Software für die Zeitarbeit
ERP-Software für Personaldienstleister: 3 Funktionen, über die eine Software für die Arbeitnehmerüberlassung verfügen sollte.
Die Digitalisierung ist branchenübergreifend in vollem Gange. Unternehmen aller Sektoren haben die Möglichkeit, in unterschiedlichen Bereichen auf softwareseitige Unterstützung zu bauen. Zentrale Rolle spielt dabei die ERP-Software. „ERP“ ist die Abkürzung für das Enterprise Resource Planning, welches hierzulande auch als Geschäftsressourcenplanung bezeichnet wird. Die Geschäftsressourcenplanung ist in Unternehmen aller Art von Relevanz. Eine ERP-Software ermöglicht es Unternehmen, alle geschäftseigenen Prozesse digital abzubilden. Dabei werden die Abläufe aller Abteilungen und Geschäftsbereiche in einer zentralen Software zusammengeführt.
Jede Abteilung erhält dabei häufig ein eigenes Modul, welches die Funktionen erfasst, die es zur Erfüllung der Aufgaben im jeweiligen Geschäftsbereich zumeist bedarf. Der Funktionsumfang variiert von System zu System und hängt unter anderem davon ab, auf welche Branche die Software ausgelegt ist. Im Folgenden befassen wir uns spezifisch mit einigen, wichtigen Funktionen einer ERP-Software für die Zeitarbeit. Zunächst muss jedoch ein Blick auf die Branche selbst geworfen werden.
Inhaltsverzeichnis
Branchenfokus: Zeitarbeit
Die Zeitarbeit wird auch als Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ), Mitarbeiterüberlassung, Temporärarbeit oder Personalleasing bezeichnet. Von Zeitarbeit ist die Rede, wenn Arbeitnehmer bz. Leiharbeiter, von einem Arbeitgeber, dem Verleiher, einem Dritten gegen Entgelt für einen bestimmten, zeitlich begrenzten Rahmen überlassen werden. Der Dritte wird dabei als Entleiher bezeichnet.
Zahlen und Fakten
Hierzulande arbeiten mehrere hundert tausende Mitarbeiter in einem Leiharbeitsverhältnis. Vertreten sind sie in unterschiedlichen Branchen. Ein bedeutender Teil ist im gewerblichen Bereich eingestellt. Angestellte hier arbeiten beispielsweise im produzierenden Gewerbe. Am zweithäufigsten sind Leiharbeiter in der Dienstleistungsbranche vertreten. Beachtlich ist zudem, dass sich deutlich mehr Männer in Zeitarbeiterverhältnissen befinden.
1. Arbeitszeiterfassung
Analoge Stundenzettel gehören längst der Vergangenheit an. Denn sie sind weder effizient, noch sonderlich zuverlässig. Je mehr Zeit zwischen der geleisteten Arbeitszeit und dem Ausfüllen des Stundenzettels verstreicht, desto wahrscheinlicher wird es, dass sich niemand mehr an die genauen Arbeitszeiten erinnert und es zu unbeabsichtigten Fehlangaben kommt. Mithilfe einer digitalen Zeiterfassung können die Angestellten direkt beim Entleiher vor Ort ihre Stunden virtuell registrieren. Diese werden dann automatisiert im zentralen ERP-System des Unternehmens hinterlegt. Auf diese Weise wird die tatsächlich gearbeitete Zeit sofort erfasst und bei stabiler Internetverbindung auch in Echtzeit im System hinterlegt.
2. Personalmanagement (HRM)
Das Personalwesen und die Arbeitszeitverfassung gehen miteinander einher. Das Personal wird von vielen Unternehmen auch als die wertvollste Ressource des eigenen Betriebes betrachtet. Insbesondere bei Leiharbeitsfirmen, in denen das Personal gleichzeitig die zentrale Dienstleistung, das zentrale „Produkt“ des Unternehmens ist, ist dies zutreffend. Mithilfe eines Moduls für das Personalwesen lassen sich die verfügbaren Mitarbeiter so zielführend wie möglich einsetzen; immer im Hinblick auf die vertraglich vereinbarten Stunden, die jeweiligen Fähigkeiten und die Urlaubszeiten.
3. Dokumentenmanagement (DMS)
Das Dokumentenmanagement (kurz DMS) spielt ebenfalls in Betrieben aller Art eine wichtige Rolle, und hängt auch wiederum mit dem Personalwesen zusammen. So lassen sich beispielsweise mithilfe eines DMS sämtlicher Arbeitsverträge digital verwalten. Hinterlegt werden können diese dann in der digitalen Personalakte, ebenso wie im digitalen Dokumentenmanagementsystem.
Schnittstelle zwischen ERP und DMS
Dokumentenmanagementsysteme können als separate Lösungen, ebenso wie als Bestandteil einer ganzheitlichen ERP-Software betrieben werden. Wichtig ist, dass entsprechende Schnittstellen eingerichtet werden, wenn eine eigene Lösung betrieben wird, um so einen nahtlosen Datenaustausch zu ermöglichen.
Auswahl einer Software für die Zeitarbeit
Der Softwaremarkt ist im Bereich ERP sowohl groß als auch vielfältig, was zahlreichen Unternehmen die ERP-Auswahl erschwert. Zeitarbeitsfirmen auf der Suche nach einer geeigneten Software für die Geschäftsressourcenplanung sollten sich an erster Stelle mit ihren eigenen Prozessen auseinandersetzen und konkrete Anforderungen an ein geeignetes System definieren, welche dann in Form eines Lastenheftes festgehalten werden.
Branchenspezifische Systeme
Auf Grundlage dieses können Anbieter dann beurteilen, ob sie dazu in der Lage sind, das Projekt zu realisieren. Bei der Suche nach geeigneten Systemen und Anbietern können sich Betriebe aus dem Bereich der Arbeitnehmerüberlassung zunächst an branchenspezifischen Systemen orientieren. Diese umfassen bereits im Standard zumeist die wichtigsten Funktionen, derer es in der eigenen Branche bedarf.