Was ist Geschäftsautomatisierung und wie kann sie Ihrem Unternehmen helfen?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen verhilft Unternehmen zu höherer Effizienz, steigert die Qualität und schafft Zeit und Raum für kreative Prozesse.

Der Druck auf Unternehmen wächst stetig. Konkurrenz aus aller Welt veranlasst die Unternehmen sich durch Innovation und hoher Qualität am Markt zu behaupten. Dabei muss auch der Preis konkurrenzfähig bleiben. Hinzu kommen hohe Ansprüche der Kunden, wachsende Anforderungen in Sachen Nachhaltigkeit, Lieferengpässe und Fachkräftemangel, die von den Unternehmen bewältigt werden müssen. 

Durch die Geschäftsautomatisierung verschaffen sich Unternehmen Luft und können mehr Zeit und Energie auf die Herausforderungen der globalen Märkte verwenden. Gerade einfache wiederkehrende Aufgaben der Administration oder auch in anderen Bereichen des Unternehmens lassen sich leicht automatisieren. Die Basis für derartige Automationen stellt dabei die eigene ERP-Software dar. Wie genau das ERP-System die Geschäftsautomation unterstützt lesen Sie jetzt hier. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist Geschäftsautomatisierung?

Geschäftsautomatisierung ist ein Begriff für die Verwendung von Technologieanwendungen, die sich wiederholende Aufgaben ausführen und Mitarbeiter für wertvollere Arbeiten entlasten. Dazu gehören Business Process Automation (BPA), Robotic Process Automation (RPA) und KI-gestützte Automatisierung.

Vor Jahren erforderte die Automatisierung riesige Mainframes und ein Expertenteam, um diese zu einzurichten und zu warten. Heutzutage bringen Cloud-basierte Automatisierungsplattformen Funktionen für Unternehmen jeder Größe in Reichweite. Einige Arten der Geschäftsautomatisierung umfassen beispielsweise folgende Dimensionen:

Basisautomatisierung: Die Basisautomatisierung übernimmt und automatisiert einfache, rudimentäre Aufgaben. Mit wenig bis gar keiner Codierung digitalisieren Automatisierungstools sich wiederholende Aufgaben – wodurch Fehler beseitigt und das Tempo der Transaktionsarbeit beschleunigt werden kann. Business Process Management (BPM) und RPA sind Beispiele für grundlegende Automatisierung.

Prozessautomatisierung: Die Prozessautomatisierung verwaltet Geschäftsprozesse für in Sachen Einheitlichkeit und Transparenz. Die Prozessautomatisierung wird oft von einer dedizierter Software durchgeführt und kann die Produktivität und Effizienz steigern. Gleichzeitig kann sie wertvolle Geschäftseinblicke liefern. Process Mining und Workflow Automation sind Beispiele für Prozessautomatisierung.

Erweiterte Automatisierung: Erweiterte Automatisierung bringt Menschen und Maschinen zusammen, um mehrere Systeme im gesamten Unternehmen zu integrieren. Fortschrittliche Automatisierung unterstützt komplexere Prozesse und basiert auf unstrukturierten Daten in Kombination mit maschinellem Lernen, Verarbeitung und Analyse natürlicher Sprache. Es fördert das Wissensmanagement und die Entscheidungsunterstützung für die Facharbeit.

Intelligente Automatisierung: Intelligente Automatisierung, angetrieben durch KI, bedeutet, dass Maschinen „lernen“ und Entscheidungen auf der Grundlage von Situationen treffen können, denen sie begegnen sind und die sie analysiert haben. Im Kundenservice können beispielsweise virtuelle Assistenten mit einer KI, Kosten senken und intelligentere Interaktionen zwischen Kunden und menschlichen Akteuren ermöglichen. Das Ergebnis ist ein besseres Kundenservice-Erlebnis.

Die Vorteile der Geschäftsautomatisierung

Was bringt Geschäftsautomatisierung wirklich? Kurz gesagt, einige der bemerkenswerten Vorteile umfassen:

  • Mehr Transparenz in Ihren Geschäftsprozessen und Daten
  • Fehlerreduzierung, da die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler verringert wird
  • Verbesserte Effizienz, die mit erhöhter Produktivität einhergeht
  • Optimiert die Zusammenarbeit und den Aufbau von Beziehungen zwischen Ihren Mitarbeitern und Abteilungen und sogar mit Drittanbietern, die mit Ihrem Automatisierungssystem verbunden sind

Durch die Automatisierung von Geschäftsprozesse werden die einzelnen Abläufe für jeden im Unternehmen nachvollziehbar. Es entsteht eine einheitliche Datenbasis nach festen Regeln und auch die Abläufe selbst folgen vorgegebenen Pfaden, die für jeden reproduzierbar sind. Das verringert letztlich auch die anfallenden Fehler im Prozessablauf enorm. 

Die Kosten für die Automatisierung Ihres Unternehmens

Die Kosten Ihrer Automatisierung richten sich nach der Größe Ihres Unternehmens, der Anzahl der Nutzer der ERP-Software, welche Funktionalitäten Sie benötigen und ob Sie in der Cloud arbeiten möchten.

Anzahl Mitarbeiter und Nutzer 

Entscheidend bei den Kosten einer ERP-Software ist immer auch die Nutzeranzahl der Software. Insbesondere in der Cloud wird oftmals nach benötigten Lizenzen abgerechnet. Diese unterscheiden sich dann nochmals hinsichtlich ihres Nutzungsumfangs. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt vollen Zugang zu allen Funktionalitäten. Für diese reichen Teillizenzen. Der Preis der Software richtet sich also nach der Anzahl von Voll- und Teillizenzen, die benötigt werden. 

Funktionalitäten

Auch der Funktionsumfang entscheidet über die Kosten einer ERP-Software. Je mehr Funktionen benötigt werden, desto teurer meist die Software. Auch hier unterscheiden sich Systeme aus der Cloud und lokale Systeme voneinander. In der Cloud können spezifische genau die Funktionen ausgewählt werden, die man wirklich benötigt. Bei einer lokalen ERP-Software kauft man meist das gesamte Paket und erwirbt damit auch Funktionen, die aktuell noch keine Verwendung finden. 

Ebenfalls gilt es auf die branchenspezifischen Funktionen zu blicken. Viele Unternehmen benötigen zur Abdeckung der eigenen Geschäftsprozesse spezielle Funktionen, die sich in einer Standardsoftware oftmals nicht anfinden lassen. 

Cloud oder lokal

ERP-Systeme werden häufig direkt vom Anbieter erworben und auf den hauseigenen Servern implementiert. In diesem Fall spricht man von einer lokalen ERP-Software. Hier zahlt man für die vollständige Software und auch dem Zugang zum Quellcode. Mann kann das System also frei nach eigenem Belieben an die eigenen Prozesse anpassen. 

Anders in der Cloud. Hier erwirbt ein Unternehmen entsprechend seines Bedarfs Lizenzen und Zugang zu bestimmten Funktionen. Die Kosten setzen sich dann aus der Nutzung der Software, der Speicher- und Rechnungsleistung des Hosters und weiteren

Dienstleistungen wie die Wartung und Instandhaltung der Software zusammen. Hohe Anfangsinvestitionen wie beim lokalen Modell werden umgangen und man zahlt letztlich nur, was auch wirklich benötigt wird. 

Die Strategie für eine Geschäftsautomatisierung

Die hier anzuwendende Strategie besteht darin, sich selbst 3 grundlegende Fragen zu stellen.

Warum brauchen wir Automatisierung? 

Nicht immer ist Automatisierung der einzig wahre Weg. Vielmehr gilt es herauszufinden, an welchen Stellen die Automatisierung Sinn ergibt und wie sich dadurch Ressourcen einsparen lassen. Gerade wenn das Personal sehr ausgelastet ist, können Automationen helfen dieses zu entlasten und Raum für kreativere Prozesse zu schaffen. 

Das Personal wird so von monotonen Aufgaben enthoben und kann sich wichtigeren Aufgaben widmen, was sich letztlich auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit niederschlägt. Ein weiterer wichtiger Grund die eigenen Prozesse zu automatisieren ist in der Kostenersparnis zu suchen. Kaum ein Unternehmen kann es sich noch leisten verschwenderisch mit den eigenen Ressourcen umzugehen. 

Was sollen wir automatisieren?

Wichtig ist es die Mitarbeiter von vornherein in das Vorhaben miteinzubeziehen. Sie können am besten einschätzen, welche Prozesse besonders viel Zeit beanspruchen und recht monoton sind. Auch soll es bei aller Automation nicht darum gehen Mitarbeiter durch Maschinen zu ersetzen. Es müssen auch immer neue Rollen für die Mitarbeiter definiert werden können. 

So werden in einer IST-Analyse zunächst sämtliche Prozesse untersucht und ausgewertet. Verschwendungen von Ressourcen werden so sichtbar gemacht und können durch neue schlankere Prozesse ausgetauscht werden. 

Wie sollen wir automatisieren?

Mit einer ERP-Software also Grundlage für die IT-gestützte Automatisierung von Prozessen, lassen sich diese zentral verwalten, steuern und überwachen. Dazu ist es wichtig die passende ERP-Software für das eigne Unternehmen zu finden, die einem genau bei diesen Herausforderungen unterstützt. Letztlich hängt es maßgeblich vom eigenen Unternehmen, der Branche und den vorliegenden Prozessen ab, wie genau sich die einzelnen Abläufe automatisieren lassen. Ein zulässiger ERP-Partner hilft beim Aufzeigen der Möglichkeiten. 

5 Schritte zur erfolgreichen Geschäftsautomatisierung

Sobald Sie verstanden haben, was eine digitale Transformationsstrategie ist und warum sie wichtig ist, können Sie anfangen, Pläne zu schmieden. Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf fünf Schritte werfen, die Sie unternehmen können, um mit der digitalen Transformation erfolgreich zu sein.

1. Definieren Sie Ihre Vision 

Denken Sie über die Erfahrung nach, die Sie liefern möchten, bevor Sie sich in die digitale Transformation stürzen. Als Teil dieses Prozesses können Sie sich die folgenden Fragen stellen.

  • Wo sind die strategischen Lücken in Ihrer Organisation?
  • Wie können Sie Technologie einsetzen, um Ihre Mitarbeiter zu unterstützen?
  • Vor welchen Herausforderungen steht Ihr Team bei der Bewältigung der täglichen Geschäftsprozesse?

Indem Sie klären, was Sie anpacken wollen und was Ihre Ziele sind, sind Sie auf dem Weg zu einer erfolgreichen digitalen Transformationsstrategie. Sie müssen jedoch auch über die Auswirkungen der digitalen Transformation auf Ihre Kunden nachdenken.

Das bedeutet, dass Fragen gestellt werden wie:

  • Welches Erlebnis möchten Sie Ihren Kunden bieten?
  • Wie können diese Initiativen Ihnen helfen, ihre sich entwickelnden Bedürfnisse und Erwartungen zu erfüllen?

Dies kann sich schnell auf Ihr Endergebnis auswirken. Viele Hightech-Unternehmen berichten, dass sie durch die digitale Transformation ihre Kosten um 10 bis 20 % gesenkt haben. Sie melden außerdem ein Umsatzwachstum von 10 % bis 15 % durch die Transformation ihrer Kundenerfahrungsprozesse.

2. Binden Sie Führungskräfte ein

Als nächstes ist es wichtig, die richtigen Führungskräfte in den digitalen Transformationsprozess einzubeziehen. Tatsächlich zeigen Daten, dass Unternehmen, die einen Chief Digital Officer zur Unterstützung ihrer Transformationen einstellen, mit 1,6-mal höherer Wahrscheinlichkeit von einer erfolgreichen digitalen Transformation berichten. 

Es ist entscheidend, Ihre Führungskräfte bei der Planung und Durchführung von Transformationen an Bord zu haben. Dies kann bei diesen Initiativen den Unterschied zwischen Scheitern und Erfolg ausmachen.

3. Fokus auf Kultur

Wenn Sie eine erfolgreiche digitale Transformationsstrategie aufbauen möchten, müssen Sie eine Kultur schaffen, die digitale Innovationen unterstützt. Eine Studie zeigt, dass die Unternehmenskultur eine der größten Hürden für eine effektive digitale Transformation ist. Die richtigen Führungskräfte an Bord zu holen, ist ein guter erster Schritt. Sie können jedoch nicht dort aufhören. 
Der nächste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass jeder in Ihrer Organisation diese Vision versteht. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass alle Personen in Ihrem Team wissen, warum diese Bemühungen wichtig sind.

4. Sammeln Sie Ressourcen und Fachwissen

Die digitale Transformation erfordert Fachwissen und oft ein Team von Mitarbeitern, um Ihr Unternehmen auf Kurs zu halten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dieses Team zusammenzustellen. Sie können Personen aus Ihrer Organisation auswählen, auslagern oder mit einem Technologiepartner zusammenarbeiten.

 Allerdings gibt es bestimmte Eigenschaften, auf die Sie bei den Menschen achten sollten, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten. Sie müssen bereit sein, sich mit neuen Technologien vertraut zu machen, offen für Ideen und bereit sein, sich an die Weiterentwicklung des Unternehmens anzupassen.

5. Wählen Sie die richtige Technologie

Es gibt viele Anbieter, Plattformen und Lösungen, die Ihnen helfen können, Ihre Ziele der digitalen Transformation zu erreichen. Das Problem? Viele Unternehmen nehmen sich nicht die Zeit, darüber nachzudenken, was sie tatsächlich brauchen, bevor sie sich für die Implementierung von Technologie entscheiden. Das verschwendet Zeit, Geld und kann zum digitalen Burnout führen.

Es ist jedoch möglich, dies zu vermeiden. Bevor Sie neue Technologien hinzufügen, fragen Sie sich: Passt die Technologie, in die Sie investieren, zu Ihrer digitalen Transformationsstrategie? Schließt es eine Lücke in Ihrer Organisation? Wenn Sie beide Fragen mit Ja beantworten können, dann ist diese Technologie ein wichtiger Bestandteil Ihrer digitalen Transformationsstrategie.

Fazit: Geschäftsprozesse automatisieren mit der ERP-Software

Um die gegenwärtigen Herausforderungen der Märkte bewältigen zu können, müssen Unternehmen effizienter und nachhaltiger wirtschaften. Automationen helfen dabei Ressourcen einzusparen und Kapazitäten freizuschaufeln. Diese können dann gewinnbringend an anderer Stelle eingesetzt werden. 

Damit dies gelingt bedarf es einer ERP-Software, die perfekt zum eigenen Unternehmen passt. Diese muss in der Lage sein, die eigenen Prozesse abzubilden und logische Automationen erfolgreich umzusetzen. Mit unserem Vergleichstool haben Sie die Möglichkeit eine Vielzahl an Systemen direkt miteinander zu vergleichen. So finden Sie schnell Ihre perfekte ERP-Software. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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