FiBu und ERP in einem – geht das gut?

FiBu und ERP in einem – geht das gut?

Es gibt unzählige Finanzbuchhaltungs-Softwarelösungen, doch was taugen jene, die im Standard eines ERP-Systems enthalten sind?

Nahezu jedes Unternehmen muss sich mit Finanzbuchhaltung auseinandersetzten und viele Unternehmen setzen dabei auf eine solide Buchhaltungssoftware, um Stress mit dem Finanzamt bzw. der Steuerbehörde zu entgehen. Die großen materiellen und finanziellen Ressourcen eines Unternehmens müssen in Gänze in einer derartigen Software abgebildet werden. Doch damit nicht genug, diese müssen zudem auch dort bearbeitet und verwaltet werden. Ob Finanzielle Güter wie Verbindlichkeiten, Forderungen und Bankkonten, Materialien wie Lagerbestände und Stücklisten, aber auch Personen, wie Kunden und Mitarbeiter und Dinge wie Gebäude, Fahrzeuge und Ausstattung finden ihren Platz in entsprechenden Softwaresystemen. 

Vollintegrierte FiBu in ERP-System

Ist eine Finanzbuchhaltungssoftware vollständig in ein ERP-System integriert, bietet dies gleich mehrere Vorteile. Um das entsprechende FiBu-Modul ranken sich die anderen Module, die jeweils unabhängige Software-Einheiten darstellen. Doch Daten die an einer Stelle eingegeben wurden, können auch an anderer Stelle auf unterschiedlicher Art verwertet werden. Somit entfallen Doppeleingaben von Stammdaten komplett und alle User arbeiten letztlich mit demselben Datenstamm.

Dadurch lassen sich Statistiken quer über alle Module hinweg anfertigen und die Gesamtheit aller Unternehmensdaten bei Auswertungen berücksichtigen. Durch diese Vernetztheit aller Daten ergeben sich wiederum bisher ungeahnte Synergien und Korrelationen, die dabei helfen, das Unternehmen noch effizienter zu gestalten. Eine gemeinsame Architektur aller Module sorgt dafür, dass der tägliche Betrieb vereinfacht wird. Denn die Sicherung der Daten, die Ausstattung mit entsprechender Hardware etc. muss nur noch einmal gelernt werden. Das erleichtert die Administration und den Betrieb der Software enorm und hilft dabei weitere Kosten zu sparen. 

ERP-System ohne FiBu

Gerade kleinere Firmen haben ihre Finanzbuchhaltung oftmals an externe Steuerberater ausgelagert um sich ganz auf die eigenen Geschäfte konzentrieren zu können. Es fehlen schlichtweg die unternehmerischen Ressourcen sich der Sache selbst anzunehmen, ob auf zeitlicher noch auf fachlicher Dimension. An dieser Stelle macht es wenig Sinn ein entsprechendes FiBu-Modul im ERP-System zu integrieren, wenn es am Ende ungenutzt bleibt. Oftmals nutzen diese Firmen das ERP-System eher für die Materialwirtschaft und den Vertrieb. Belege und Rechnungen werden an den Steuerberater übermittelt, der sich dieser dann annimmt. Oftmals verfügen Steuerbüros dann über entsprechende Softwareanwendungen, weshalb die eigentliche Abrechnung dann indirekt doch über eine FiBu-Software abläuft. 

ERP-System mit Schnittstelle zur FiBu

Firmen mit eigener Buchhaltung unterhalten zu meist eigene Finanzbuchhaltungssoftware. Will man sich von der liebgewonnenen Anwendung nicht trennen, so empfiehlt sich eine Anbindung über eine entsprechende Schnittstelle zum ERP-System. Alle Bewegungen die sich aus Ein- und Verkäufen ergeben, werden aus dem ERP-System übernommen. Es wird dann im Zusammenspiel darauf geachtet, dass alles auf die korrekten Konten und auch die Umsatzsteuer korrekt gebucht wird. Die Buchhaltungssoftware kann zudem Meldung bei Behörden, wie beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung übernehmen. Dazu benötigt die FiBu-Software nur die Daten aus dem ERP-System, die von diesem übermittelt werden. Der Steuerberater wird so für die unterjährige Buchführung obsolet und wird nur noch für den Jahresabschluss herangezogen. 

Bessere Analysen, Daten in Echtzeit

Wir konnten nun sehen, dass nicht unbedingt für alle Unternehmen eine vollständig integrierte Finanzbuchhaltung in einem ERP-System notwendig ist, wenngleich diese den Anwendern viele Vorteile bietet. Es lassen sich im Controlling bessere Analysen anstellen, auch der Vertrieb profitiert von der Erfassung der Daten in der Finanzbuchhaltung in Echtzeit. Wer über keine eigene Buchhaltung verfügt und sich Hilfe von einem Steuerberater nimmt, sollte darauf achten, dass er seine Daten an das Steuerbüro über eine entsprechende Schnittstelle zu diesem, einfach und schnell übermitteln kann. 

2 September 2019

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

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In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
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