Klientenverwaltung mit der ERP-Software

Kunden bzw. Klienten stehen im Fokus vieler Unternehmen. Die Klientenverwaltung mit der ERP-Software bringt viele Vorteile mit sich.

Kunden und Klienten unterscheiden sich definitorisch ein wenig voneinander. Überall dort, wo mit Klienten gearbeitet wird, bedarf es einer Klientenverwaltung. Mit der ERP-Software lässt sich diese auch digital abbilden und steuern. 

Wir wollen uns an dieser Stelle mit den Möglichkeiten der Klientenverwaltung mit der ERP-Software beschäftigen und herausstellen, welchen Nutzen die diversen Funktionen ganz konkret in der Praxis haben. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wo genau die Klientenverwaltung darin zu verorten ist. 

Inhaltsverzeichnis: 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Aufbau einer ERP-Software 
• Was ist eine Klientenverwaltung? – Definition 
• Funktionen einer Klientenverwaltung 
• Fazit: Schnellere und effizientere Prozesse Dank Klientenverwaltung

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Die Abkürzung ERP steht für die unternehmerische Aufgabe des Enterprise Resource Planning. Dabei geht es im Kern darum, Verschwendungen von Ressourcen aufzudecken und diese durch schlanke und optimierte Prozesse künftig zu vermeiden. Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen zur Verfügung stehende Betriebsmittel verstanden. 

Das betrifft zum Beispiel: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

All diese Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, sodass der reibungslose Ablauf dieser zu keinem Zeitpunkt gestört wird. Gleichzeitig sollen Verschwendungen von Ressourcen so gut wie möglich vermieden werden. Das bedingt, dass viele Prozesse zunächst einmal deutlich verschlankt und ressourcenschonender aufgesetzt werden. 

Angesichts der Vielzahl vieler verschiedener Prozesse, die tagtäglich ablaufen, ist die zentrale Planung, Steuerung und Überwachung dieser, kein leichtes Unterfangen. Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. 

Auf diese Weise arbeiten alle Akteure im Unternehmen mit denselben Daten. Das hat zur Folge, dass die Kommunikation schneller und transparenter wird, was ebenso für viele Prozesse gilt. Es lassen sich Workflows über Abteilungsgrenzen hinweg initiieren, die deutlich ressourcenschonender sind, als die bisherigen Prozesse. 

Aufbau einer ERP-Software

Alles in allem werden auf vielen verschiedenen Ebenen Ressourcen eingespart. Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul verfügt über zahlreiche Funktionen, die die Prozesse in diesem Bereich unterstützen und teilweise sogar automatisieren. Gängige Module in einer ERP-Software sind beispielsweise:

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Warehouse-Management
• Beschaffung

Je nach Bedarf eines Unternehmens kommen weitere Module hinzu oder werden zunächst ausgeklammert. So setzt sich eine ERP-Software letztlich aus all jenen Modulen zusammen, die es bedarf, um die eigenen Prozesse ausreichend abbilden zu können. Viele ERP-Anbieter haben sich im Laufe der zeit auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und ihre Software auf die Belange dieser Unternehmen angepasst. 

Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs ergeben sich heute Unterschiede zwischen den verschiedenen am Markt. Auch in Bezug auf das Lizenzmodell, mit denen die Lösungen offeriert werden, ergeben sich Unterschiede. So ist es möglich die ERP-Software direkt vom Anbieter zu erwerben und diese auf den hauseigenen Servern zu implementieren. Hier ist auch die Rede vom On-Premises oder lokalem Modell. 

Demgegenüber steht das Cloud-Modell. Hier wird die ERP-Software aus einer Cloud heraus angeboten. Über das Internet können Nutzer dann auf das System zugreifen. Der Vorteil hier, man benötigt keine eigenen Server und auch die Wartung und Instandhaltung entfällt auf den Anbieter. Daher ist dieses Modell besonders für kleinere Unternehmen attraktiv. Doch nutzen auch immer mehr Großkonzerne die Vorteile der Cloud. 

Was ist eine Klientenverwaltung? – Definition

Klienten unterschieden sich von Kunden insbesondere hinsichtlich der Dienstleistungen, die von diesen in Anspruch genommen werden. Klienten sind demnach Auftraggeber oder Leistungsempfänger bestimmter Beratungsberufe, wie etwa von Anwälten, Notaren, Steuerberatern oder auch Sozialpädagogen. 

Auch Therapeuten oder in Teilen Pflegeberufe bezeichnen ihre Auftragsgeber in Abgrenzung zum Patienten als Klienten. Damit soll der Dienstleistungscharakter dieser Tätigkeiten unterstrichen werden. Klienten kaufen also keine Produkte ein und sind auch nicht an ad hoc Dienstleistungsangeboten interessiert. Vielmehr geht es um hochgradig individuelle Beratung und Betreuung.

Mit einer Kunden- bzw. Klientenverwaltung lassen sich alle Belange rund um die eigenen Klienten organisieren und managen. Dazu wird für jeden Klienten eine eigene Akte angelegt. Diese enthält alle relevanten Daten und Dokumente zum jeweiligen Klienten. Neben den bloßen Kontaktdaten, finden sich hier auch alle Berichte, Rechnungen, Gesprächsprotokolle etc. 

Diese Zentralisierung bringt viele Vorteile mit sich. So müssen Daten nur einmalige eingegeben werden, was Zeit spart und für eine sichere Ablage sorgt. Auch kann jeder zugriffsberechtigte Mitarbeiter auf die Daten zugreifen und muss nicht erst umständlich nach diesen Suchen. Letztlich lassen sich viele Prozesse rund um die Klientenverwaltung abkürzen und schlanker gestalten. 

Funktionen einer Klientenverwaltung

Wir wollen uns an dieser Stelle mit ein paar der wesentlichsten Vorteile einer Klientenverwaltung auseinandersetzen und deren konkreten Nutzen in der Praxis aufzeigen. 

Prozesse mit der Klientenverwaltung automatisieren

Wie bereits erwähnt, lassen sich viele Prozesse mit einer Klientenverwaltung innerhalb der ERP-Software automatisieren. Ein Beispiel hierfür stellt die automatische Rechnungserstellung dar. Ein Mitarbeiter stellt Stunden für einen Termin in Rechnung. Über den in der Personalakte hinterlegte Stundensatz wird der konkrete Rechnungsbeitrag errechnet und direkt der richtigen Rechnung zugeordnet. 

So ist für den Klienten immer direkt ersichtlich, welcher Mitarbeiter wie viele Stunden in Rechnung gestellt hat und zu welchem Satz. Das sorgt für mehr Transparenz und steigert die Effizienz, da den Mitarbeitern mehr zeit für das Kerngeschäft bleibt. Auch können die Rechnungen automatisiert versandt werden, beispielsweise in vordefinierten Zyklen wie dem Montansende. 

Rechtskonforme Verwaltung und Speicherung

Insbesondere die Arbeit mit Klienten ist mit hochsensiblen Daten verbunden. Ob Anwaltskanzlei oder Ergotherapie, sie alle müssen die Daten ihrer Klienten besonders schützen. Das gilt nicht nur für den Schutz vor externem Zugriff, sondern auch innerhalb der eigenen Organisation. Dabei spielen Aufbewahrungs- bzw. Löschfristen eine wichtige Rolle. 

Das System archiviert alle Daten sicher an einem zentralen Ort und erinnert an eben jene Fristen. Es schützt vor versehentlichem Löschen und mahnt, wenn die Aufbewahrungsfrist endet. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass immer alle Dokumente zur Verfügung stehen und rechtssicher archiviert werden. 

Suchfunktionen zum schnellen Finden von Dokumenten

Mitarbeiter verbringen oftmals Stunden mit der Suche nach Informationen und Dokumenten. Durch die zentrale Speicherung und Archivierung alle relevanten Dokumente an einem Ort, wird dieses Problem obsolet. Jedes Dokument wird mit Metadaten versehen und in einer vordefinierten Ordnerstruktur gespeichert. 

So kann bequem und schnell über diverse Suchfunktionen nach den entsprechenden Dokumenten gesucht werden. Auch eine Volltextsuche wird hier realisierbar. Das spart enorm viel Zeit und macht viele Prozesse schneller und am Ende kostensparender. 

Mobiler Zugriff auf Klientenakte

Oftmals arbeitet man direkt beim Klienten und benötigt daher mobilen Zugriff auf relevante Daten. Mit einer Applikation der ERP-Software wird dies möglich. Doch nicht nur zum Abrufen von Daten eignet sich der mobile Zugriff. Mitarbeiter können auch Daten von unterwegs aus in das ERP-System einpflegen. 

So lassen sich beispielsweise Arbeitszeiten über die App nachhalten. Diese können dann direkt den entsprechenden Klienten zugeordnet und abgerechnet werden. Das verkürzt viele Prozesse ungemein und sorgt für deutlich mehr Transparenz. So weiß der Innendienst immer genau, was im Außendienst gerade passiert. 

Rechte und Rollenvergabe

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf alle Daten, teilweise müssen die Daten auch besonders geschützt werden. Dazu lassen sich im System Rollen definieren, die Zugriff auf bestimmte Daten und Dokumente zulassen und für andere verweigern. So kann sichergestellt werden, dass auch nur diejenigen Mitarbeiter auf relevanten Daten zugreifen können, die Zugriff auf diese benötigen.

Fazit: Schnellere und effizientere Prozesse Dank Klientenverwaltung

Dank der Klientenverwaltung in einer ERP-Software können Prozesse deutlich verkürzt und somit effizienter gestaltet werden. Das Modul sorgt für einen rechtssicheren Umgang mit sensiblen Daten und ermöglicht es, Klienten individueller zu betreuen. Durch das Einsparen von Zeit und letztlich Geld, werden Ressourcen freigesetzt, die gewinnbringend an anderer Stelle eingesetzt werden können. 

Damit all das funktionieren kann muss die Klientenverwaltung zwingend in einer ERP-Software integriert sein. Dadurch lassen sich Prozesse abteilungsübergreifend und kostensparend aufsetzen. Zudem muss sichergestellt werden, dass die gewählte Software zum eigenen Unternehmen passt. Dann steht einer modernen und effizienten Klientenverwaltung nichts mehr im Weg.