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So maximieren Sie das Potenzial Ihrer lokalen ERP-Software

Erfahren Sie, wie Sie das Meiste aus Ihrer On-Premises ERP-Software herausholen.

Immer mehr Unternehmen setzen im Zeitalter der allgegenwärtigen Digitalisierung auf softwareseitige Unterstützung zur Planung, Steuerung und Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse. 

Doch die Anschaffung einer (neuen) ERP-Software ist immer mit einem gewissen Risiko verbunden. Wir zeihen Ihnen daher, wie Sie das Potenzial ihrer lokalen ERP-Software maximieren und so einen entsprechenden ROI erzielen. 

Zunächst muss jedoch definiert werden, was konkret unter einer ERP-Software zu verstehen ist und worin sich lokale und Cloud-basierte Lösungen unterscheiden. 

Inhaltsverzeichnis

ERP-Software: Ein Überblick

„ERP“ ist eine Abkürzung und bezeichnet den englischen Begriff „Enterprise Resource Planning“. Im deutschen Sprachgebrauch wird in diesem Zusammenhang üblicherweise der Begriff „Geschäftsressourcenplanung“ verwendet.

Hierbei handelt es sich um die fundamentale unternehmerische Aufgabe, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zur richtigen Zeit an richtiger Stelle in benötigter Qualität und Quantität sowie mit den richtigen Informationen versehen zur Verfügung zu stellen. 

Komplexe Prozesse abbilden…

Es nach Unternehmen bedarf es dazu einer Vielzahl teils komplexer, aufeinander aufbauender oder miteinander vernetzter Geschäftsprozesse. Um den Überblick über diese Prozesse zu behalten setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Unterstützung in Form von ERP-Software. 

… und optimieren

Moderne ERP-Software ist in der Lage, alle relevanten Geschäftsprozesse digital abzubilden. Innerhalb der ERP-Software können diese Prozesse dann 

  • Verwaltet 
  • Gesteuert 
  • Verschlankt 
  • Optimiert 
  • Automatisiert 

werden. 

Die Vorteile einer ERP-Software

Durch die effizientere Gestaltung bestehender Geschäftsprozesse können Unternehmen so wertvolle Ressourcen einsparen, welche dann wiederum an anderer Stelle gewinnbringender eingebracht werden können.

Auf diese Weise kann eine geeignete ERP-Software Unternehmen einen ausschlaggebenden Wettbewerbsvorteil verschaffen. Diesen bedarf es, um sich langfristig auf wettbewerbsstarken Märkten behaupten zu können. 

Auswahl der richtigen ERP-Software

Damit sich jedoch die potenziellen Vorteile einer ERP-Software auch einstellen, muss diese auch für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen geeignet sein.

Dabei gibt es einige entscheidende Kriterien, in denen sich unterschiedliche Systeme voneinander unterscheiden. Ein wesentlicher Faktor ist das Nutzungs- und Lizenzmodell. 

Unterschiede zwischen lokaler ERP-Software und der Cloud

Dabei steht die Cloud der „konventionellen“, lokalen ERP-Software direkt gegenüber. Doch worin unterscheiden sich die beiden Nutzungs- und Lizenzmodelle? 

Lokale ERP-Software

Die Bezeichnung „Lokal“ oder „On-Premises“ wurde erst nach der Jahrtausendwende geprägt. Das liegt nicht etwas daran, dass erst zu dieser Zeit lokale ERP-Software auf den Markt kam. Ganz im Gegenteil:

ERP-Software war ursprünglich nur in diesem Nutzungs- und Lizenzmodell verfügbar. Aus diesem Grund bestand schlicht und ergreifend nicht die Notwendigkeit, eine Differenzierung zu anderen Modellen vorzunehmen. 

Lokale ERP-Software wird auf den hauseigenen Servern des jeweiligen Unternehmens installiert und von dort aus auch betrieben. Somit hat das Unternehmen die volle Kontrolle über Hard- und Software, da diese sich in dessen Besitz befinden.

Damit geht jedoch auch eine entsprechende Verantwortung – beispielsweise über die Durchführung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen – einher. 

ERP aus der Cloud

Cloud-basierte ER´P-Software befindet sich nicht im Besitz des Unternehmens. Auch die Hardware wird über einen externen Dienstleister – den Cloud-Betreiber – bereitgestellt.

Betrieben wird die ERP-Software nicht über einen bestimmten Server, sondern ein internationales Netzwerk aus diversen Servern in unterschiedlichen Rechenzentren. 

In Zusammenhang mit der Cloud fällt oftmals auch der Begriff „SaaS“ (Software-as-a-Service). Die ERP-Software wird in Form eines Rundum-Sorglos-Paketes bereitgestellt. Alle Dienstleistungen in Bezug auf die Software sind somit im monatlichen Preis für die Nutzung der ERP-Software beinhaltet. 

Neben den beiden grundlegenden Nutzungs- und Lizenzmodellen gibt es noch die Mischformen gehostet und hybrid. 

Vor- und Nachteile

Jedes Lizenzmodell hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Die Cloud erfreut sich seit einigen Jahren aufgrund des hohen Komforts und der Flexibilität zunehmend an Beliebtheit.

Doch auch lokale ERP-Software wird nach wie vor gerne implementiert. Letztlich haben Unternehmen bei diesem Lizenzmodell die volle Kontrolle über System und können bei Bedarf entsprechend individuelle Anpassungen vornehmen (lassen). 

Doch wie können Unternehmen, die sich für eine lokale ERP-Software entschieden haben, ihr volles Potenzial ausschöpfen? 

Integrierte IT-Infrastruktur

Zunächst sollten Unternehmen bedenken, dass eine Software nur ihr volles Potenzial entfalten kann, wenn sie in die bestehende IT-Infrastruktur integriert ist.

Auf diese Weise wird gewährleistet, dass alle vorhandenen Systeme fließend miteinander kommunizieren können und ein lückenloser Informationsaustausch zwischen allen Anwendungen gewährleistet ist. 

Anderenfalls kommt es zu Medienbrüchen, die wiederum eine doppelte Datenpflege notwendig machen. Datensilos, Übertragungsfehler und Anomalien sind die Folge. 

CRM- und DMS-Software

In jedem Fall sollten grundlegende Anwendungen, die an den meisten Geschäftsprozessen beteiligt sind, in die ERP-Software integriert werden. Hierbei handelt es sich beispielsweise um CRM-Software. Doch auch das hauseigene Dokumentenmanagementsystem sollte angebunden werden. 

Datenschutzrechtliche Maßnahmen treffen

Eine weitere Maßnahme zur Maximierung des Potenzials einer lokalen ERP-Lösung ist der Datenschutz.

Entscheiden sich Unternehmen für eine lokale ERP-Software, tragen sie die volle Verantwortung für die Planung und Abwicklung aller datenschutzrechtlichen Maßnahmen. Dies bezieht sich sowohl auf die Hard- als auch auf die Software. 

Vergaberechte

Innerhalb der meisten ERP-Software lässt sich beispielsweise über entsprechende Vergaberechte regulieren, welcher Nutzer Zugriff auf welche Informationen im System hat und welche Vorgänge er autorisiert durchführen kann. 

Passwörter

Auch weitere Sicherheitsmaßnahmen, wie das regelmäßige Ändern von Passwörtern oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, sind zu empfehlen.  

Viele Systeme beinhalten standardisiert entsprechende Funktionen, die beispielsweise Nutzer in regelmäßigen Abständen an die Vergabe eines neuen Passwortes erinnern.  

Sicherheit der Server

Doch auch die Server müssen entsprechend geschützt werden. Hier geht es unter anderem darum, nicht benötigte Dienste abzuschalten. Doch auch das Rechenzentrum sollte physisch vor einem möglichen Zutritt Unbefugter geschützt werden. 

Mitarbeiter ausgiebig schulen

Auch die beste ERP-Software ist nur so gut wie ihre Anwender. Aus diesem Grund sollten Unternehmen insbesondere im Rahmen der Einführung einer neuen ERP-Software ihre Mitarbeiter ausgiebig schulen. Dabei sollten sie ein Augenmerk auf die praktische Anwendung legen. 

Belegschaft früh miteinbeziehen

Wichtig ist zudem, dass Mitarbeiter möglichst früh in das Softwareprojekt miteinbezogen werden. Auf diese Weise legen Unternehmen die Grundlage dafür, dass die neue ERP-Software auch von der Belegschaft akzeptiert wird.

Im Rahmen eines Erstgespräches sollten der Belegschaft die Vorteile, die ihnen im Tagesgeschäft entstehen sollen, deutlich gemacht werden. 

Regelmäßige Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen

Bei einer lokalen ERP-Software wickelt das Anwenderunternehmen Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen in Eigenregie ab. 

Der IT Kapazitäten einräumen

Aus diesem Grund sollte sichergestellt werden, dass die hauseigene IT-Abteilung über entsprechende Kapazitäten zur regelmäßigen Durchführung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen verfügt. 

Updates und Leistungstests

Konkret geht es beispielsweise über die Durchführung von Updates, um zu gewährleisten, dass das System nach wie vor auf dem neuesten Stand ist und ein voller Support durch den ERP-Anbieter weiterhin gewährleistet ist.

Auch empfiehlt es sich, in regelmäßigen Abständen Leistungstests durchzuführen. Insbesondere bei zunehmender Anzahl paralleler Nutzer kann es vermehrt zu längeren Ladezeiten kommen. In diesen Fällen sollten entsprechende Optimierungen vorgenommen werden. 

Fazit: So maximieren Sie das Potenzial ihrer lokalen ERP-Software

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass Unternehmen viel Einfluss auf den Mehrwert ihrer lokalen ERP-Software haben. Wird das System gepflegt, kann es über viele Jahre hinweg als wertvoller Begleiter im Tagesgeschäft fungieren. 

Damit sich das volle Potenzial der ERP-Software entfaltet, sollten der IT-Abteilung in jedem Fall entsprechende Kapazitäten für die Durchführung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen eingeräumt werden. 

In Kombination mit entsprechenden Anbindungen zu allen anderen Anwendungen sowie ausgiebigen Mitarbeiterschulungen wird so der Mehrwert der ERP-Software für das Unternehmen maximiert. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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