Acht Tipps, mit denen Ihre Mitarbeiter KPIs erfüllen

Scheinbar unerreichbare KPIs? Das kann Mitarbeiter frustrieren und die Motivation senken. Doch motivierte Mitarbeiter sind ein wesentlicher Baustein des Unternehmenserfolgs. Mit diesen acht Tipps spornen Sie Ihre Mitarbeiter zu Höchstleistungen an.

Key Performance Indicators (KPIs) – wie Profitabilität, Wachstum oder Kundenzufriedenheit – sind Schlüsselkennzahlen, die die Leistung eines Unternehmens messbar machen und so helfen, Ziele zu erreichen. Gleichzeitig geben die KPIs den Mitarbeitern Orientierung: Sie richten ihr Handeln an den Zielen aus. Damit KPIs ihre volle Wirkung entfalten, sollten Sie die folgenden acht Tipps beachten.

Tipp 1: Experten von Anfang an einbinden

Die Aufstellung der geeigneten KPIs ist keine Kleinigkeit. Welche Kennzahlen eigen sich am besten, um das Unternehmen nach vorne zu bringen? Wie viele KPIs sind nötig, um alle Facetten abzudecken, aber gleichzeitig die Ausführenden nicht zu überfordern? Welche Soll-Werte sind nach aktuellem Stand realistisch? 

Vergessen Sie nicht, in die Beantwortung dieser Fragen die Experten in Ihrem Unternehmen einzubinden. Erarbeiten Sie erst in Workshops das Set an KPIs und bauen Sie auf die Projekterfahrung eines Teams, das alle wichtigen Unternehmensbereiche abbildet. Die Vorgaben sollten dann in einem zweiten Schritt mit den jeweils verantwortlichen Mitarbeitern gemeinsam vereinbart werden. Dazu gehören beispielsweise Kosten, Fehlerquoten, die Dauer für einzelne Projektschritte oder die Termintreue.

Tipp 2: Vorhandenes Wissen nutzen

Viele Abteilungen können nicht nur auf einen breiten Erfahrungsschatz in der Projektarbeit zurückblicken, sondern haben bereits eine Balanced Scorecard (BSC) ausgearbeitet. Diese umfasst zentrale Leistungskennzahlen der Fachbereiche und dient als Vorlage und Inspiration für die Aufstellung der unternehmensweiten KPIs. Gleichzeitig demonstriert sie die Wertschätzung gegenüber bereits erarbeiteten Kennzahlensystemen Ihrer Mitarbeiter.

Tipp 3: Die Hintergründe kommunizieren

Warum und wofür soll eine bestimmte Kennzahl überhaupt eingesetzt werden? Welche Rückschlüsse liefert ein KPI auf konkrete Handlungen innerhalb des Unternehmens?

Kommunizieren Sie verständlich den Hintergrund Ihrer Überlegungen und diskutieren Sie gemeinsam beste Lösungen. Das bewirkt, dass Ihre Mitarbeiter die Kennzahlen nicht als Überwachung, sondern vielmehr als gemeinsames Ziel betrachten. Für die Motivation ist gerade dieser Punkt sehr wichtig. 

Tipp 4: Über Veränderungen transparent informieren

Mit der einmaligen Aufstellung von KPIs ist es nicht getan, denn Ihr Unternehmen entwickelt sich weiter. Damit KPIs tatsächlich in den Arbeitsalltag einfließen, muss ständige Transparenz über die aktuellen Zahlen gewährleistet sein. Gerade für Dienstleister, die neben dem Unternehmen auch Projekte zielführend steuern müssen, ist der Überblick über die jeweiligen KPIs unverzichtbar, um vorhandene Ressourcen zu priorisieren. Integrierte Systeme helfen, den Überblick im gesamten Lebenszyklus eines Projekts zu behalten. Eine ERP-Software aus der Cloud gibt beispielsweise eine visuelle Übersicht über die aktuellen KPIs. Zusätzliche Analysefunktionen der Software zeigen Zukunftsprognosen und machen den Projektfortschritt planbarer.

Tipp 5: Daten für die Planung parat haben

Mithilfe der aktuellen Daten können Projektmaßnahmen entsprechend angepasst werden. Sinkt etwa die Projektqualität aufgrund einer gestiegenen Fehlerquote, kann die Qualitätssicherung optimiert werden. Dabei ist es empfehlenswert, regelmäßig über die Bedeutung der KPI-Veränderung zu informieren. Sinkt beispielsweise die Rentabilität eines Projekts im Vergleich zum vorigen Monat, gilt es, gemeinsam mit dem verantwortlichen Mitarbeiter mögliche Ursachen und potenzielle Handlungsmaßnahmen zu identifizieren. Stellen Sie gegebenenfalls Ressourcen – Zeit, Geld oder Kompetenzen – bereit, um Ihr Unternehmen wieder auf Erfolgskurs zu bringen. 

Tipp 6: KPIs prüfen und verbessern

Prüfen Sie regelmäßig, ob die gewählte Kennzahl langfristig einzuhalten ist. Falls nicht, muss das nicht zwingend an der Leistung Ihrer Mitarbeiter liegen. Möglicherweise ist Ihre Kennzahl zu allgemein und sollte in mehrere Unteraspekte gesplittet werden. Auch können sich KPIs als redundant oder überflüssig für den Erfolg erweisen. In diesem Fall sollten Ihre Mitarbeiter nicht weiter ihre Zeit auf das Einhalten dieser KPIs verwenden und sich wichtigeren Aktivitäten widmen. Je nach Art der Kennzahl sollten Sie diese täglich (z. B. Liquidität), monatlich (z. B. Kundenzufriedenheit) oder jährlich (z. B. Weiterbildungstage der Mitarbeiter) evaluieren.

Tipp 7: Herausfordernde KPIs definieren

Wie bereits erwähnt: Unrealistische Kennzahlen frustrieren Ihre Mitarbeiter. Das sollte jedoch nicht zur Folge haben, dass Ihre Soll-Werte jedes Mal die Plan-Werte stark übertreffen. Definieren Sie diese so, dass sie zwar realistisch, aber dennoch herausfordernd für Ihre Mitarbeiter sind. Sonst verliert die Zielsetzung schnell an Wert. Wenn Sie Ihre KPIs regelmäßig prüfen, werden Sie merken, welche Anpassungen die Motivation noch weiter steigern können. Doch bedenken Sie: Diese müssen immer sehr gut begründet und nachvollziehbar sein.

Tipp 8: Eindeutig bleiben

Mehr Profitabilität, aber gleichzeitig eine höhere Qualität sind gewünscht? Diese KPIs sind schwer miteinander in Einklang zu bringen. Ihre Mitarbeiter brauchen widerspruchsfreie KPIs, um effizient arbeiten zu können und nicht in Entscheidungsschwierigkeiten zu geraten. Erklären Sie scheinbare Widersprüche und umgehen Sie Zielkonflikte. Das ist besonders für die Arbeit in Kundenprojekten wichtig, denn dort verfolgen Ihre Mitarbeiter parallel Ziele Ihres eigenen Unternehmens sowie die Ihrer Kunden. 

Fazit – Eine Kunst für sich

Die idealen KPIs sind transparent und widerspruchsfrei. Sie werden gemeinsam mit dem Team ausgehandelt und sollen dieses herausfordern, aber nicht überfordern. Sie sind keine reinen Zahlen, sondern Vergleichswerte, aus denen sich Maßnahmen ableiten lassen, mit denen Sie Ihren Mitarbeitern entsprechende Tools an die Hand geben, damit sie Bestleistungen zeigen können. Damit sind KPIs und ihre transparente Erfassung und Auswertung mit einem ERP-System wesentlich für die erfolgreiche Steuerung jedes Unternehmens.

Weitere Informationen finden Sie im kostenlosen E-Book „Erfolge optimieren. Die wichtigsten KPIs für Dienstleister“.