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Mit diesen Tipps gelingt das Prozessmanagement

Das Prozessmanagement lässt sich mit dem ERP-System maßgeblich optimieren. Wie besonders die diskrete Fertigung profitiert, erfahren Sie hier.

Das sogenannte Prozessmanagement ist besonders in der diskreten Fertigung ein wichtiger, zentraler Bestandteil der Unternehmensstrategie.

In Zeiten der digitalen Transformation ermöglicht es die Integration moderner Process Management Software in das eigene ERP-System, komplexe Prozesse anschaulich abzubilden und entsprechend auszuwerten – immer mit dem Ziel der kontinuierlichen Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse.

In diesem Artikel wollen wir uns daher einmal näher mit der Rolle des Prozessmanagements und der softwaregestützten Umsetzung entsprechender Prozesse im ERP-System auseinandersetzen. Zunächst muss jedoch definiert werden, was eigentlich konkret unter dem Begriff des Prozessmanagements zu verstehen ist. 

Inhaltsverzeichnis

Prozessmanagement: Eine Definition

Im Englischen wird Prozessmanagement als Business Process Management bezeichnet. Dieser Begriff wird häufig auch in betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen verwendet und mit dem Akronym BPM bezeichnet. 
Hierbei handelt es sich um ein Management-Konzept zur zielorientierten 

  • Gestaltung
  • Ausführung
  • Steuerung

und Optimierung von Geschäftsprozessen.

Die Rolle des Prozessmanagements in der diskreten Fertigung

Mit dem Aufstieg von Konzepten wie Industrie 4.0 hat das Prozessmanagement bzw. geeignete Process Management Software erneut an Relevanz gewonnen. So beginnen auch diverse Unternehmen, welche sich vor allem auf die diskrete Fertigung spezialisiert haben, mit einer umfassenden Digitalisierung. 

Hoher Wettbewerbs- und Innovationsdruck in der diskreten Fertigung

Denn der Druck ist groß: Globalisierung und die stetige digitale Innovation der Mitbewerber erhöhen den Wettbewerbsdruck im Bereich der diskreten Fertigung kontinuierlich. Es gilt also: „Innovate or die“. 

Auch Kunden werden anspruchsvoller

Wer nicht mit zieht, verpasst im Extremfall den Absprung und verliert den entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Da auch Kunden immer anspruchsvoller werden, sollten Unternehmen dieses Industriezweiges in jedem Fall die Nutzung geeigneter Process Management Software in Betracht ziehen. 

Unterteilung in aufgabenspezifische Teilbereiche

Da sich das Prozessmanagement mit sämtlichen unternehmensrelevanten Geschäftsprozessen auseinander setzt, wird es besonders in größeren Unternehmen in unterschiedliche Teilbereiche eingeteilt, die von anderen Verantwortlichen betreut werden. 
Moderne ERP-Systeme helfen in jedem Bereich, Prozessabläufe zu optimieren. 

Prozessgestaltung im ERP-System

Für die Prozessgestaltung ist üblicherweise ein sogenannter Prozessanalyst verantwortlich. Im Gegensatz zum Prozessarchitekten, wessen Rolle im Folgenden thematisiert wird, setzt sich dieser vor allem mit der fachlichen Umsetzung des Prozesses auseinander. 

Dementsprechend verfügt er über umfangreiches Wissen über den gesamten Prozessablauf und dessen Aktivitäten bzw. In- und Output.

1: Erstellung eines Prozessmodels

Zunächst gilt es, ein Prozessmodel zu erstellen. Dies geschieht im Idealfall mithilfe von Prozessmanagement Software, welche in das unternehmenseigene ERP System integriert ist. 

Eine leistungsstarke Process Management Software bietet eine grafische Oberfläche, welche die Prozessmodellierung erleichtert. So können beispielsweise verschiedenen Prozessmöglichkeiten dargestellt werden.  

Nach Erstellung des grundsätzlichen Modelles muss der genaue Ablaufe des Prozesses ermittelt werden. In diesem Bereich ist es wichtig, Faktoren wie In- und Output sowie Rollen und Aktivitäten mit einzubeziehen. 

2: Prozesssimulation

Auf die Erstellung des Prozessmodells folgt nun seine Simulation. Auch an dieser Stelle unterstützt ein das ERP System integrierte Process Management Software das Unternehmen extensiv. 

Können Prozesse im vorab simuliert und auf Praxistauglichkeit getestet werden, spart dies Zeit und Ressourcen, die im Echtzeit anderenfalls verloren gehen könnten.

Im schlimmsten Fall könnte es bei Problematiken zu einer Störung der Betriebsabläufe kommen. Um dies zu verhindern, ist eine vorherige Simulation im ERP-System essenziell.  Zudem ist es möglich, den Ablauf diverser Modelle zu simulieren. So lässt sich das effizienteste Prozessmodell, welches gegebene KPIs (Key Performance Indicator) am besten abdeckt, schnell identifizieren. 

Ist ein geeignetes Modell identifiziert, gilt es, dies zur optimieren und finalisieren. Damit endet der Aufgabenbereich des Prozessanalysten und der des Prozessarchitekten beginnt.

Prozesse im ERP-System implementieren

Wie bereits thematisiert handelt es sich bei der Prozessgestaltung um einen Aufgabenbereich, der vor allem nach fachlichem Knowhow verlangt. Bei der Implementierung eines Prozesses ist hingegen technisches Fachwissen gefragt. 

Implementierung erfordert technisches Know-How

Diese Aufgabe übernimmt dementsprechend üblicherweise ein sogenannter Prozessarchitekt, welcher sich technische Umsetzung der analysierten, dokumentierten und modellierten Prozesse übernimmt. Dieser sollte sich entsprechend gut mit der genauen Funktionsweise des jeweiligen ERP-Systems auskennen. 

Aktivitäten, Nutzer von Workflows und Dienste müssen innerhalb des ERP Systems für alle softwaregesteuerten Aktivitäten spezialisiert werden. In der Prozessimplementierung muss neben der Erstellung der Prozessanwendung diese auch getestet werden.

Technische Prozessoptimierung im ERP

Process Management Software bietet innerhalb des ERP-Systems zahlreiche, technische Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Zwei gängige Technologien und Methoden – das Process Mapping und das Process Mining - werden im Folgenden thematisiert. 

1: Process Mapping

Im Process Mapping geht es um die Erstellung einer Art Prozesslandkarte. Anhand dieser Map lassen sich Prozesse im Zusammenhang zu einander abbilden. 

So können Anwender entsprechende Abhängigkeiten von Prozessschritten bzw. eventuelle Wechselwirkungen einzelner Prozessschritte aufeinander extrahieren und dementsprechend Anpassungen vornehmen. 

2: Process Mining

Beim sogenannten Process Mining handelt es sich um eine Methode zur Geschäftsprozessanalyse. So ist auch das Ziel dieser Methode ultimativ die Optimierung bestehender Prozesse. Um dies zu ermöglichen, werden im Process Mining unter anderem Ist- und Soll- Zustand miteinander verglichen.  

Visualisierung schafft Überblick über komplexe Zusammenhänge

Durch eine ausführliche Visualisierung kann jeder Schritt eines großen, komplexen Prozesses einzeln betrachtet und ausgewertet werden. So ermöglicht es das Process Mining, im Falle eines Zwischenfalls schnell den fehlerhaften Schritt zu identifizieren und diesen dementsprechend anzupassen. 

Die Relevanz von agilem Prozessmanagement

Marktgegebenheiten, Kundenerwartungen und der technologische Fortschritt entwickeln sich stetig weiter. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen von besonderer Bedeutung, diese Veränderungen zu realisieren und dementsprechend auf sie zu reagieren. 

Wer sich nicht anpasst, läuft Gefahr, seinen bestehenden Wettbewerbsvorteil zu verlieren und in Vergessenheit zu geraten. 
An dieser Stelle kommt das agile Prozessmanagement ins Spiel. Da dies ein äußert umfangreiches Thema es, soll es an dieser Stelle lediglich angeschnitten werden.

Wichtig ist jedoch, dass es auf dem Grundsatz beruht, dass ein Unternehmen bzw. dessen Prozesse nie vollständig durchgeplant sein können – und sollten. 

Nicht alle Faktoren lassen sich kontrollieren und steuern

Da äußere Umstände ständig in Bewegung sind, ist dies schlichtweg unmöglich. Hinzu kommt, dass eine Standardisierung nicht bei allen Prozessarten möglich ist. Bei Fertigungsprozessen im Bereich der Serienfertigung sollte dies im Normalfall kein Problem sein. 
Bei Prozessen, welche wie die Produktentwicklung selbst beispielsweise auf Feedback basieren, sieht dies schon anders aus. 

Fazit: Eine Mischung aus Planung und Flexibilität

Das Prozessmanagement ist eine überaus wichtige aber auch komplexe Aufgabe. Moderne ERP-Systeme können diese unternehmerische Aufgabe jedoch maßgeblich erleichtern. Mit Methoden wie Process Mapping und Mining lassen sich Zusammenhänge und Wechselwirkungen besser erkennen. 

So sind ERP-Systeme mit geeigneten Prozessmanagement-Funktionen wichtige Tools, die Unternehmen bei der systematischen Prozessgestaltung zur Seite stehen. 

Trotz strategischem Ansatz sollte jedoch stets Raum für eventuell benötigte Flexibilität gelassen werden. Letzten Endes gibt es auch im Bereich der diskreten Fertigung stets äußere Faktoren und Einflüsse, die außerhalb des unternehmenseigenen Einflussbereiches liegen. 

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