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Mit diesen Tipps gelingt das Prozessmanagement

Das Prozessmanagement lässt sich mit dem ERP-System maßgeblich optimieren. Wie besonders die diskrete Fertigung profitiert, erfahren Sie hier.

Das sogenannte Prozessmanagement ist besonders in der diskreten Fertigung ein wichtiger, zentraler Bestandteil der Unternehmensstrategie.

In Zeiten der digitalen Transformation ermöglicht es die Integration moderner Process Management Software in das eigene ERP-System, komplexe Prozesse anschaulich abzubilden und entsprechend auszuwerten – immer mit dem Ziel der kontinuierlichen Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse.

In diesem Artikel wollen wir uns daher einmal näher mit der Rolle des Prozessmanagements und der softwaregestützten Umsetzung entsprechender Prozesse im ERP-System auseinandersetzen. Zunächst muss jedoch definiert werden, was eigentlich konkret unter dem Begriff des Prozessmanagements zu verstehen ist. 

Inhaltsverzeichnis

Prozessmanagement: Eine Definition

Im Englischen wird Prozessmanagement als Business Process Management bezeichnet. Dieser Begriff wird häufig auch in betriebswirtschaftlichen Zusammenhängen verwendet und mit dem Akronym BPM bezeichnet. 
Hierbei handelt es sich um ein Management-Konzept zur zielorientierten 

  • Gestaltung
  • Ausführung
  • Steuerung

und Optimierung von Geschäftsprozessen.

Die Rolle des Prozessmanagements in der diskreten Fertigung

Mit dem Aufstieg von Konzepten wie Industrie 4.0 hat das Prozessmanagement bzw. geeignete Process Management Software erneut an Relevanz gewonnen. So beginnen auch diverse Unternehmen, welche sich vor allem auf die diskrete Fertigung spezialisiert haben, mit einer umfassenden Digitalisierung. 

Hoher Wettbewerbs- und Innovationsdruck in der diskreten Fertigung

Denn der Druck ist groß: Globalisierung und die stetige digitale Innovation der Mitbewerber erhöhen den Wettbewerbsdruck im Bereich der diskreten Fertigung kontinuierlich. Es gilt also: „Innovate or die“. 

Auch Kunden werden anspruchsvoller

Wer nicht mit zieht, verpasst im Extremfall den Absprung und verliert den entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Da auch Kunden immer anspruchsvoller werden, sollten Unternehmen dieses Industriezweiges in jedem Fall die Nutzung geeigneter Process Management Software in Betracht ziehen. 

Unterteilung in aufgabenspezifische Teilbereiche

Da sich das Prozessmanagement mit sämtlichen unternehmensrelevanten Geschäftsprozessen auseinander setzt, wird es besonders in größeren Unternehmen in unterschiedliche Teilbereiche eingeteilt, die von anderen Verantwortlichen betreut werden. 
Moderne ERP-Systeme helfen in jedem Bereich, Prozessabläufe zu optimieren. 

Prozessgestaltung im ERP-System

Für die Prozessgestaltung ist üblicherweise ein sogenannter Prozessanalyst verantwortlich. Im Gegensatz zum Prozessarchitekten, wessen Rolle im Folgenden thematisiert wird, setzt sich dieser vor allem mit der fachlichen Umsetzung des Prozesses auseinander. 

Dementsprechend verfügt er über umfangreiches Wissen über den gesamten Prozessablauf und dessen Aktivitäten bzw. In- und Output.

1: Erstellung eines Prozessmodels

Zunächst gilt es, ein Prozessmodel zu erstellen. Dies geschieht im Idealfall mithilfe von Prozessmanagement Software, welche in das unternehmenseigene ERP System integriert ist. 

Eine leistungsstarke Process Management Software bietet eine grafische Oberfläche, welche die Prozessmodellierung erleichtert. So können beispielsweise verschiedenen Prozessmöglichkeiten dargestellt werden.  

Nach Erstellung des grundsätzlichen Modelles muss der genaue Ablaufe des Prozesses ermittelt werden. In diesem Bereich ist es wichtig, Faktoren wie In- und Output sowie Rollen und Aktivitäten mit einzubeziehen. 

2: Prozesssimulation

Auf die Erstellung des Prozessmodells folgt nun seine Simulation. Auch an dieser Stelle unterstützt ein das ERP System integrierte Process Management Software das Unternehmen extensiv. 

Können Prozesse im vorab simuliert und auf Praxistauglichkeit getestet werden, spart dies Zeit und Ressourcen, die im Echtzeit anderenfalls verloren gehen könnten.

Im schlimmsten Fall könnte es bei Problematiken zu einer Störung der Betriebsabläufe kommen. Um dies zu verhindern, ist eine vorherige Simulation im ERP-System essenziell.  Zudem ist es möglich, den Ablauf diverser Modelle zu simulieren. So lässt sich das effizienteste Prozessmodell, welches gegebene KPIs (Key Performance Indicator) am besten abdeckt, schnell identifizieren. 

Ist ein geeignetes Modell identifiziert, gilt es, dies zur optimieren und finalisieren. Damit endet der Aufgabenbereich des Prozessanalysten und der des Prozessarchitekten beginnt.

Prozesse im ERP-System implementieren

Wie bereits thematisiert handelt es sich bei der Prozessgestaltung um einen Aufgabenbereich, der vor allem nach fachlichem Knowhow verlangt. Bei der Implementierung eines Prozesses ist hingegen technisches Fachwissen gefragt. 

Implementierung erfordert technisches Know-How

Diese Aufgabe übernimmt dementsprechend üblicherweise ein sogenannter Prozessarchitekt, welcher sich technische Umsetzung der analysierten, dokumentierten und modellierten Prozesse übernimmt. Dieser sollte sich entsprechend gut mit der genauen Funktionsweise des jeweiligen ERP-Systems auskennen. 

Aktivitäten, Nutzer von Workflows und Dienste müssen innerhalb des ERP Systems für alle softwaregesteuerten Aktivitäten spezialisiert werden. In der Prozessimplementierung muss neben der Erstellung der Prozessanwendung diese auch getestet werden.

Technische Prozessoptimierung im ERP

Process Management Software bietet innerhalb des ERP-Systems zahlreiche, technische Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Zwei gängige Technologien und Methoden – das Process Mapping und das Process Mining - werden im Folgenden thematisiert. 

1: Process Mapping

Im Process Mapping geht es um die Erstellung einer Art Prozesslandkarte. Anhand dieser Map lassen sich Prozesse im Zusammenhang zu einander abbilden. 

So können Anwender entsprechende Abhängigkeiten von Prozessschritten bzw. eventuelle Wechselwirkungen einzelner Prozessschritte aufeinander extrahieren und dementsprechend Anpassungen vornehmen. 

2: Process Mining

Beim sogenannten Process Mining handelt es sich um eine Methode zur Geschäftsprozessanalyse. So ist auch das Ziel dieser Methode ultimativ die Optimierung bestehender Prozesse. Um dies zu ermöglichen, werden im Process Mining unter anderem Ist- und Soll- Zustand miteinander verglichen.  

Visualisierung schafft Überblick über komplexe Zusammenhänge

Durch eine ausführliche Visualisierung kann jeder Schritt eines großen, komplexen Prozesses einzeln betrachtet und ausgewertet werden. So ermöglicht es das Process Mining, im Falle eines Zwischenfalls schnell den fehlerhaften Schritt zu identifizieren und diesen dementsprechend anzupassen. 

Die Relevanz von agilem Prozessmanagement

Marktgegebenheiten, Kundenerwartungen und der technologische Fortschritt entwickeln sich stetig weiter. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen von besonderer Bedeutung, diese Veränderungen zu realisieren und dementsprechend auf sie zu reagieren. 

Wer sich nicht anpasst, läuft Gefahr, seinen bestehenden Wettbewerbsvorteil zu verlieren und in Vergessenheit zu geraten. 
An dieser Stelle kommt das agile Prozessmanagement ins Spiel. Da dies ein äußert umfangreiches Thema es, soll es an dieser Stelle lediglich angeschnitten werden.

Wichtig ist jedoch, dass es auf dem Grundsatz beruht, dass ein Unternehmen bzw. dessen Prozesse nie vollständig durchgeplant sein können – und sollten. 

Nicht alle Faktoren lassen sich kontrollieren und steuern

Da äußere Umstände ständig in Bewegung sind, ist dies schlichtweg unmöglich. Hinzu kommt, dass eine Standardisierung nicht bei allen Prozessarten möglich ist. Bei Fertigungsprozessen im Bereich der Serienfertigung sollte dies im Normalfall kein Problem sein. 
Bei Prozessen, welche wie die Produktentwicklung selbst beispielsweise auf Feedback basieren, sieht dies schon anders aus. 

Fazit: Eine Mischung aus Planung und Flexibilität

Das Prozessmanagement ist eine überaus wichtige aber auch komplexe Aufgabe. Moderne ERP-Systeme können diese unternehmerische Aufgabe jedoch maßgeblich erleichtern. Mit Methoden wie Process Mapping und Mining lassen sich Zusammenhänge und Wechselwirkungen besser erkennen. 

So sind ERP-Systeme mit geeigneten Prozessmanagement-Funktionen wichtige Tools, die Unternehmen bei der systematischen Prozessgestaltung zur Seite stehen. 

Trotz strategischem Ansatz sollte jedoch stets Raum für eventuell benötigte Flexibilität gelassen werden. Letzten Endes gibt es auch im Bereich der diskreten Fertigung stets äußere Faktoren und Einflüsse, die außerhalb des unternehmenseigenen Einflussbereiches liegen. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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