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13 Funktionen einer lokalen ERP-Software

Erfahren Sie, über welche Funktionen eine lokale ERP-Software verfügen sollte.

Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen an eine geeignete ERP-Software. Unterschiede sind beispielsweise in Kriterien wie Branchenzugehörigkeit, Unternehmensgröße oder interner Strukturen zu begründen. Dennoch gibt es einige grundlegende ERP-Funktionen, von der eine Vielzahl an Unternehmen gleichermaßen profitieren. 

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit möglichen ERP-Funktionen auseinandersetzen und aufzeigen, was sie im Einzelnen für Unternehmen leisten. 

Inhaltsverzeichnis

ERP-Software: Eine Definition

Die Abkürzung „ERP“ bezeichnet die unternehmerische Aufgabe des „Enterprise Resource Planning“. Im deutschen Sprachgebrauch wird in der Regel synonym der Begriff „Geschäftsressourcenplanung“ verwendet.

Diese fundamentale unternehmerische Aufgabe befasst sich damit, alle geschäftsrelevanten Ressourcen zur richtigen Zeit an benötigter Stelle in korrekter Qualität und Quantität und mit den richtigen Informationen versehen zur Verfügung zu stellen. 

Bei den Ressourcen handelt es sich um Ressourcen im betriebswirtschaftlichen Kontext, also um: 

  • Arbeitszeit 
  • Personal 
  • Energie 
  • Betriebsmittel 
  • Geldmittel 
  • Rohstoffe 
  • Boden 

Zur Erfüllung dieser Aufgabe bedarf es in der Praxis oftmals einer Vielzahl teils komplexer, aufeinander aufbauender und miteinander vernetzter Geschäftsprozesse. 

Was ist ERP-Software?

Auf diesem Grund setzen heutzutage immer mehr Unternehmen auf ERP-Software. Sie ist in der Lage, all diese Prozesse digital abzubilden. Innerhalb der ERP-Software lassen sich die Geschäftsprozesse dann 

  • Verwalten 
  • Steuern 
  • Verschlanken 
  • Optimieren 
  • Automatisieren

Durch die stetige Optimierung bestehender Prozesse mittels ERP-Software sind Unternehmen in der Lage, wertvolle Ressourcen einzusparen. Diese können dann wiederum an anderer Stelle zielführender eingebracht werden.

ERP-Funktionen und Module

Möglich ist dies in den unterschiedlichsten Geschäftsbereichen und Abteilungen, da eine ganzheitliche ERP-Software alle Aufgabenbereiche in sich zusammenführt. Die Aufgaben eines einzelnen Bereiches sind dabei oftmals in einem Modul mit entsprechenden Funktionen zusammengefasst. 

Es gibt also Funktionen, die individuell auf die Anforderungen einzelner Geschäftsbereiche abgestimmt sind. Welche Funktionen das sind, soll im Folgenden einmal näher beleuchtet werden. 

Klassische ERP-Funktionen

ERP-Software hat ihre Ursprünge im Manufacturing-Resource-Planning. Damalige Systeme übernahmen unter der Bezeichnung MRP-Systeme demnach Aufgaben der Material- bzw. Warenwirtschaft und der Produktion. 

1. Material- und Warenwirtschaft

Die Begriffe Materialwirtschaft und Warenwirtschaft werden oftmals synonym verwendet. Sinngemäß bezeichnen sie auch die gleichen Vorgänge. Genauer genommen ist jedoch eine Differenzierung vorzunehmen.

So bezieht sich die Materialwirtschaft auf produzierende Unternehmen, die Warenwirtschaft hingegen auf den Handel. 
Auch heutige ERP-Software beinhaltet noch Funktionen aus diesen Bereichen. Dazu zählen beispielsweise 

  • Stammdatenverwaltung 
  • Produktdatenmanagement 
  • Stücklisten

Von der an späterer Stelle näher aufgegriffenen Beschaffung über die Lagerhaltung bis hin zur Disposition lassen sich also alle Prozesse der Material- und Warenwirtschaft mittels geeigneter ERP-Software abwickeln. 

2. Produktion

Funktionen für die Produktion werden innerhalb der ERP-Software oftmals im Rahmen von Produktionsplanungs- und -steuerungs (PPS) - Modulen bzw. Systemen bereitgestellt.

Die PPS bildet nach wie vor den Kern eines jeden Industrieunternehmens. PPS-Module ermöglichen beispielsweise die weit verbreitete Just-in-time-Produktion. 

Entwicklung von ERP-Software

Die Entwicklung von ERP-Software begann in den 1980er Jahren. Ziel war es, parallel betrieben Insellösungen zu einem ganzheitlichen System zu verknüpfen. Auch heute noch verfolgt ERP-Software diesen Ansatz. 

Erweiterung des klassischen Funktionsumfangs

Sie geht jedoch in Bezug auf den Funktionsumfang weit über die Grenzen der ursprünglichen Systeme hinaus, um alle weiteren Aufgabenbereiche eines Unternehmens in sich zusammenzuführen.

3. DMS

So ist es beispielsweise möglich, sogenannte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) in die ERP-Software zu integrieren.

Mittels einer DMS-Software lassen sich sämtliche Prozesse des Dokumentenmanagements digital steuern und verwalten. Durch Funktionen wie eine Volltextsuche werden Suchzeiten massiv verkürzt und Prozesse beschleunigt. 

4. CRM

„CRM“ bezeichnet das „Customer Relationship Management“ bzw. zu Deutsch das Kundenbeziehungsmanagement oder auch die Kundenpflege. Hierbei handelt es sich um zweierlei: 

Zum einen geht es um den gezielten Fokus eines Unternehmens oder einer Organisation auf seine Kunden. Zum anderen geht damit jedoch auch strategische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse einher. 

Moderne, in die ERP-Software integrierte CRM-Module bieten weitaus mehr als nur eine digitale Kontaktverwaltung. So erleichtert beispielsweise Prozesse des Marketings und Vertriebs. 

5. Marketing

Im Bereich des Marketings lassen sich mittels CRM-Software beispielsweise Prozesse des Kampagnenmanagements steuern.

Auch kann gemessen werden, welche Kampagne wie erfolgreich war. Über entsprechende Analysefunktionen, welche an späterer Stelle näher aufgegriffen werden sollen, lassen sich zudem wertvolle Erkenntnisse über das Verhalten und die Interessen der Kunden gewinnen. 

6. Vertrieb

Der Vertrieb hat über automatisch-generierte Kontakthistorien immer den Überblick darüber, wann die letzte Interaktion mit einen bestimmten Kunden stattgefunden hat. Über das integrierte DMS lassen sich zudem jederzeit aktuelle Verträge einsehen oder bei Bedarf ändern. 

Durch ein in die ERP-Software integriertes Lead-Management mit entsprechenden Analysefunktionen haben Vertriebler zudem die Möglichkeit, vielversprechendere Leads zu identifizieren und diese gezielt anzusprechen. 

7. Beschaffung

Die betriebliche Funktion der Beschaffung dient der bedarfsgerechten und wirtschaftlichen Versorgung des Unternehmens mit Waren.

Entsprechende ERP-Software findet sowohl in der operativen als auch in der strategischen Beschaffung Gebrauch. 

Einige Systeme ermöglichen beispielsweise die automatisierte Bestellung bei einem zuvor definierten Lieferanten, sobald die Anzahl einer Ware unter einen ebenfalls zuvor definierten Wert fällt.

Möglich ist dies über eine Schnittstelle zum jeweiligen Lieferanten. ERP-Software, die über die Grenzen des eigenen Unternehmens hinaus geht und Schnittstellen zu Geschäftspartnern ermöglicht, wird auch als ERP-II-System bezeichnet. 

8. Projektmanagement

Viele Unternehmen arbeiten projektbasiert. Um den Anforderungen dieser Betriebe gerecht zu werden, verfügen viele ERP-Systeme über integrierte Projektmanagement-Software. Zu differenzieren ist hier zwischen 

  • Single Project Management Systemen
  • Multi Project Management Systemen 
  • Enterprise Project Management Systemen
  • Project Collaboration Plattformen

Zudem ist zwischen planungsorientierter, prozessorientierter, ressourcenorientierter oder serviceorientierter Projektmanagement-Software zu unterscheiden.

So kann der Bedarf jedes projektbasiert-arbeitenden Unternehmens durch eine geeignete ERP-Software abgedeckt werden. 

9. Personalwesen

Das Personalwesen oder auch Human Resource Management (HRM) ist eine in allen Unternehmen vorhandene Funktion. Die Kernaufgaben der Personalabteilung im Unternehmen liegen in der Bereitstellung von Personal sowie dessen zielorientierter Einsatz. 

Moderne ERP-Software kann vielfältige HR-Funktionen beinhalten. So haben Personaler über digitale Arbeitszeitpläne stets die Übersicht über aktuell eingeplantes Person und können entsprechende Änderungen vornehmen.

Mitarbeiter werden dann über das System unmittelbar über diese Änderungen informiert. 
Auch können beispielsweise Trainings- und Bildungsdaten genutzt werden, um intern statt extern nach geeigneten Kandidaten zu suchen. 

10. Finanz- und Rechnungswesen

Das Rechnungs- und Finanzwesen sind die betriebswirtschaftliche Basis für den Erfolg eines Unternehmens. Dementsprechend enthalten auch viele lokale ERP-Systeme entsprechende Funktionen für diesen Aufgabenbereich. 

Zu unterscheiden ist hier zwischen internem und externem Finanz- und Rechnungswesen. Auf interner Ebene ist in diesem Zusammenhang heutzutage die Rede von Controlling.

Auf externer Ebene – dem Aufgabenbereich der Finanzbuchhaltung - verlangt der Gesetzgeber, dass Unternehmen bestimmte Informationen wie beispielsweise die Bilanz preisgeben.

Auf interner Ebene kommen wichtige Kennzahlen zum Tragen, die wiederum die Basis für strategische Entscheidungen bilden. 

Nach wie vor nutzen viele Unternehmen im Bereich Rechnungs- und Finanzwesen separate Tools. Doch durch die Anbindung an eine ganzheitliche ERP-Software werden Medienbrüche vermieden und Prozesse schlanker und effizienter gestaltet. 

Fit für die Zukunft mit modernen Analysetools und KI

Über bestimmte Ausgabenbereiche bzw. Abteilungen hinaus bietet moderne ERP-Software auch einige Funktionen, von denen unternehmensübergreifend viele Abteilungen profitieren. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Business Intelligence (BI) – Funktionen. 

11. BI – Business Intelligence

BI oder zu Deutsch Geschäftsanalytik bezeichnet Prozesse und Verfahren zur systematischen Analyse des eigenen Betriebes. 

Eine Anbindung von ERP-Software und BI-Modul bietet sich schlichtweg an. Denn die Daten, die für die Durchführung von Analysen benötigt werden, sind in der Regel bereits weitestgehend in der ERP-Software vorhanden. 

Typische Analysebereiche sind dabei: 

  • Produktion 
  • Vertrieb 
  • Einkauf 
  • Logistik 
  • Controlling 
  • Marketing

So unterstützt ein BI-Modul mit entsprechenden Analysefunktionen Unternehmen beispielsweise bei der Analyse von Beschaffungskosten, Lagerbestandsanalysen oder auch der Ermittlung wichtiger Kennzahlen. 

12. Berichtwesen / Reporting

BI und Berichtwesen gehen fließend ineinander über. Die Informationen und Erkenntnisse, die durch das BI-Modul ermittelt werden, werden dann zu Reporting-Zwecken unmittelbar dem Berichtwesen zur Verfügung gestellt.

ERP-Software verfügt oftmals in diesem Bereich auch über entsprechende Automatisierungen, sodass aus ermittelten Daten automatisch entsprechende Berichte generiert werden können, ohne dass es einer manuellen Übertragung von Daten bedarf. 

Berichte unterstützen Unternehmen auf allen ebenen der operativen und strategischen Unternehmensführung. 

13. KI – Dein Freund und Helfer

Auch Künstliche Intelligenz (KI) kommt in immer mehr Systemen auf vielfältige Weise zum Einsatz. Im Bereich des CRM helfen Künstliche Intelligenzen beispielsweise dabei, neue und bisher unerkannte Zusammenhänge zu erkennen und so ein besseres Gesamtbild der eigenen Kunden zu schaffen. 

Doch auch im operativen Tagesgeschäft sind KIs wertvolle Helfer. So werden viele beispielsweise schon das eine oder anderer Mal einem KI-gestützten Chatbot begegnet sein.

Diese digitalen Assistenten beantworten eigenständig Kundenanfragen und entlasten so den Kundenservice. Der Kunde selbst profitiert von kürzeren Wartezeiten, sodass sie Customer Experience (CX) verbessert wird. 

Fazit: Auf diese ERP-Funktionen sollten Sie nicht verzichten

Es wird deutlich, dass moderne ERP-Software Unternehmen in so gut wie allen Geschäftsbereichen unterstützt. Welche konkreten Module und Funktionen dabei im Einzelfall benötigt werden, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. 

Viele ERP-Anbieter bieten ihre Systeme sowohl in lokaler als auch in Cloud-basierter Ausführung an, sodass für jedes Unternehmen eine geeignete ERP-Software auf dem Markt zu finden ist. 

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