Fallbeispiele
Fallstudie: HRZ

Fallstudie: HRZ

Warum sich die Technische Universität Darmstadt für ein ERP-System von NOVICON entschieden hat.

Firma  HRZ (Hochschulrechenzentrum) Technische Universität Darmstadt
Sektor öffentliche Verwaltung
Tätigkeit technsiche Universität, Verwaltung und Lehre
Besonderheiten 4.500 Beschäftigte und rund 27.000 Studierende
Auswahl NOVICON

Fall: Wie sieht die Situation aus?

Die Technische Universität Darmstadt wurde im Jahr 1877 mit Fokus auf technische Studiengänge gegründet. Rund 27.000 Studierende nutzen das Studienangebot der TU Darmstadt. Mit ihren rund 4.500 Beschäftigten gehört sie zu einer der größeren Universitäten Deutschlands. Ihr Studienangebot umfasst 13 verschiedene Studiengänge, die sich auf die drei Bereiche; Naturwissenschaften, Ingenieurwissenschaften sowie Geistes- und Sozialwissenschaften verteilen. Wie an anderen Universitäten auch, sind die Bestell- und Beschaffungsvorgänge für Büromaterial, Inventar und Hardware an der Universität Darmstadt reglementiert. Lehrstuhlbeauftragte verfügen über ein festgelegtes Budget. Bestellungen, die einen Mindestbetrag überschreiten, bedürfen der Genehmigung oft über mehrere Entscheidungsebenen und können nur, aufgrund von bestehenden Verträgen, von bestimmten Lieferanten bezogen werden. Abrechnungen müssen bestimmten Kostenstellen zugeordnet werden. All das macht Bestellungen und die Beschaffung des benötigten Equipments zu einer komplizierten und langwierigen Angelegenheit

Anforderungen: Was muss das ERP-System erfüllen?

Ziel war es, die Bestell- und Beschaffungsvorgänge an der Universität Darmstadt mittels Einführung eines ERP-Systems zu vereinfachen und standardisierte Bestellungen zu automatisieren.

Ergebnis: Was hat die Implementierung gebracht?

NOVICON hat eine flexible Lösung basierend auf der Software Plattform Munixo erarbeitet. Sie erlaubt eine flexible Gestaltung der Genehmigungsprozesse für die Bestellung und Beschaffung von Arbeitsmaterial an den Lehrstühlen. Regelmäßige Bestellungen, die keiner Genehmigung bedürfen, werden nach einer vorgelagerten Bedarfserkennung automatisch ausgelöst (über das System weitergeleitet und in Auftrag gegeben). Durch die Implementierung flexibler Budgetfreigabegrenzen erfolgt je nach Höhe der Bestellung eine Freigabe durch Vorgesetzte. Jedem Lehrstuhl wurden Kostenstellen zugewiesen, die eine Zuordnung und damit nachvollziehbare Abrechnung der Bestellung ermöglicht. Zudem wurde eine Datenbank mit bestehenden Lieferanten angelegt. NOVICON hat eine flexible Lösung für die TU Darmstadt geschaffen, die komplizierte Bestell-, Genehmigungs- und Verrechnungsprozesse automatisiert und somit vereinfacht hat.

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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