Klientenverwaltung mit der ERP-Software

Klientenverwaltung mit der ERP-Software

Kunden bzw. Klienten stehen im Fokus vieler Unternehmen. Die Klientenverwaltung mit der ERP-Software bringt viele Vorteile mit sich.

Kunden und Klienten unterscheiden sich definitorisch ein wenig voneinander. Überall dort, wo mit Klienten gearbeitet wird, bedarf es einer Klientenverwaltung. Mit der ERP-Software lässt sich diese auch digital abbilden und steuern. 

Wir wollen uns an dieser Stelle mit den Möglichkeiten der Klientenverwaltung mit der ERP-Software beschäftigen und herausstellen, welchen Nutzen die diversen Funktionen ganz konkret in der Praxis haben. Zuvor werfen wir noch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wo genau die Klientenverwaltung darin zu verorten ist. 

Inhaltsverzeichnis: 

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition

Die Abkürzung ERP steht für die unternehmerische Aufgabe des Enterprise Resource Planning. Dabei geht es im Kern darum, Verschwendungen von Ressourcen aufzudecken und diese durch schlanke und optimierte Prozesse künftig zu vermeiden. Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen zur Verfügung stehende Betriebsmittel verstanden. 

Das betrifft zum Beispiel: 

  • Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
  • Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
  • Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
  • Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
  • Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
  • Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
  • Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

All diese Ressourcen müssen so auf die vorliegenden Prozesse verteilt werden, sodass der reibungslose Ablauf dieser zu keinem Zeitpunkt gestört wird. Gleichzeitig sollen Verschwendungen von Ressourcen so gut wie möglich vermieden werden. Das bedingt, dass viele Prozesse zunächst einmal deutlich verschlankt und ressourcenschonender aufgesetzt werden. 

Angesichts der Vielzahl vieler verschiedener Prozesse, die tagtäglich ablaufen, ist die zentrale Planung, Steuerung und Überwachung dieser, kein leichtes Unterfangen. Hier kommt eine ERP-Software ins Spiel. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. 

Auf diese Weise arbeiten alle Akteure im Unternehmen mit denselben Daten. Das hat zur Folge, dass die Kommunikation schneller und transparenter wird, was ebenso für viele Prozesse gilt. Es lassen sich Workflows über Abteilungsgrenzen hinweg initiieren, die deutlich ressourcenschonender sind, als die bisherigen Prozesse. 

Aufbau einer ERP-Software

Alles in allem werden auf vielen verschiedenen Ebenen Ressourcen eingespart. Dazu ist eine ERP-Software aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul verfügt über zahlreiche Funktionen, die die Prozesse in diesem Bereich unterstützen und teilweise sogar automatisieren. Gängige Module in einer ERP-Software sind beispielsweise:

  • Business Intelligence
  • Customer-Relationship-Management
  • Dokumentenmanagement
  • Finanzen
  • Global Business Management
  • Personalwesen 
  • Installation und Wartung
  • Produktion
  • Warehouse-Management
  • Beschaffung

Je nach Bedarf eines Unternehmens kommen weitere Module hinzu oder werden zunächst ausgeklammert. So setzt sich eine ERP-Software letztlich aus all jenen Modulen zusammen, die es bedarf, um die eigenen Prozesse ausreichend abbilden zu können. Viele ERP-Anbieter haben sich im Laufe der zeit auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und ihre Software auf die Belange dieser Unternehmen angepasst. 

Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs ergeben sich heute Unterschiede zwischen den verschiedenen am Markt. Auch in Bezug auf das Lizenzmodell, mit denen die Lösungen offeriert werden, ergeben sich Unterschiede. So ist es möglich die ERP-Software direkt vom Anbieter zu erwerben und diese auf den hauseigenen Servern zu implementieren. Hier ist auch die Rede vom On-Premises oder lokalem Modell. 

Demgegenüber steht das Cloud-Modell. Hier wird die ERP-Software aus einer Cloud heraus angeboten. Über das Internet können Nutzer dann auf das System zugreifen. Der Vorteil hier, man benötigt keine eigenen Server und auch die Wartung und Instandhaltung entfällt auf den Anbieter. Daher ist dieses Modell besonders für kleinere Unternehmen attraktiv. Doch nutzen auch immer mehr Großkonzerne die Vorteile der Cloud. 

Was ist eine Klientenverwaltung? – Definition

Klienten unterschieden sich von Kunden insbesondere hinsichtlich der Dienstleistungen, die von diesen in Anspruch genommen werden. Klienten sind demnach Auftraggeber oder Leistungsempfänger bestimmter Beratungsberufe, wie etwa von Anwälten, Notaren, Steuerberatern oder auch Sozialpädagogen. 

Auch Therapeuten oder in Teilen Pflegeberufe bezeichnen ihre Auftragsgeber in Abgrenzung zum Patienten als Klienten. Damit soll der Dienstleistungscharakter dieser Tätigkeiten unterstrichen werden. Klienten kaufen also keine Produkte ein und sind auch nicht an ad hoc Dienstleistungsangeboten interessiert. Vielmehr geht es um hochgradig individuelle Beratung und Betreuung.

Mit einer Kunden- bzw. Klientenverwaltung lassen sich alle Belange rund um die eigenen Klienten organisieren und managen. Dazu wird für jeden Klienten eine eigene Akte angelegt. Diese enthält alle relevanten Daten und Dokumente zum jeweiligen Klienten. Neben den bloßen Kontaktdaten, finden sich hier auch alle Berichte, Rechnungen, Gesprächsprotokolle etc. 

Diese Zentralisierung bringt viele Vorteile mit sich. So müssen Daten nur einmalige eingegeben werden, was Zeit spart und für eine sichere Ablage sorgt. Auch kann jeder zugriffsberechtigte Mitarbeiter auf die Daten zugreifen und muss nicht erst umständlich nach diesen Suchen. Letztlich lassen sich viele Prozesse rund um die Klientenverwaltung abkürzen und schlanker gestalten. 

Funktionen einer Klientenverwaltung

Wir wollen uns an dieser Stelle mit ein paar der wesentlichsten Vorteile einer Klientenverwaltung auseinandersetzen und deren konkreten Nutzen in der Praxis aufzeigen. 

Prozesse mit der Klientenverwaltung automatisieren

Wie bereits erwähnt, lassen sich viele Prozesse mit einer Klientenverwaltung innerhalb der ERP-Software automatisieren. Ein Beispiel hierfür stellt die automatische Rechnungserstellung dar. Ein Mitarbeiter stellt Stunden für einen Termin in Rechnung. Über den in der Personalakte hinterlegte Stundensatz wird der konkrete Rechnungsbeitrag errechnet und direkt der richtigen Rechnung zugeordnet. 

So ist für den Klienten immer direkt ersichtlich, welcher Mitarbeiter wie viele Stunden in Rechnung gestellt hat und zu welchem Satz. Das sorgt für mehr Transparenz und steigert die Effizienz, da den Mitarbeitern mehr zeit für das Kerngeschäft bleibt. Auch können die Rechnungen automatisiert versandt werden, beispielsweise in vordefinierten Zyklen wie dem Montansende. 

Rechtskonforme Verwaltung und Speicherung

Insbesondere die Arbeit mit Klienten ist mit hochsensiblen Daten verbunden. Ob Anwaltskanzlei oder Ergotherapie, sie alle müssen die Daten ihrer Klienten besonders schützen. Das gilt nicht nur für den Schutz vor externem Zugriff, sondern auch innerhalb der eigenen Organisation. Dabei spielen Aufbewahrungs- bzw. Löschfristen eine wichtige Rolle. 

Das System archiviert alle Daten sicher an einem zentralen Ort und erinnert an eben jene Fristen. Es schützt vor versehentlichem Löschen und mahnt, wenn die Aufbewahrungsfrist endet. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass immer alle Dokumente zur Verfügung stehen und rechtssicher archiviert werden. 

Suchfunktionen zum schnellen Finden von Dokumenten

Mitarbeiter verbringen oftmals Stunden mit der Suche nach Informationen und Dokumenten. Durch die zentrale Speicherung und Archivierung alle relevanten Dokumente an einem Ort, wird dieses Problem obsolet. Jedes Dokument wird mit Metadaten versehen und in einer vordefinierten Ordnerstruktur gespeichert. 

So kann bequem und schnell über diverse Suchfunktionen nach den entsprechenden Dokumenten gesucht werden. Auch eine Volltextsuche wird hier realisierbar. Das spart enorm viel Zeit und macht viele Prozesse schneller und am Ende kostensparender. 

Mobiler Zugriff auf Klientenakte

Oftmals arbeitet man direkt beim Klienten und benötigt daher mobilen Zugriff auf relevante Daten. Mit einer Applikation der ERP-Software wird dies möglich. Doch nicht nur zum Abrufen von Daten eignet sich der mobile Zugriff. Mitarbeiter können auch Daten von unterwegs aus in das ERP-System einpflegen. 

So lassen sich beispielsweise Arbeitszeiten über die App nachhalten. Diese können dann direkt den entsprechenden Klienten zugeordnet und abgerechnet werden. Das verkürzt viele Prozesse ungemein und sorgt für deutlich mehr Transparenz. So weiß der Innendienst immer genau, was im Außendienst gerade passiert. 

Rechte und Rollenvergabe

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf alle Daten, teilweise müssen die Daten auch besonders geschützt werden. Dazu lassen sich im System Rollen definieren, die Zugriff auf bestimmte Daten und Dokumente zulassen und für andere verweigern. So kann sichergestellt werden, dass auch nur diejenigen Mitarbeiter auf relevanten Daten zugreifen können, die Zugriff auf diese benötigen.

Fazit: Schnellere und effizientere Prozesse Dank Klientenverwaltung

Dank der Klientenverwaltung in einer ERP-Software können Prozesse deutlich verkürzt und somit effizienter gestaltet werden. Das Modul sorgt für einen rechtssicheren Umgang mit sensiblen Daten und ermöglicht es, Klienten individueller zu betreuen. Durch das Einsparen von Zeit und letztlich Geld, werden Ressourcen freigesetzt, die gewinnbringend an anderer Stelle eingesetzt werden können. 

Damit all das funktionieren kann muss die Klientenverwaltung zwingend in einer ERP-Software integriert sein. Dadurch lassen sich Prozesse abteilungsübergreifend und kostensparend aufsetzen. Zudem muss sichergestellt werden, dass die gewählte Software zum eigenen Unternehmen passt. Dann steht einer modernen und effizienten Klientenverwaltung nichts mehr im Weg. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
ERP-Anbieter suchen...
Systeme gefunden

Füllen Sie das Formular aus und erhalten Sie unverbindlich Informationen über die 7 am besten geeigneten Anbietern.

Ihre Anfrage ist erfolgreich bei uns eingegangen

  • Auf der Grundlage der von Ihnen gelieferten Informationen geht unser Berater unverbindlich an die Arbeit
  • Unser Berater trifft eine Auswahl unter den ERP-Anbietern, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen.
  • Sie erhalten eine kostenlose Auswahlliste mit Informationen über die 7 geeignetsten Anbietern
  • Im Falle von Fragen oder Unklarheiten meldet sich unser Berater möglicherweise bei Ihnen
Longlist anzeigen
Auswahl neu starten
Lieferant des Monats

GUS-OS Digital Hub über Amazon Web Services verfügbar

ERP-Lösung als Software-as-a-Service - GUS-OS Digital Hub nun auch über Amazon Web Service (AWS).

Lesen Sie weiter
Lieferant des Monats

ERP und Industrie 4.0: Ein Dream-Team?

Der CEO der GUS Group Dirk Bingler zeigt die Möglichkeiten einer ERP-Software in der Industrie 4.0 auf und klärt deren zukünftige Bedeutung.

Lesen Sie weiter