbung übernommen werden können. 

Viele weitere Funktionen

Neben einem strukturieren Bewerbungsmanagements, der revisionssicheren Archivierung und der Automatisierung diverser Prozesse bieten DMS-System eine Vielzahl weiterer Funktionen. Vom Vertragsmanagement, über fundierte Kundenakten bis hin zur Belegerfassung sind die Möglichkeiten nahezu grenzenlos. 

Effizienz nachhaltig steigern

Jedes Dokument, dass im Unternehmen eingeht, dort generiert wird oder dieses verlässt kann durch das DMS effektiv eingesetzt werden. Prozesse werden schlanker, Fehlerquoten gesenkt, Mitarbeiter von Routineaufgaben befreit. Zudem werden massive Kosten eingespart, wenn man bedenkt, dass neben den bloßen Druckkosten für Tinte und Papier auch die stationären Archive obsolet werden.