Verwaltungsdigitalisierung: ERP, E-Rechnungen & Co.

Von der E-Rechnung bis zur Verbesserung der Teilhabe: Auch im Bereich der öffentlichen Verwaltung gibt es zahlreiche Möglichkeiten zur Digitalisierung.

Eine Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung soll Menschen den digitalen Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen erleichtern. Das Vorantreiben der digitalen Transformation in der Verwaltung bedarf einerseits auf Seite der Organisation entsprechender Anpassungen. Andererseits kann auch eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme für zahlreiche Anwendungsbereiche zum Einsatz kommen. Im Folgenden wollen wir einige, wichtige Einsatzbereiche und Systeme für die Verwaltungsdigitalisierung näher beleuchten.

Inhaltsverzeichnis

• ERP
• OZG & Self-Service
• E-Rechnung & DMS
• Barrierefreiheit

ERP-Software für die öffentliche Verwaltung

Eine ERP-Software bildet das Herzstück der IT-Infrastruktur. Im Enterprise Resource Planning geht es im unternehmerischen Kontext darum, die unternehmenseigenen Ressourcen so effizient und zielführend wie möglich einzusetzen. Auch im Bereich der Verwaltung wird doch eine ERP-Software eine zentrale Datenbank geschaffen, in welcher alle wichtigen Informationen zentral vorgehalten werden.

In der öffentlichen Verwaltung gilt es, Auflagen an die Digitalisierung gerecht zu werden, die für Städte, Kommunen und Co. gelten. Branchenspezifische Anbieter wissen um die spezifischen Anforderungen dieses Sektors. Ihre Systeme werden dementsprechend zumeist bereits im Standard den wichtigsten Anforderungen gerecht, die öffentliche Verwaltungen gemein haben.

Für weiterführende Informationen über ERP für diesen Sektor werfen Sie einen Blick in den Artikel "Ein ERP-System für den öffentlichen Sektor".

Online-Zugang und Self-Service für Bürger

Vom traditionellen Customer Relationship Management (CRM) kann in der öffentlichen Verwaltung zwar auch nicht die Rede sein. Hier geht es stattdessen eher darum, Bürgern Verwaltungsdienstleistungen auch online zur Verfügung zu stellen: Ganz im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG), welches Bürgern den persönlichen Gang zur Verwaltung sparen soll. Mit der Verpflichtung öffentlicher Verwaltungen zur elektronischen Bereitstellung von Verwaltungsdienstleistungen im Rahmen von Verwaltungsportalen sowie der Vernetzung dieser zu einem Portalverbund soll die Digitalisierung in diesem zentralen Bereich vorangetrieben werden.

Themenbereiche

Inhaltlich soll dabei der Zugang zu zahlreichen unterschiedlichen Dienstleistungen auf digitalem Wege ermöglicht werden, wie beispielsweise BaföG-oder auch Visaanträgen. Insgesamt sind die elektronisch bereitzustellenden Dienstleistungen dabei 14 Themenbereichen zuzuordnen. Dazu zählen beispielsweise Unternehmensführung und -Entwicklung (Verwaltungsdienstleistungen für die Wirtschaft), Gesundheit, Forschung & Förderung oder Bauen & Wohnen.

E-Rechnung und Dokumentenmanagement

Seit 2020 sind privatwirtschaftliche Unternehmen, welche Leistungen gegenüber öffentlichen Auftraggebern abrechnen, dazu verpflichtet, diese elektronisch auszustellen und zu übermitteln. Auch Seiten der öffentlichen Verwaltung bedarf es demnach einer Softwarelösung, welche der E-Rechnung gerecht wird.

Verwandt: Eine ERP-Software für Ämter 

Dabei geht es nicht nur um eine digitale Ablage in Form eines Dokumentenmanagementsystems, sondern auch um eine Lösung, welche die Weiterverarbeitung der Rechnung auf elektronischem Wege unterstützt. Durch die Nutzung einer ganzheitlichen ERP-Software wird das ermöglicht. Innerhalb der Lösung kann die Rechnung dann automatisiert an den zuständigen Mitarbeiter übermittelt werden. Das schafft Transparenz und sorgt für effizientere, interne Abläufe.

Barrierefreiheit

Technologische Fortschritte im Bereich künstlicher Intelligenz eröffnen zahlreiche, neue Anwendungsbereiche für AI. Neben KI-basierten Chatbots, welche seit bereits seit einigen Jahren auf den Websites vieler Unternehmen finden, wird beispielsweise auch der potenzielle Einsatz künstlicher Intelligenz im Gesundheitswesen getestet. Im Bereich der öffentlichen Verwaltung wird hingegen unter anderem auch mit der Hilfe künstlicher Intelligenz versucht, Barrieren zu reduzieren.

Als Beispiel ist an dieser Stelle das Beteiligungsprojekt "Kommunaler Gebärdensprach-Avatar" (KGA) zu nennen. Der KGA soll es Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung ermöglichen, informative Videos über Bürgerservices & Co. für gehörlose Menschen zu erstellen. Dabei sind keine Kenntnisse der deutschen Gebärdensprache (DGS) erforderlich.

Zusammenfassung

Aus diesen Beispielen wird deutlich, wie vielfältig die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung sein kann. Die Vorteile der Nutzung einer ganzheitlichen ERP-Lösung liegen dabei auch in der Verwaltung auf der Hand: Transparenz, schlankere Prozesse und eine Steigerung der Effizienz - und, dank den Fortschritten im Bereich künstlicher Intelligenz, auch eine angestrebte Verbesserung der Teilhabe.