ERP-Auswahlberatung

Hier einige der häufigsten Fehler bei der Auswahl eines ERP-Systems.

Bei der Auswahl eines ERP-Systems kann viel schief gehen. Die Vielzahl unterschiedlicher Systeme und Lieferanten macht es nicht einfacher. Noch dazu müssen Sie die benötigte Art der Software, der Module und Funktionalitäten aber auch der, die sie nicht brauchen, berücksichtigen. Stellen Sie also sicher, dass Sie nicht den Fehler machen, eine der folgenden Optionen zu übersehen.

Das Beste aus beiden Welten

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein ERP-System aufzubauen. Im ersten Fall wählen Sie ein integriertes System eines Anbieters. Der Anbieter automatisiert alle Bereiche Ihres Unternehmens und führt sie dann in einem System zusammen. Option zwei ist die sogenannte Best-of-Breed-Methode. Hierbei suchen Sie für jeden Bereich Ihres Unternehmens den besten Anbieter und lassen dann die einzelnen Teile zu einem System zusammenfassen.

Integriertes System

Die erste Option ist für viele Unternehmen eine gute und realistische Wahl. Da es einen Anbieter gibt, der das System baut, sind alle Abteilungen von Anfang an integriert. Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen wird daher reibungslos funktionieren. Es gilt aber natürlich auch, dass ein Anbieter weniger Wissen als drei spezialisierte Anbieter hat. Dies ist auch der Grund dafür, dass die Kosten für ein integriertes System erheblich niedriger sind.

Best of Breed 

Bei der Wahl eines Best-of-Breed-Systems sind die Optionen viel größer. Mit mehreren Anbietern erhalten Sie das Beste vom Besten, was sich jedoch auch in den Kosten und der Implementierungszeit widerspiegelt. Es ist also aus gutem Grund teurer. Ein ERP-System, das von Experten in allen Bereichen entwickelt wurde und das perfekt zu Ihrem Unternehmen passt, kann jedoch den Unterschied ausmachen.

Jedes System ist einzigartig

Sie gründen ein Unternehmen, weil Sie eine neue Idee haben oder ein bekanntes Konzept mit einer eigenen Anpassungen umsetzen möchten. Die einzigartigen Merkmale Ihres Unternehmens oder Ihrer USPs führen also zu einzigartigen Geschäftsprozessen. Es ist daher fast unmöglich, dass ein vorhandenes System perfekt in die Funktionsweise Ihres Unternehmens passt. Beachten Sie, dass Ihr Unternehmen einzigartig ist und dies auch für Ihr ERP-System gelten sollte. Dies hat einen großen Einfluss auf die Wahl des richtigen Anbieters.

Jeder Zweig verfügt über Funktionalitäten, die nur innerhalb dieser Gruppe verwendet werden. Wählen Sie daher immer einen Anbieter, der sich auf die Arbeit in Ihrer Branche spezialisiert hat. Diese verfügen über das Wissen und die Erfahrung, um Sie durch den gesamten Prozess vom Aufbau des Systems bis hin zur Implementierung zu führen.

Die festgelegte Reihenfolge

Es kommt oft vor, dass Unternehmen einen bekannten Anbieter bevorzugen. Ein Unternehmen ist nicht umsonst so groß geworden und hat so gute Produkte entwickelt, denken sich viele.  Niemand zweifelt daran, dass die Systeme gut funktionieren werden und das tun, wozu sie kreiert wurden. Es ist jedoch oft so, dass diese Systeme alltägliche Arbeitsabläufe enthalten, die in jedem Unternehmen stattfinden. Die Umwandlung dieses Standard-ERP in das System, das Ihr Unternehmen benötigt, wird also viel Zeit und Geld erfordern.

Die Umsetzung

Die Einführung eines neuen Systems ist eine wesentliche, wenn auch positive Änderung in einem Unternehmen. Die neue Software kann zu effizienterer Arbeit, besserer Leistung und vielem mehr führen, aber der Übergang verläuft nicht immer so reibungslos wie erhofft.

Menschen wollen Veränderung, aber nicht verändert werden

Menschen mögen ihre tägliche Arbeitsroutine und Rituale und weichen nicht leicht davon ab. Jede größere Änderung kann Widerstände erzeugen und dies wird mit dem Einsatz eines neuen ERP-Systems nicht anders sein. Eine gute Anleitung während der gesamten Implementierung kann einen großen Unterschied machen.

Es wird empfohlen, einen Projektmanager zu benennen. Seine Aufgabe soll es sein, den gesamten Prozess in die richtige Richtung zu lenken. Unterschätzen Sie diese Aufgabe nicht und gehen Sie davon aus, dass die benannte Person rund 80% ihrer Zeit für die Implementierung aufwenden wird. Zu den Aufgaben gehört es, Ziele zu setzen, das Budget im Auge zu behalten und nicht zuletzt alle über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden zu halten. Die Beteiligung wird laufend zunehmen und der Übergang zum neuen System wird schrittweise erfolgen, sodass die Menschen Zeit haben, sich an die Idee zu gewöhnen.

Wer ein ERP-System hat, hat die Zukunft

Es ist wichtig, einen Überblick darüber zu haben, was ein ERP-System tun muss, um unnötige Funktionen zu vermeiden. Ein ERP-System ist eine große Investition und es ist unsinnig, zu viel für Funktionalitäten zu zahlen, die nicht einmal genutzt werden. Eine Liste mit Ansprüchen ist auch wichtig, um festzustellen, worauf ein System nicht verzichten kann. Wenn nach der Implementierung der Eindruck entsteht, dass ein System nicht nahtlos zu den Arbeitsabläufen im Betrieb passt, kann dies zu Problemen führen.

Ein Anbieter kann natürlich billiger sein, aber dann muss genau geprüft werden, wo die Einsparung liegt. Liegt es daran, dass weniger Funktionen enthalten sind oder handelt es sich um ein Standardsystem? Das sind allemal legitime Gründe, ein Produkt zu einem niedrigeren Preis anzubieten. Stellen Sie dann jedoch sicher, dass keine Teile fehlen, die für die Unterstützung der Arbeitsabläufe sehr wichtig sind.

Ein ERP-System ist wirklich eine Investition und nicht die geringste. Billig wird in diesen Fällen bald teuer. Seien Sie realistisch hinsichtlich der erwarteten Kosten und versuchen Sie nicht, bei etwas zu sparen, das zu einem großen Teil Ihres Unternehmens wird. Das gesamte Unternehmen wird davon profitieren, es kann jedoch auch einen Nachteil mit sich bringen, der schnell sichtbar wird, wenn das System nicht wie vorgesehen funktioniert.