Vertrieb im Großhandel

Vertrieb im Großhandel

Eine ERP-Software verfügt über eine ganze Reihe von Funktionen speziell für den Vertrieb im Großhandel. Welche das sind, lesen Sie hier.

ERP-Software-Systeme sind heute allgegenwärtig und bilden softwareseitig das Herzstück eines jeden Unternehmens. Zumeist sind die Systeme speziell auf die jeweiligen Branchen in denen Unternehmen ansässig sin, zugeschnitten und verfügen über zahlreiche Funktionen zur Unterstützung der alltäglich anfallenden Geschäftsprozesse. 

So auch für die Branche des Großhandels. Wir wollen uns an dieser Stelle einmal dem Modul der Vertriebssteuerung in einer ERP-Softwarefür den Großhandel widmen und dabei die einzelnen Funktionen genauer untersuchen. 

Doch zunächst einmal gilt es zu klären, was genau eine ERP-Software ist, wo es zum Einsatz kommt, welche Vorteile dieses mit sich bringt und warum ein speziell auf die Branche ausgerichtetes System von Nöten ist. Doch der Reihe nach. 

Inhaltsverzeichnis

Definition – Was ist eine ERP-Software?

ERP steht für Enterprise Ressource Planning und meint im ersten Moment die unternehmerische Aufgabe, alle im Unternehmen vorhandenen Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Das betrifft zum einen die vorhandenen Produktionsmittel, die Materialien und auch die Infrastruktur, zum anderen jedoch auch die vorhandenen personellen Ressourcen. Letztlich sollen sämtliche Geschäftsprozesse flächendeckend optimiert und effizienter gestaltet werden. 

Alle Daten an einem zentralen Ort 

Eine ERP-Software übernimmt genau diese Aufgabe. Durch smarte Verbindungen zwischen den einzelnen Geschäftsprozessen, Abteilungen innerhalb des Unternehmens und der Einbeziehung externer Prozesse, bildet die Software alle Geschäftsabläufe digital ab und optimiert diese. Dies geschieht durch Aufdeckung unnötiger Prozessschritte, Optimierung langwieriger Abläufe oder einer Automatisierung einzelner Prozesseschritte, wodurch deutlich schnellere Workflows entstehen. 

Schnellere und sichere Prozesse

Durch die Speicherung aller unternehmensbezogener Daten an einem zentralen Ort wir dafür Sorge getragen, dass alle Beteiligten im Unternehmen mit denselben validen Daten arbeiten. Das macht Prozesse per se schneller und weniger fehleranfällig. Wie wollen uns an dieser Stelle einmal dem Modul der Vertriebssteuerung für Großhandel-ERP-Software-Systeme widmen und schauen, wie die Software dabei hilft Prozesse im Vertrieb zu optimieren.

Vertriebssteuerung mit dem ERP

Ziel des Modules Vertriebssteuerung ist es, den gesamten Vertriebsprozess durchgängig abzubilden und effizient zu steuern. Quasi von der Absatzplanung über die Angebotskalkulation bis hin zur Lieferung soll ein eingängiger und durchlaufender Prozess entwickelt werden. 

Heutzutage bestimmen nicht mehr ausschließlich Qualität und Preis über einen erfolgreichen Vertragsabschluss, viel mehr rückt die gesamte Customers Journey, auch im Großhandel in den Mittelpunkt der Vertriebsstrategie. 

Ansprüche der Kunden stetig gestiegen

Die Kunden erwarten umfangreiche Informationen zum Produkt aber auch zur Lieferung, verlangen nach verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten und wollen den Status einer Bestellung live verfolgen. 

Mit einer entsprechenden ERP-Software wird der gesamte Prozess transparent und für die Servicemitarbeiter nachvollziehbar. So können diese etwaigen Anfragen unmittelbar und korrekt beantworten. Auch dies gehört untrennbar zu einem positiven Kundenerlebnis dazu. 

Angebotserstellung einfach, schnell und direkt

Kundenwünsche lassen sich automatisch in konkrete Angebote transferieren. Bereits bei der Anfrage kann das System abgleichen, ob und in welcher Menge eine Ware verfügbar ist, wie lange die Beschaffung dauern würde und errechnet den frühestmöglichen Liefertermin. Ganzgleich ob es sich dabei um Bestandsware, Serienprodukte oder individuell anzupassende Waren auf Kundenwunsch handelt. 

Produkt-Konfiguratoren und Kalkulationen

Bei letzterem unterstützen regelbasierte Kalkulationen und Produktkonfigurationsfunktionen innerhalb des Moduls. Angebote lassen sich dann leicht über spezielle Designfunktionen in das korrekte Format transferieren und werden zudem im zentralen Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt. Auf diese Weise können alle Änderungen am Angebot, die im Nachgang vorgenommen werden, lückenlos zurückverfolgen. 

Workflows schaffen schnellere Prozessabläufe

Mit Workflow-Management-Funktionen werden nicht nur viele Prozesse deutlich beschleunigt, auch die Prozessqualität wird maßgeblich gesteigert. Routineaufgaben, wie die Eingabe von Daten oder die Erstellung von Rechnungen laufen weitestgehend automatisiert ab. 

Bestellungen schneller verarbeiten

Bereits bei der Angebotserstellung helfen die Funktionen dabei dieses in das Formular zu übertragen. Wird dann eine Bestellung vorgenommen, kann diese direkt, unter Berücksichtigung des zuvor erstellen Angebotes mit den entsprechenden Konditionen, in eine entsprechende Rechnung überführt werden. Dadurch wird der gesamt Vertriebsprozess maßgeblich beschleunigt. 

Automationen erleichtern Nachverfolgung

Ebenso können automatisierte Folgeangebote an den Kunden in zuvor festgelegten zeitlichen Abständen automatisch versandt werden. Die erhöht die Verkaufschancen signifikant, da deutlich präziser auf entsprechende Kundenwünsche eingegangen werden kann. An dieser Stelle wird bereits die Verbindung zwischen Vertrieb und Marketing deutlich. Eine ERP-Software schafft grundsätzlich eine Vielzahl derartiger Vernetzungen. 

Anbindung an das Kundenmanagementsystem (CRM)

Eine solche Vernetzung ist beispielsweise jene zum Customer-Relationship-Management System (CRM), welche für Handelsunternehmen von zentraler Bedeutung ist. Ob telefonisch, per Mail oder über den eigenen Onlineshop bestellt wird, sollte für den Kunden keinerlei Unterschied machen. 

Damit dem auch so ist, müssen alle relevanten Daten an einem zentralen Ort zur Verfügung stehen, sodass der Kunde, ganz gleich welchen Kanal er wählt immer mit den gleichen Konditionen rechnen kann. 

Näher am Kunden sein

Um dies zu ermöglichen ist eine Verbindung zum CRM-System unablässig. In diesem werden alle relevanten Daten zu einem Kunden gespeichert und verwaltet. So lassen sich bevorzugte Kanäle des einen Kunden von anderen Kunden abgrenzen, was letztlich wieder dem Vertrieb und dem Marketing dienlich ist. 

Die ERP-Software kann über entsprechende Schnittstellen alle Vertriebskanäle, zu denen auch die diversen Großhandelsplattformen zähen, übersichtlich darstellen, sodass der Vertrieb immer den genauen Überblick über den gesamten Verkauf behält. 

Vertriebscontrolling managen

Mit sogenannten Business-Intelligence-Funktionen zur die Verkaufsplanung und das Vertriebscontrolling kann eine Umsatzsteigerung realisiert werden. Dabei werden bereichsübergreifend und regelmäßig diverse Berichte zu laufenden Analysen erstellt. 

Auf übersichtlichen Dashboards hat das Controlling zudem alle wichtigen Kennzahlen zum Vertrieb im Blick und kann Trends, sowie Ausreißer direkt erkennen. Ebenso lassen sich diverse individualisierbare ad hoc-Analysen durchführen, sodass alle weiteren Detailfragen, die sich für das Vertriebscontrolling ergeben beantwortet werden können.  

Viele weitere Funktionen für den Vertrieb 

Letztlich unterstützt die ERP-Software den Vertrieb auf viele verschiedene Weisen. Über verschiedene Vertriebswege hinweg lassen sich Waren und Dienstleistungen optimal und kundenzentriert verkaufen, ohne dass dabei Verkaufschancen vertan werden. Die ERP-Software verhindert genau dies, indem alle Daten zentral erfasst und in Verbindung mit dem Kundenbeziehungsmanagement gebracht werden. 

Auch Marketing und Kundenservice profitieren

So kann nicht nur der Vertrieb genau sehen, wie es um ein bestimmten Bestellvorgang bestellt ist, vielmehr kann auch das Marketing und der Kundenservice darauf zurückgreifen. Dies garantiert ein allumfassendes Bild im gesamten Unternehmen, welches den Absatz letztlich ansteigen lassen kann. Prozesse werden durchgehend transparenter und vor allem deutlich weniger Fehleranfällig. 

Besonders lohnend kann sich die mobile Version der Vertriebssteuerung herausstellen. Der Außendienst kann einfach von unterwegs auf die entsprechenden Kundendaten zugreifen und neue Kontakte, wie auch Aufträge eintragen. 

Die so eingetragenen Aufträge lassen sich dann ganz einfach und schnell vom Innendienst verarbeiten, sodass für den Kunden keine unnötigen Wartezeiten entstehen. Auch kann der Außendienstler direkt Auskunft darüber geben, zu welchem Liefertermin eine etwaige Bestellung zu realisieren wäre. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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