ERP-Funktionen: Übersicht der wichtigsten Module

Von BI bis WMS: Hier erhalten Sie einen Überblick über alle wesentlichen Module einer ERP-Software.

Geschäftsprozesse erfordern in der Regel eine abteilungs- und geschäftsbereichsübergreifende Zusammenarbeit. Innerhalb des ERP-Systems treten bestimmte Module an Stelle des analogen Geschäftsbereiches. Alle für die jeweilige Abteilung relevanten Funktionen finden sich dann innerhalb des Moduls. Wir wollen an dieser Stelle eine Übersicht über alle wichtigen Module eines ERP-Systems geben. Über die Verlinkungen gelangen Sie zu weiterführenden Informationen zum jeweiligen Modul. Wichtig ist, dass nicht jedes ERP-Systems zwangsläufig alle Module beinhalten muss. So benötigt beispielsweise ein Unternehmensdienstleister kein ERP-System mit integriertem Fertigungsmodul. 

Inhaltsverzeichnis

• BI
• CRM
• DMS
• Einkauf
• Finanzen
• HRM
• Produktion
• Projektmanagement 
• SCM
• Vertrieb
• WMS
• Workflows

Business Intelligence 

Im Allgemeinen befasst sich die Geschäftsanalytik mit allen Verfahren und Prozessen zur systematischen Analyse des eigenen Betriebes. Moderne ERP-Lösungen werden immer intelligenter und stützen sich dabei auch im BI-Bereich mehr und mehr auf Künstliche Intelligenz, um Unternehmen dank innovativer Technologien einen Vorteil gegenüber dem Wettberwerb zu ermöglichen. 

Geschäftsanalytik im ERP 

BI-Funktionen geben Unternehmen aufschlussreiche Insights in die Abläufe unterschiedlicher Bereiche und zeigen dabei Optimierungspotenziale auf. 

CRM: Das Kundenbeziehungsmanagement 

Der Erfolg jedes Unternehmens wird letzten Endes durch seine Kunden bestimmt. Sie sind diejenigen, die Produkte kaufen oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen. So sind sie es auch, die für den Umsatz eines Unternehmens verantwortlich sind. 

Den Kunden im Fokus

So ist auch das Kundenbeziehungsmanagement eine zentrale Aufgabe eines jeden Unternehmens. Im Zuge der Globalisierung und des digitalen Fortschritts wachsen Kundenerwartungen stetig. Umso wichtiger wird es, die Wünsche und Bedürfnisse von Kunden zu verstehen und Veränderungen im Markt möglichst früh zu erkennen. 

CRM-Modul im ERP-System

CRM ist ein Akronym für Customer-Relationship-Management. Im CRM-Modul innerhalb des ERP-Systems können alle kundenspezifischen Prozesse abgebildet und gesteuert werden. Innerhalb des Moduls werden dabei über den gesamten Customer Journey hinweg relevante Daten über den einzelnen Kunden gesammelt. Diese lassen sich dann im CRM in der Kontakthistorie des Kunden einsehen. Daraus lassen sich wichtige Schlüsse bzgl. des Kaufverhaltens eines Kunden sowie seiner Interessen oder bevorzugter Interaktionskanäle ziehen. Das Unternehmen kann diese Erkenntnisse dann nutzen, um fundierte Entscheidungen bezüglich kommender Vertriebs- oder Marketingmaßnahmen zu treffen.

DMS: Das Dokumentenmanagement

DMS ist ebenfalls ein Akronym und bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Aufgabe eines DMS ist es, alle unternehmensrelevanten Dokumente zu verwalten. Es agiert dabei als zentrale Datenbank. Durch die zentrale Ausrichtung des Systems wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit maßgeblich erleichtert. Ein DMS kann, wie auch ein CRM-System, als separate Lösung eingesetzt werden. Das volle Potenzial beider Systeme entfaltet sich jedoch erst, wenn sie als eine ganzheitliche Lösung eingesetzt werden. Die Anbindung an ein bestehendes ERP-System liegt daher nahe. 

DMS-Modul im ERP-System

Dokumente kommen abteilungsübergreifend in nahezu jedem Geschäftsbereich zum Einsatz. Durch die zentrale Ausrichtung des DMS wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit Im Rahmen von Workflows somit erheblich verbessert. Zudem verfügen moderne DMS-Module über eine Vielzahl nützlicher Funktionen, die Mitarbeitern im Tagesgeschäft wertvolle Zeit sparen. So ist es beispielsweise möglich, mittels Volltextsuche innerhalb von Sekunden eine Übersicht über alle relevanten Dokumente zu einer bestimmten Kundennummer zu erhalten. Das maximale Potenzial entfaltet sich dabei durch eine Anbindung zu CRM und ERP-System. 

Einkauf und Beschaffung 

Beispielsweise für produzierende Unternehmen finden sich im Bereich der Beschaffung große Einsparpotenziale. Je günstiger benötigte Güter bezogen werden können, desto größer die Gewinnmarge. In wettbewerbsstarken Märkten bekommt daher die strategische Beschaffung einen völlig neuen Stellenwert, um weiterhin wettbewerbsfähig operieren zu können. 

Beschaffung im ERP-System 

ERP-Systeme unterstützen Unternehmen sowohl bei der strategischen als auch bei der operativen Beschaffung. Im Bereich der strategischen Beschaffung kann das ERP-System als strategisches Analysetool genutzt werden. So können beispielsweise die relevantesten Bezugsquellen identifiziert werden. Mit diesen Geschäftspartnern können dann entsprechende Kontingente oder Rabattierungen vereinbart werden.

Operativer Einkauf 

Im operativen Bereich kommen Aspekte des e-Procurement zum Tragen. Produktkataloge von Lieferanten können über entsprechende Schnittstellen angebunden werden. Die Bestellung erfolgt dann durch wenige Klicks. Zudem können Mitarbeiter den Status ihrer Bestellung im ERP-System verfolgen. So wird in der Beschaffung prozessübergreifende Transparenz geschaffen.  

Finanzen: Von Buchhaltung bis Controlling

Finanz-Module gehören zu den zentralen Bestandteilen einer ERP-Software. Von der Buchhaltung bis hin zu Controlling lassen sich dabei alle wichtigen Prozesse zentral mit dem System abbilden. Es ist jedoch auch möglich, Schnittstellen zu externen Programmen, wie beispielsweise DATEV, einzurichten. Sofern diese benötigt werden, sollten Unternehmen dies bereits im Rahmen des Auswahlprozesses berücksichtigen. Im Folgenden soll einmal ein gesonderter Blick auf das Controlling und die Buchhaltung mithilfe einer ganzheitlichen ERP-Lösung geworfen werden. 

Das Controlling im ERP-System

Auch das Controlling stellt eine zentrale Funktion in Unternehmen aller Art dar. Hierbei handelt es sich im Wesentlich um eine von der Unternehmensführung ausgeübte Steuerfunktion. Das Controlling wird als Teilfunktion des Managements verstanden. Die zentrale Aufgabe liegt darin, die einzelnen Unternehmensbereiche zu planen, zusteuern und zu kontrollieren. 

Controlling und ERP: Ein gutes Zusammenspiel

Eine Anbindung grundlegender Controlling-Funktionen an das unternehmenseigene ERP-System liegt daher nahe. Moderne ERP-Systeme verfügen meist standardisiert über eingebundene Controlling-Funktionen. Das System stellt dabei beispielsweise eine Übersicht über aktuelle Kennzahlen bereit. So können Mitarbeiter verfolgen, ob zuvor gesetzte Ziele erreicht werden können oder ob Handlungsbedarf besteht. Meist lassen sich auch unterschiedliche Szenarien simulieren, sodass Controlling-Mitarbeiter fundierte Entscheidungen treffen können. 

Balanced Scorecards 

Auch sogenannte Balanced Scorecards kommen im ERP-System häufig zum Einsatz. Hierbei handelt es sich um ein Konzept zur Messung, Steuerung und Dokumentation der Aktivitäten eines Unternehmens zu seiner Strategie. 

Die Buchhaltung 

Auch die Buchhaltung spielt für Unternehmen eine zentrale Rolle. Aufgabe der Buchhaltung ist es, alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens durch Einträge in Geschäftsbücher lückenlos zu dokumentieren. Heutzutage handelt es sich jedoch oftmals nicht mehr um physische Geschäftsbücher, da Unternehmen zunehmend auf digitale Unterstützung setzen. 

Buchhaltungssoftware im ERP-System 

Einige ERP-Systeme verfügen standardisiert über ein eingebundenes Buchhaltungs-Modul. Ist dies nicht der Fall, können entsprechende Funktionen meist über eine Schnittstelle angebunden werden. Je nach Größe und Struktur des Unternehmens setzt sich die Buchhaltung aus mehreren Teilbereichen zusammen: 

• Finanzbuchhaltung 
• Debitorenbuchhaltung 
• Kreditorenbuchhaltung 
• Anlagenbuchhaltung 
• Lohnbuchhaltung.
• Kosten- und Leistungsrechnung 
• Lager- oder Mengenbuchhaltung

Auch die Buchhaltung profitiert von der Nutzung eines ganzheitlich integrierten Systems. Ist beispielsweise ein lückenloser Informationsfluss zwischen HRM und Buchhaltung gewährleistet, können erfasste Arbeitszeiten direkt übernommen und für die Lohnbuchhaltung verwendet werden. Im Bereich der Lager- oder Mengenbuchhaltung profitieren Mitarbeiter zudem von der Nutzung der Lagerdaten aus dem ERP-System. Aus diesem Grund sollte in jedem Fall gewährleistet sein, dass alle relevanten Geschäftsbereiche über das ERP-System miteinander verknüpft sind. 

HRM: Das Human Ressource Management

Das Human Resource Management wird zu Deutsch auch als Personalwesen bezeichnet. Das Personalwesen ist in Unternehmen aller Art eine zentrale Funktion. Hierbei handelt es sich um eine äußerst relevante unternehmerische Aufgabe, welche sich im Wesentlichen mit der Bereitstellung von Arbeitskräften bzw. dem zielorientierten Personaleinsatz befasst. Dabei berücksichtigen Mitarbeiter der Personalabteilungen Eigenschaften hard skills wie berufliche Erfahrung und Fähigkeiten, aber auch soft skills wie die Personalität der Mitarbeiter. 

Zielgerichteter Einsatz von Personalressourcen 

Die strategische Personaleinsatzplanung spielt für viele Unternehmen eine große Rolle. Dabei geht es darum, Arbeitszeiten möglichst bedarfsorientiert zu planen. Die Belegschaft soll möglichst optimal ausgelastet sein, ohne dass es zu Überstunden oder Leerlauf kommt. HR-Software kann hier Abhilfe schaffen. Oftmals setzen Unternehmen in der Personaleinsatzplanung noch auf Excel-Tabellen oder Erfahrungswerte.

Moderne HR-Tools sind jedoch beispielsweise in der Lage, Prognosen zur Kundenfrequenz in Kaufhäusern zu erstellen. Dazu wertet die Software historische Daten des Kundenaufkommens aus. Manche Systeme beziehen sogar Wetterdaten mit ein, da Kaufhäuser an verregneten Tagen tendenziell häufiger frequentiert werden. So können Unternehmen ihre Belegschaft gezielt einplanen, ohne dass es zu Leerläufen oder Überlastungen kommt. 

Die Produktion 

Produktionsmodule sind Bestandteil branchenspezifischer ERP-Lösungen für Unternehmen der diskreten Fertigung oder der Prozessfertigung. Je nach Ausrichtung des Betriebes können hier von Stücklisten bis hin zur Rezepturverwaltung die unterschiedlichsten Funktionen abgedeckt werden. 

Produktionsplanung und -steuerung 

Auch kann ein gesondertes PPS-System entweder integriert oder extern angebunden werden, um Produktionsabläufe zu koordinieren und zu optimieren. Dabei spielt die optimale Planung aller verfügbaren Ressourcen, wie beispielsweise den Maschinenkapazitäten, eine zentrale Rolle. 

Das Projektmanagement 

Auch ein Projektmanagement-Modul wird nicht zwingend von Unternehmen jeder Branche benötigt. Andere Branchen hingegen benötigen ein Multi-Projektmanagement, da sie überwiegend projektbasiert arbeiten und die verfügbaren Ressourcen über mehrere Projekte hinweg koordiniert werden müssen. 

Kollaboration 

Andererseits steht jedoch auch die kollaborative Ebene im Vordergrund. Mithilfe eines Projektmanagement-Moduls lassen sich allen Projektbeteilgten softwareseitig Rollen zuordnen. Über Gastzugänge können auch Parteien außerhalb des Unternehmens, wie beispielsweise Auftraggeber, angebunden werden. 

Supply Chain Management 

In unserer international-vernetzten Welt erstrecken sich auch Lieferketten zunehmend auf gloabler Ebene. In Krisenzeiten, wie beispielsweise der Corona-Pandemie, wurden die Abhängigkeit effizienter Lieferkettenprozesse, ebenso wie auch die Fragilität eben jener Prozesse, deutlich. Die Folge waren Materialknappheiten, die branchenübergreifend lange spürbar waren. Mithilfe von SCM-Funktionen innerhalb der ERP-Software lassen sich Logistik- und Supply Chain Management-Prozesse unternehmensübergreifend optimieren.

Electronic Data Interchange (EDI)

Dabei spielt die Kollaboration und vor allem auch die Kommunikation mit anderen Gliedern der Lieferkette eine zentrale Rolle. Hier kommen auch branchenspezifische EDI-Standards zum Tragen, die bei der Auswahl einer ERP-Software berücksichtigt werden sollten. 

Der Vertrieb

Auch der Vertrieb profitiert von einem vollständig integrierten ERP-System. Hier hat besonders die Anbindung zum CRM einen hohen Stellenwert. CRM-Daten geben sowohl Marketing als auch Vertrieb wertvolle Aufschlüsse über die Präferenzen einzelner Kunden sowie des gesamten marktes. Diese Informationen können von Vertrieblern genutzt werden, um Kunden gezieltere Angebote zu unterbreiten.

Operativ, analytisch, kommunikativ und kollaborativ

Dabei unterstützt das CRM-Modul des ERP-Systems Vertriebler sowohl auf operativer, als auch auf analytischer, kommunikativer wie auch kollaborativer Ebene. Diese werden auch als zentrale Komponenten des CRMs bezeichnet. 

Warehouse Management (WMS) 

Mithilfe von Warehouse Management Systemen lassen sich Lagerbestände und -prozesse zentral verwalten und überblicken. Auch Unternehmen mit mehreren Standorten ist es möglich, Ressourcen zentral zu verwalten und einzuplanen, ohne dabei den Fokus auf einzelne Standorte zu verlieren. Lagerverwaltungs- und WMS-Systeme können entweder als eigenständige Lösungen, oder aber auch als Bestandteil einer ganzheitlichen ERP-Software betrieben werden. 

Workflow Management 

Das Workflow Management befasst sich mit der Optimierung von Arbeitsabläufen. Dabei spielen die Kommunikation und Kollaboration unterschiedlicher Geschäftsbereiche eine zentrale Rolle, da sich Workflows zumeist über mehrere Abteilungen erstrecken können. Durch die zentrale Ausrichtung einer ERP-Software ist dies problemlos möglich. Alle wichtigen Informationen sind durch den modularen Aufbau bereits im ERP-System vorhanden. Eine ganzheitliche Betrachtung von Arbeitsabläufen ist dabei ebenso möglich wie eine detaillierte Analyse abteilungsspezifischer Prozessabschnitte. 

Fazit: Der Mehrwert integrierter ERP-Systeme

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass moderne ERP-Systeme über diverse Module verfügen. Innerhalb dieser Module werden die Aufgaben und Prozesse eines bestimmten Geschäftsbereiches abgewickelt. Durch die Verknüpfung aller Module innerhalb des ERP-Systems wird ein lückenloser Informationsfluss zwischen den einzelnen Modulen gewährleistet. So können Unternehmen ein Maximum an Information aus den bereits vorhandenen Daten gewinnen. Nur durch eine vollständige Integration und Vernetzung aller wichtigen Geschäftsbereiche entfaltet sich so das volle Potenzial eines ERP-Systems.