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3 vermeintliche Nachteile von Cloud-ERP-Software

In welchen Punkten ERP-Software aus der Cloud der lokalen Alternative vorzuziehen ist, erfahren Sie hier.Die Nachteile von ERP-Software aus der Cloud sind zumeist eher Vorbehalte. Dennoch wollen wir einmal einen Blick auf diese wagen.

Denkt man an ERP-Software, fallen einem gleich viele verschiedene Vorteile ein, die mit derartigen Technologien einher gehen. Von Effizienzsteigerung, über smarte Prozessoptimierung bis hin zur intelligenten Erkenntnisgewinnung, bietet ERP-Software oftmals alles was das Unternehmerherz höherschlagen lässt.

Doch gibt es auch jene Vorbehalte bzw. Nachteile, die immer wieder für Bedenken bei der Einführung von ERP-Software in die eigenen Strukturen sorgen. Gerade wenn es um eine Softwarelösung aus der Cloud geht. 

Wir wollen an dieser Stelle einmal etwas genauer auf diese Ressentiments eingehen und klären, was an diesen Vorbehalten dran ist. Dabei soll es zum einen um all jene Vorbehalte gegen ERP-Software allgemein und speziell auch um die Vorbehalte eines Softwaresystems in der Cloud gehen. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist ERP-Software? – Eine Definition

ERP steht für Enterprise-Ressource-Planning und beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich für die zu Grunde liegenden Geschäftsprozesse einzusetzen.

Dabei umfassen diese Ressourcen neben den Materialien, Rohstoffen und Werkzeugen, auch finanzielle Mittel, Arbeitskraft oder auch weitere Betriebsmittel wie Maschinen oder den Fuhrpark.

Prozesse verwalten, steuern und überwachen

All diese Ressourcen müssen so zum Einsatz kommen, dass die Geschäftsprozesse, die zum Betriebsergebnis beitragen, so effizient wie nur eben möglich ablaufen können.

Da moderne Unternehmen unzählige dieser Geschäftsprozesse etabliert haben, ist es ohne smarte Unterstützung kaum möglich den Ablauf dieser ganzheitlich zu kontrollieren, zu steuern und zu organisieren.  

Alle Daten an einem zentralen Ort

Zu diesem Zwecke bedarf es ERP-Software-Lösungen, die bei der Steuerung der Prozesse helfen. Diese Lösungen bilden sämtliche Prozesse eines Unternehmens auf einer zentralen Datenbank ab und führen diese zusammen.

So entstehen vielerorts schlankere Abläufe, die sich an einigen Stellen zudem gänzliche automatisieren lassen. 

Abteilungsgrenzen werden überwunden

So werden Abteilungen miteinander verbunden und es entstehen neue Prozesse, die ohne entsprechende Softwareunterstützung nicht möglich wären.

Da alle Akteure im Unternehmen fortan mit dem gleichen System und damit verbunden mit den gleichen Daten arbeiten, werden Fehler vermieden und Prozesse beschleunigt. 

Technische Seite von ERP-Software

Aufgebaut ist eine solche ERP-Software meist aus mehreren verschiedenen Modulen, die einen bestimmten Bereich des Unternehmens abdecken. Innerhalb dieser Module finden sich zahlreiche Funktionen, die spezifische Aufgaben übernehmen. 

Durch die Verbindung dieser Module, entstehen die eben angesprochenen neuen Prozesse und Automationen auf allen Ebenen des Unternehmens. Die gängigsten Module einer ERP-Software sind zu Weilen:

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumenten-Management
  • Finanzen
  • Global Business Management
  • Personalwesen Management
  • Installation und Unterhalt

Darüber hinaus finden sich jedoch noch viele weitere Module, etwa zur Abdeckung der Produktion oder auch der Logistik. Das ERP-System muss grundsätzlich alle Bereiche des Unternehmens erfassen können, um bestmöglich Optimieren zu können. 

Daher finden sich am Markt viele verschiedene ERP-Lösungen, die speziell auf eine bestimmte Branche, beispielweise der diskreten Produktion oder dem Einzelhandel, zugeschnitten sind. 

Was ist die Cloud? – Eine Definition

Beim Cloud-Computing wird eine Software, in diesem Fall die ERP-Software von einem externen Dienstleister auf seinen Servern zur Verfügung gestellt.

Ein Unternehmen mietet entsprechend seines Bedarfs Lizenzen bei dem Anbieter und kann die ERP-Software über einen Web-Zugang nutzen. 

Beanspruchung externer Dienstleistungen

Neben der Software bucht man auch die Speicher- und Rechenleistung beim Anbieter. Diese Form der Implementierung eines ERP-System hat den entscheidenden Vorteil, dass der Anwender weder für die Wartung und Installation der Software zuständig ist, noch dass eigene Server angeschafft und genutzt werden müssen. 

Vorbehalte gegenüber der Cloud

Bei dem klassischen On-Premise-Modell erwirbt man die ERP-Software und installiert diese auf den hauseigenen Servern. Dieses Unterfangen ist sehr aufwendig, was mit einer Cloud-Lösung umgangen wird.

Dennoch haben viele Unternehmen gewisse Vorbehalte gegenüber diesem Modell. Auf diese wollen wir im Folgenden einmal etwas genauer eingehen. 

Nachteil 1 – Die Kosten

Verbunden mit den Kosten assoziieren viele Unternehmer extrem hohe Investitionen mit ERP-Software.  Und für wahr, die Kosten eines ERP-Systems können mit unter sehr hoch sein.

Gleichsam darf dabei nicht vergessen werden, dass eine ERP-Software langfristig zum Ziel hat, dem Unternehmen Ressourcen und damit bares Geld einzusparen. 

Gute ERP-Software hat ihren Preis

Doch oftmals stehen gerade am Anfang eines ERP-Projektes hohe Investitionen an, die nicht von der Hand zu weisen sind.

Entscheidet man sich jedoch für ERP-Software in der Cloud, umgeht man hohe Anfangsinvestitionen und verteilt die Kosten auf den Nutzungszeitraum.  

Nur zahlen was wirklich benötigt wird

Zudem zahlt man nur für die Lizenzen und Funktionen, die auch wirklich benötigt werden. Durch flexible Bezahlmodelle hat man dabei immer die volle Kontrolle über seine Ausgaben und kann diese besser steuern. 

Budget im Vorfeld festlegen

Gleichsam gilt es im Vorfeld einen Budgetrahmen für das ERP-Projekt festzulegen und dabei auch die laufenden Kosten zu berücksichtigen. Mit einer guten Planung im Vorfeld, wird man am Ende nicht von den Kosten erschlagen. 

Nachteil 2 – Die Abhängigkeit vom Anbieter

Ähnlich viele Gedanken wie um die Kosten einer ERP-Software, machen sich Unternehmen in Bezug auf die Abhängigkeit zum jeweiligen Dienstleister bzw. Betreiber der Cloud und der dazugehörigen ERP-Software.

In der Tat begibt man sich in ein gewisses Abhängigkeitsverhältnis zum jeweiligen Anbieter, doch das gilt für jede andere externe Dienstleistung gleichermaßen. 

Abhängigkeit nicht unbedingt negativ

Was die Unternehmen jedoch zusätzlich abschreckt ist die Abhängigkeit vom ERP-System. Schließlich ist dieses, einmal in Betrieb genommen, nicht ohne weiteres durch ein anderes zu ersetzen.

Entscheidet man sich für ein ERP aus der Cloud, hat man jedoch den entscheidenden Vorteil, dass diesbezüglich deutlich flexibler ist. 

Flexibilität in der Cloud vermeidlich höher

Oftmals liegen Lizenzverträge zu Grunde, die Kündigungen in kurzen Zeiträumen vorsehen.

Passt die ERP-Software nicht mehr zum Unternehmen oder möchte man den Anbieter aus welchen Gründen auch immer wechseln, ist dies hier sicher einfacher möglich, als bei einem lokal implementierten ERP-System. 

Gewöhnung der Mitarbeiter macht abhängig

Gleichsam sind die eigenen Mitarbeiter erst einmal an ein bestimmtes ERP-System gewöhnt, so wird der Wechsel auf ein komplett anderes System deutlich erschwert.

Daher sollten sich Unternehmen schon im Vorfeld genau überlegen, mit welchem Softwarepartner sie das ERP-Projekt umsetzen möchten. 

Daten ein wichtiges Thema

Ein weiterer Punkt bei der Abhängigkeit zum Anbieter betrifft die Speicherung der Daten auf fremden Servern, zumindest dann, wenn eine ERP-Software aus der Cloud bezogen wird.

Dies sehen viele Unternehmen nach wie vor kritisch, da in einem ERP-System auch sensible Daten gelagert werden. 

Angriffe auf Server sind Realität

Die Angst vor Angriffen auf Rechenzentren von großen Cloud-Anbietern ist nicht unbegründet, wenngleich die Schutzmaßnahmen dieser, in keinem Verhältnis zur denen stehen, die ein Unternehmen für seine eigenen Server ergreifen kann.

Cloudbetreiber haben viel mehr Möglichkeiten und eine deutlich bessere Infrastruktur zum Schutz ihrer Server. 

Schutz wird stetig optimiert

Immer neue Technologien und stetige Backups sorgen zudem dafür, dass man vor gravierenden Datenverlusten heute viel besser geschützt ist.

Auch der physische Schutz der Server nimmt Ausmaße an, die in einem einzelnen Unternehmen so nicht umsetzbar sind oder zumindest nur in abgeschwächter Form realisierbar sind. 

Nachteil 3 – ERP-Projekte können Scheitern

Es kommt von Zeit zu Zeit immer mal wieder vor, dass man von ERP-Projekten liest, die gänzlich gescheitert sind und das betreffende Unternehmen massiven Schaden zugeführt haben.

Hohe Investitionen haben nicht zum gewünschten Erfolg beigetragen oder dass die Umstellung auf das neue System habe gar den Produktionsablauf nachhaltig gestört. 

Prominente gescheiterte ERP-Projekte

Hier fallen einem immer direkt die großen Fälle wie Lidl, Liqui Molly oder auch Haribo ein, die allesamt massive Probleme mit der Umstellung auf ein neues ERP-System hatten. Die Gründe, warum ein ERP-Projekt scheitern kann, liegen dabei häufig offen zu Tage. 

Gründe für das Scheitern oft hausgemacht

Schlechte Vorbereitung, schlechte Kommunikation zum Anbieter, Explosion der Kosten, zu kurze Projektlaufzeiten. Es beginnt alles bei der Vorbereitung auf die neue ERP-Software.

Bereits vor der Suche muss sich das Unternehmen einige Fragen stellen. Eine elementare Frage dabei ist beispielweise, ob ein ERP-System aus der Cloud in Frage kommt oder nicht. 

Den passenden Partner finden

Gleichsam gilt es den passenden Anbieter zu finden, der über lange Erfahrung am Markt verfügt und mit Rat und Tat zur Seite stehen kann. Ebenso ist die Einbeziehung der Mitarbeiter von Beginn an, ein entscheidender Punkt.

Oftmals Scheitern ERP-Projekte nach kurzer Zeit, weil die Mitarbeiter die ERP-Software nur unzureichend verstehen und diese in der Konsequenz ablehnen. 

Projektplan für Mitarbeiter und Anbieter

Es muss also ein umfassender Projektplan erstellt werden, der sowohl dem eigenen Unternehmen, wie auch dem Anbieter der ERP-Software dienlich ist.

Ebenso gilt es eine stetige Kommunikation aufzubauen, sodass alle Akteure während des Projektverlaufes immer im Bilde sind. Das bewahrt das Unternehmen letztlich vor bösen Überraschungen. 

Fazit – ERP besser als sein Ruf

Betrachtet man die Nachteile von ERP-Software im Einzelnen, so fällt schnell auf, dass die meisten Kritikpunkte hausgemacht sind.

Schlechte Vorbereitung auf das ERP-Projekt, falsche Kosteneinschätzungen oder auch unbegründete Ängste um die Daten sind oftmals die Antreiber dieser falschen Annahmen. 

Vorbereitung ist alles 

Mit der richtigen Vorbereitung und dem passenden Anbieter der ERP-Software fallen die meisten Nachteile direkt anheim. Letztlich stehen die Nachteile in keinem Verhältnis zu den Vorteilen, die ein ERP-System dem Unternehmen bringen kann. 

Langfristig am Markt bestehen 

Kosten lassen sich langfristig einsparen, Prozesse optimieren und das Betriebsergebnis steigern. Ohne eine entsprechende ERP-Software wird man am Markt schon bald nicht mehr lange mithalten können. Arbeitet die Konkurrenz immer effizienter, können Unternehmen ohne ERP in puncto Qualität und Preisbildung nicht Schritt halten. 

Cloud besser als ihr Ruf

Viele Bedenken im Rahmen der Cloud sind nach genauerer Betrachtung nicht lange haltbar. Gerade was den Schutz der Daten angeht, sind die Maßnahmen der Cloudbetreiber deutlich tiefgehender und weitreichender.

Besonders kleinere Unternehmen, können diese oftmals nicht umsetzen, weshalb die Daten in der Cloud sogar besser aufgehoben wären. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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