Fallstudie: HRZ

Warum sich die Technische Universität Darmstadt für ein ERP-System von NOVICON entschieden hat.

Fall: Wie sieht die Situation aus?

Die Technische Universität Darmstadt wurde im Jahr 1877 mit Fokus auf technische Studiengänge gegründet. Rund 27.000 Studierende nutzen das Studienangebot der TU Darmstadt. Mit ihren rund 4.500 Beschäftigten gehört sie zu einer der größeren Universitäten Deutschlands. Ihr Studienangebot umfasst 13 verschiedene Studiengänge, die sich auf die drei Bereiche; Naturwissenschaften, Ingenieurwissenschaften sowie Geistes- und Sozialwissenschaften verteilen. Wie an anderen Universitäten auch, sind die Bestell- und Beschaffungsvorgänge für Büromaterial, Inventar und Hardware an der Universität Darmstadt reglementiert. Lehrstuhlbeauftragte verfügen über ein festgelegtes Budget. Bestellungen, die einen Mindestbetrag überschreiten, bedürfen der Genehmigung oft über mehrere Entscheidungsebenen und können nur, aufgrund von bestehenden Verträgen, von bestimmten Lieferanten bezogen werden. Abrechnungen müssen bestimmten Kostenstellen zugeordnet werden. All das macht Bestellungen und die Beschaffung des benötigten Equipments zu einer komplizierten und langwierigen Angelegenheit

Anforderungen: Was muss das ERP-System erfüllen?

Ziel war es, die Bestell- und Beschaffungsvorgänge an der Universität Darmstadt mittels Einführung eines ERP-Systems zu vereinfachen und standardisierte Bestellungen zu automatisieren.

Ergebnis: Was hat die Implementierung gebracht?

NOVICON hat eine flexible Lösung basierend auf der Software Plattform Munixo erarbeitet. Sie erlaubt eine flexible Gestaltung der Genehmigungsprozesse für die Bestellung und Beschaffung von Arbeitsmaterial an den Lehrstühlen. Regelmäßige Bestellungen, die keiner Genehmigung bedürfen, werden nach einer vorgelagerten Bedarfserkennung automatisch ausgelöst (über das System weitergeleitet und in Auftrag gegeben). Durch die Implementierung flexibler Budgetfreigabegrenzen erfolgt je nach Höhe der Bestellung eine Freigabe durch Vorgesetzte. Jedem Lehrstuhl wurden Kostenstellen zugewiesen, die eine Zuordnung und damit nachvollziehbare Abrechnung der Bestellung ermöglicht. Zudem wurde eine Datenbank mit bestehenden Lieferanten angelegt. NOVICON hat eine flexible Lösung für die TU Darmstadt geschaffen, die komplizierte Bestell-, Genehmigungs- und Verrechnungsprozesse automatisiert und somit vereinfacht hat.