Eine ERP-Software für Kfz-Werkstätten

Mit einer ERP-Software für eine Kfz-Werkstatt lassen sich Aufträge schneller und besser verarbeiten und Kunden besser betreuen.

Kfz-Werkstätten sind einem enormen Wettbewerbsdruck ausgesetzt und müssen den wachsenden Ansprüchen der Kunden immer gerecht werden, um langfristig am Markt bestehen zu können. Dabei geht das Arbeitsumfeld weit über einfache Dienstleistungen hinaus. Um all diesen Anforderungen gerecht werden zu können, kommt keine Kfz-Werkstatt um eine ERP-Software herum. 

Werfen Sie mit uns einen Blick auf die wichtigsten Funktionen einer ERP-Software für Kfz-Werkstätten und erfahren Sie, warum es so wichtig ist, die passende Anwendung für sein Unternehmen zu finden. Zudem wollen wir Ihnen zeigen, welche Rolle ein erfahrender Anbieter bei der Auswahl spielt und wie Sie schnell und einfach die richtige Lösung für Ihre Kfz-Werkstatt finden. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software? 
• Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Kfz-Werkstätten? 
• Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Kfz-Handwerk? 
• Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Kfz-Werkstätten? 
• Welche Funktionen benötigen Kfz-Werkstätten in einer ERP-Software? 
• Fazit: ERP-Software passend zur eigenen Kfz-Werkstatt wählen

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Unternehmen setzen zur digitalen Verwaltung und Planung ihrer Ressourcen eine sogenannte ERP-Software ein. Das Enterprise Resource Planning (ERP) ist die unternehmerische Aufgabe, vorhandene Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu werden alle Abläufe auf potentielle Verschwendungen untersucht und gegebenenfalls durch schlanke und optimierte Prozesse ersetzt. 

Ein ERP-System bildet nun alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf eine zentrale Datenbank zusammen. Auf diese Weise haben alle Abteilungen im Unternehmen Zugriff auf dieselben Daten und können unmittelbar mit diesen arbeiten.

Das ermöglicht das Aufsetzen abteilungsübergreifender und somit schlankerer Prozesse, die dazu beitragen Ressourcen freizusetzen. Diese können dann gewinnbringend an anderer Stelle eingesetzt werden, um beispielweise das eigene Angebot zu erweitern und zu wachsen. 

Warum benötigt man eine branchenspezifische ERP-Software?

Ein ERP-System setzt sich aus mehreren Modulen zusammen. Jedes Modul deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. So finden sich beispielweise Module für das Kundenbeziehungsmanagement, die Auftragsverarbeitung, den Vertrieb, das Rechnungswesen oder auch für die Lagerverwaltung und den Einkauf in einer ERP-Software. 

Je nach Arbeitsbereich und Bedarf eines Unternehmens, beinhaltet die Software genau die Module und Funktionen, die wirklich benötigt werden. Ein System von der Stange müsste erst aufwendig angepasst werden und ggf. mit Drittsystemen verbunden werden. Daher lohnt sich eine branchenspezifische ERP-Software meist eher. 

Diese enthält bereits in der Standardversion viele wichtige Funktionen, die in Kfz-Werkstätten von besonderer Bedeutung sind. Eine branchenspezifische ERP-Software hat jedoch noch einen weiteren Vorteil. Man zahlt letztlich nur für all jene Funktionen, die auch wirklich benötigt werden. Das gilt insbesondere in Hinblick auf die Weiterentwicklung des Systems. 

Warum benötigt man eine ERP-Software speziell für Kfz-Werkstätten?

Für Kfz-Werkstätten ist es besonders wichtig, die Kundenaufträge möglichst schnell und unkompliziert bearbeiten zu können, da diese meist auf ihr Fahrzeug angewiesen sind. Sollte es dennoch einmal länger dauern, müssen Ersatzfahrzeuge leihweise bereitgestellt werden, damit der Kunde weiter mobil bleibt. 

Rund um den eigentlichen Reparaturservice haben sich viele weitere Dienstleistungen etabliert. Angefangen bei der Reifeneinlagerung über TÜV-Vorbereitungen bis hin zu Wartungs- und Serviceterminen der PKWs, bieten Kfz-Werkstätten heute weit mehr als die Reparatur an. All dies muss jedoch auch in einer ERP-Software darstellbar sein. 

Hinzu kommen administrative Funktionen, die beispielsweise bei der Rechnungsstellung oder auch der Buchhaltung unterstützen. Eine umfangreiche Lagerverwaltung mit einem kombinierten Bestellwesen rundet die optimale ERP-Software für Kfz-Werkstätten ab. 

Warum bedarf es eines ERP-Anbieters mit Branchenkenntnis im Kfz-Handwerk?

Auch der ERP-Anbieter selbst spielt in diesem Kontext eine wichtige Rolle. Wie eben bereits angesprochen, hat ein Anbieter mit Branchenfokus den Vorteil, dass dieser das System langfristig auf die Belange von Werkstätten weiterentwickelt. Doch schon während der Implementierungsphase spielt die Erfahrung des Anbieters eine wichtige Rolle. 

Er weiß genau wo die Fallstrike liegen und kann diese umgehen. Er kennt die Branche und die Anforderungen dieser an eine Software und kann mit wichtigen Tipps zur Seite stehen. Zudem weiß er genau welche Prozesse sich der Software angleichen können und wo sich die Software an den Prozess anschmieden muss. 

All diese Faktoren machen die Erfahrung des Anbieters zu einem wichtigen Entscheidungskriterium bei der Auswahl eines passenden Systems. Zudem sollte nicht vergessen werden, dass die Einführung einer ERP-Software nur der Beginn einer langanhaltenden Partnerschaft darstellt. Mit dem richtigen Partner an der Seite kann diese zur Erfolgsgeschichte werden. 

Wie finden Sie die richtige ERP-Software für Kfz-Werkstätten?

Es gilt also sowohl das passende ERP-System, wie auch den passenden Anbieter zu finden. Kein leichtes Unterfangen, bedenkt man, dass der Markt voll von verschiedenen Lösungen verschiedener Hersteller ist. Daher empfiehlt es sich zunächst festzustellen, was genau eigentlich benötigt wird und welche Anforderungen man an die ERP-Software stellt. 

Dazu lohnt es sich ein detailliertes Lastenheft anzulegen, in dem sämtliche Rahmbedingungen für das ERP-Projekt beschrieben sind. Das betrifft beispielweise den zeitlichen Rahmen, die Nutzeranzahl, das Budget, das Lizenzmodell und auch die gewünschten Module und Funktionen. 

Diese gilt es aufzulisten und zu Priorisieren. Dann kann die eigentliche Suche starten. Vergleichsportale im Internet bieten Ihnen die Möglichkeit eine Vielzahl von Systemen nach Ihren Kriterien zu filtern und miteinander zu vergleichen. So gelangen Sie schnell zu einer Shortlist, die dann genauer unter die Lupe genommen werden kann. 

Welche Funktionen benötigen Kfz-Werkstätten in einer ERP-Software?

Werfen wir nun noch einen detaillierteren Blick auf die verfügbaren Module und Funktionen einer ERP-Software für Kfz-Werkstätten. Dabei wollen wir zeigen, wie genau das Zusammenspiel einzelner Funktionen mit dem gesamten ERP-System funktioniert und welche Vorteile sich daraus für die alltägliche Praxis ergeben. 

Fahrzeugverwaltung

Mit der ERP-Software lassen sich sämtliche Fahrzeug, zum einen die eigenen, wie auch die der Kunden optimal verwalten. Dazu sind für jedes Fahrzeug sämtliche Stammdaten zentral hinterlegt und stehen allen Akteuren zur Verfügung. So lassen sich interne Aufwände direkt auf Fahrzeuge buchen, sodass alle Kosten immer im Blick behalten werden können. 

Zudem können Kunden benachrichtigt werden, wenn Service- oder HU-Termine anstehen. Alle Informationen zum Fahrzeug und zum Kunden sind so einheitlich einsehbar und können beispielweise direkt nach der Terminvergabe an das Mechaniker-Team weitergeleitet werden. Auch der eigene Bestand kann mit der Fahrzeugverwaltung organisiert werden. 

Customer-Relationship-Management

Die Beziehung zu den Kunden ist für Kfz-Werkstätten elementar. Ein CRM-Modul bündelt sämtliche Aktivitäten rund um das Kundenbeziehungsmanagement an einer Stelle. Für jeden Kunden wird eine Kundenakte angelegt, in der alle Informationen zum Kunden und auch seinem Fahrzeug hinterlegt sind. 

So lassen sich automatisch Mails oder Erinnerungen per SMS versenden, Angebote können auf Grundlage vieler kundenspezifischer Faktoren unterbreitet und individuelle Werbemaßnahmen geschaltet werden. Hat ein Kunde ein konkretes Anliegen, kann der Service direkt auf seine Daten zugreifen und muss nicht erst umständlich nach dem Verantwortlichen suchen. 

Auf diese Weise lassen sich Anfragen deutlich verkürzen, was die Kundenzufriedenheit anwachsen lässt und letztlich zu einer längeren Kundenbindung beiträgt. Mit einem CRM-Modul hat ein Unternehmen die Möglichkeit Daten der Kunden gezielt auszuwerten und so neue Erkenntnisse zu deren Verhaltensweisen, Vorlieben und Wünschen zu gewinnen. 

Buchhaltung und Rechnungsstellung

Ebenfalls enthält die ERP-Software umfangreiche Funktionen zur Rechnungsstellung, mit denen sich Rechnungen an Hand der produzierten Daten automatisch erstellen und versenden lassen. Gleichzeitig können die Daten auch an die Buchhaltung gesendet und hier automatisch verbucht werden. 

Werkstattplanung

Mit dem Modul der Werkstattplanung lassen sich alle Aufträge zeitlich und ressourcentechnisch einplanen und übersichtlich darstellen. So wird direkt ersichtlich, welcher Auftrag als nächstes ansteht und was genau zu tun ist. So hat man stets die Betriebsauslastung im Blick und kann dies bei der Annahme neuer Aufträge berücksichtigen. 

Warenwirtschaft

Für Kfz-Werkstätten ist es wichtig, gewisse Verschleißteile vorrätig zu haben. Gleichzeitig ist Lagerplatz begrenzt und auch das gebundene Kapital fällt schnell ins Gewicht. Mit dem Modul der Warenwirtschaft ist immer ersichtlich, welche Artikel in welcher Menge noch vorrätig sind. Darüber hinaus ist es auch möglich die Artikel historisch hinsichtlich ihres Bedarfs auszuwerten. 

So wird deutlich, wann welcher Artikel besonders oft genutzt wird und wann dieser in welcher Menge vorhanden sein muss. Auf diese Weise lässt sich das Lager verschlanken und Kapital freisetzen. 

Reifenlager

Eine ERP-Software für Kfz-Werkstätten sollte zudem auch Funktionen für das Reifenlager enthalten. Mit diesem lassen sich Lagerkapazitäten besser und effizienter nutzen. Für jeden Reifensatz werden entsprechende Belege automatisch generiert und zugeordnet. Reifen lassen sich dann so lagern, dass schnell bei Bedarf auf den richtigen Satz zugegriffen werden kann, ohne dass erst lange nach diesem gesucht werden muss. 

Fazit: ERP-Software passend zur eigenen Kfz-Werkstatt wählen

Eine ERP-Software für Kfz-Werkstätten enthält viele wichtige Funktionen, die speziell für diese Art von Unternehmen entwickelt wurden. Ein branchenspezifisches ERP-System ist daher meist einem System von der Stange vorzuziehen. Auch die Erfahrung des Anbieters, bzw. des Implementierungspartners spielt bei der Auswahl eines ERPs eine wichtige Rolle. 

Um schnell passende Systeme finden zu können, sollten Sie sich bewusst machen, wonach genau Sie suchen und welche Anforderungen Sie an das System stellen. Mit unserem Vergleichstool haben Sie dann die Möglichkeit eine Vielzahl von Systemen auf einen Schlag miteinander zu vergleichen und schnell passende Anbieter für Ihre Zwecke zu finden.