ERP-Software für den Großhandel: Controlling

ERP-Software für den Großhandel: Controlling

Wie sich die Probleme des Großhandels mit adäquater ERP Software im Bereich Controlling minimieren lassen.

Je nach Branche finden sich im Großhandel diverse Baustellen. Die meisten haben jedoch das eine gemeinsam: Sie würden sich in vielen Fällen durch den effizienteren Nutzen gegebener Ressourcen zumindest verkleinern lassen. 

Wenn es darum geht, unternehmensrelevante Ressourcen aufzudecken bzw. diese effizienter zu nutzen, kommt in Zeiten der digitalen Transformation schnell eine ERP-Software ins Spiel. 

In welchen Bereichen der größte Optimierungsbedarf besteht und wie ein adäquates ERP System besonders im Controlling Abhilfe schaffen kann, erfahren Sie im Folgenden. 

Probleme des Großhandels 

Eine Fachbereichsstudie von techconsult definiert deutlich die aktuellen Probleme des Großhandels im Bereich Finanzen und Controlling. Vom Textil- bis hin zum Elektrogroßhandel findet sich nahezu in jeder Branche deutlicher Optimierungsbedarf. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

ERP ist die Abkürzung für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Dabei geht es um die unternehmerische Aufgabe alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel. 

Das betrifft nehmen Materialien und Maschinen auch das Personal, finanzielle Mittel oder Immobilien usw. Es gilt all diese Ressourcen so auf die Prozesse zu planen, dass es zu keinem Zeitpunkt zu Engpässen oder Verschwendungen dieser Ressourcen kommt. 

Alle Prozesse digital steuern und planen

Eine ERP-Software bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich diverse Prozesse schlanker und effizienter gestalten. Auch Informationen werden im gesamten Unternehmen schneller geteilt, sodass viele Prozesse abgekürzt und teilweise sogar automatisiert werden können. 

Im Folgenden wollen wir einen Blick auf die Möglichkeiten einer ERP-Software für den Großhandel und hier speziell für das Controlling werfen. 

Deutlicher Optimierungsbedarf im Bereich Controlling

So hat beispielsweise jedes dritte Unternehmen im Bereich des Machinen-, Eletro-, Baustoff- bzw. technischen Großhandels klare Defizite bezüglich der Budgetplanung bzw. der Geschäftsabwicklung. Sind diese Unternehmen konzerngebunden, fällt der tatsächliche Anteil noch höher aus. 
Im Textil-Großhandel sind vor allem Ertrags- und Risikokontrolle ein Thema. So gibt es bei mehr als einem Fünftel der im Bericht enthaltenen Unternehmen in diesem Sektor Probleme. 

Die Ertrags- bzw. Risikokontrolle von Investitionen sowie die Liquiditäts- und Budgetplanung sind das Sorgenkind von Unternehmen, die sich auf den Großhandel mit Elektronik, Informations- und Kommunikationstechnik bzw. Unterhaltungstechnologien spezialisiert haben (vgl. mediadefine.com). 

Finanzielle Engpässe mittels ERP Software vermeiden 

Besonders wenn es im Bereich Finanzen und Controlling zu Problemen kommt, ist meist akuter Handlungsbedarf gefordert. Je nachdem, wie gravierend bzw. systematisch verankert das jeweilige Problem ist, kann es im Ernstfall zu Zahlungsunfähigkeiten oder schlimmerem kommen. Ressourcen werden knapper und auch zusätzliches Personal kann nicht in jedem Fall finanziert werden. Der Wettbewerbsvorteil schwankt und das Unternehmen läuft Gefahr, größere Verluste zu machen. 

Um ein solches Szenario zu vermeiden, sollten bereits nach ursprünglicher Erkennung des Problems Schritte getroffen werden, um dem systematisch entgegen zu wirken. Dies ist innerhalb der ERP-Software im Modul Controlling unter Anderem durch Kennzahlen möglich. Welche Kennzahlen es gibt und was diese im Detail bedeuten, wird im Folgenden thematisiert 

Zahlungsverhalten der Kunden in der ERP-Software

Doch auch das beste Produkt sichert nicht den Umsatz, wenn es seitens der Kunden zu Zahlungsverzögerungen kommt. Dies ist vor allem im Bereich der Ertrags- und Risikokontrolle von Vorteil. Viele ERP-Software-Systeme ermöglichen es Buchhaltern, sich das Zahlungsverhalten eines bestimmten Kunden über eine auserwählte Periode anzeigen zu lassen (vgl. amortisat.de). Viele Systeme verfügen auch über eine graphische Darstellung dieser Entwicklung. 

Auch ist es möglich, gezielt nach offenen Rechnungen zu filtern bzw. diese nach Dringlichkeit zu sortieren. Dies unterstützt Buchhalter bzw. Sachbearbeiter zusätzlich bei effizienter Mahnungserstellung und gezielterer Kundenbetreuung. Ist die Rechnung nur in Vergessenheit geraten und wird innerhalb der nächsten Tage bezahlt oder ist die Zahlungsverzögerung in Liquiditätsproblemen begründet? 

Weitere Performance Indikatoren, welche sich mittels einer ERP-Software abbilden lassen, sind beispielsweise die gezielte Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Mengen. 

Vertriebskennzahlen in der ERP-Software

Es gibt diverse Vertriebskennzahlen, welche – je nach Schwerpunkt des Unternehmens – als sogenannte Key Performance Indicator (kurz KPIs) genutzt werden können. Diese können im Controlling Modul des ERP Systems laufend neu kalkuliert und überwacht werden. 

So ist es möglich, frühzeitig nach der Ursache des Problems zu suchen, wenn eine oder mehrere der Kennzeichen unter einen gewissen Schwellenwert fallen. Unterschieden wird zwischen monetären – und nichtmonetären Kennzahlen. 

Deckungsbeitrag in der ERP-Software 

Beim Deckungsbeitrag handelt es sich um eine monetäre Vertriebskennzahl, welche im ERP System abgebildet und analysiert werden kann. Der Deckungsbeitrag Beitrag eines speziellen Produktes sagt aus, wieviel das Unternehmen an diesem Produkt verdient. Dies ist vor allem relevant, um mögliche Potenziale frühzeitig zu erkennen und Chancen zu nutzen. 

Verdient ein Unternehmen mit einem gewissen Produkt kaum Geld, da es beispielsweise in der Produktion selbst zu teuer geworden ist, kann es in Betracht ziehen, es aus dem Sortiment zu nehmen. 

Zwar gibt es auch hier Ausnahmen (beispielsweise Kontingente über Nischenprodukte mit strategisch wichtigen Kunden), aber der Deckungsbeitrag stellt dennoch einen guten, ersten Anhaltspunkt dar. Ein Beispiel für nichtmonetären Kennzahlen ist unter anderem die Anzahl erworbener Neukunden. 

Im ERP System Vertriebskennzahlen gezielt analysieren 

Traditionelle Kennzahlenanalyse selbst bezieht sich in vielen Fällen rein auf ergebnisorientierte Faktoren (monetäre Kennzahlen). Da jedoch auch beispielsweise die Anzahl erworbener Neukunden über einen gewissen Zeitraum hinweg durchaus aussagekräftig in Bezug darauf sein kann, wie erfolgreich beispielsweise die Implementierung einer neuen Marketingstrategie war, ermöglichen einige ERP-Software-Systeme die Analyse mittels einer „Balanced Scorecard“ (dt. ausgewogener Berichtsbogen), welche auch nichtmonetäre Faktoren mit einbezieht.  

Die Balanced Scorecard als Planungstool in der ERP Software

In ihrer klassischen Form setzt sich die Balanced Scorecard aus vier Steuerungsperspektiven zusammen: Der Finanzperspektive, der Kundenperspektive, der internen Prozessperspektive sowie der Entwicklungsperspektive (vgl. business-wissen.de). Durch die vier Perspektiven wird durch die Balanced Scorecard im ERP System ein wertvolles Tool für das firmeninterne Controlling geschaffen. 

Idealerweise geht nicht nur deutlich daraus hervor, wie erfolgreich der Großhändler bislang agiert, sondern gibt auch Aufschlüsse darüber, wie wahrscheinlich es ist, dass dies auch in Zukunft der Fall sein wird. Somit entsteht ein ganzheitliches Planungs- und Kontrollwerkzeug, welches diverse Kennzahlen und Indikatoren mit einbezieht. Wichtig ist dabei stets die Übersichtlichkeit. Es sollte also darauf geachtet werden, dass zum einen überwiegend relevante, und zum anderen nicht zu viele Kennzahlen pro Perspektive verwendet werden (vgl. business-wissen.de). 

Datenverarbeitungsprozesse in der ERP Software – OLAP 

Eine weitere Möglichkeit, sich in der ERP-Software einen Überblick über das Verhältnis mehrerer Kennzahlen zueinander zu verschaffen, ist das sogenannte Online Analytical Processing (kurz OLAP). OLAP ist eine mehrdimensionale Art der Datenanalyse. 

Faktoren werden auf drei Dimensionen in einer Art Würfel – dem sogenannten OLAP Würfel – gegenübergestellt. So lässt sich beispielsweise der Umsatz eines Produktes im Mai mit dem im Juni vergleichen und gleichzeitig noch dem eines weiteren Produktes im Juni gegenüberstellen. 

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass ERP-Software-Systeme – sofern sie zu ihrem vollen Potenzial genutzt werden – zu einem unverzichtbaren Controlling Instrument für den Großhandel werden können. 

Starten Sie Ihre ERP-Auswahl

Finden Sie das richtige ERP-System für Ihr Unternehmen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der ERP-Auswahl wichtig ist: Bei der Auswahl ist es wichtig, Ihre Branche zu berücksichtigen. Ein ERP-System muss perfekt zu Ihren Geschäftsprozessen passen. Diese Prozesse sind je nach Branche unterschiedlich. So arbeitet beispielsweise ein Großhändler anders als ein Bauunternehmen und benötigt daher unterschiedliche ERP-Funktionalitäten.

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Auf welche Art von Bauaktivitäten sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Arbeiten Sie oft mit verschiedenen Parteien zusammen?
Verwaltet Ihr Unternehmen Immobilien?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Führen Sie viele Wartungsarbeiten durch?
Möchten Sie auch Betriebsmittel planen können?
Möchten Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen?

Was für ein Einzelhändler sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Wie viele physische Verkaufsstellen haben Sie?
An welche Art von Kunden liefern Sie?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art von Dienstleister sind Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Welche Art von Ausbildung bieten Sie an?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Sind Ihre Kunden Mitglied bei Ihnen?
Möchten Sie das System auch für die Registrierung von Kursteilnehmern nutzen?
Möchten Sie das System auch für HRM nutzen?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Geben Sie auch Fernunterricht?
Arbeiten Sie mit Stundenplänen und Standortplanung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Auf welche Art von Pflege sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Möchten Sie das ERP-System auch für die Kundenregistrierung nutzen?
Bietet Ihr Unternehmen Übernachtungen an?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Bieten Sie Pflege vor Ort an?

Auf welche Art von Gewerbe sind Sie spezialisiert?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen Webshop, der integriert werden muss?
Wie viele physische Filialen mit Point-of-Sale haben Sie?
Importieren Sie auch Waren?
Exportieren Sie auch Waren?
An welche Art von Kunden liefern Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Ist Ihnen die Zeiterfassung wichtig?
Arbeiten Sie nach Stundensatz und/oder Festpreis?
Ist HRM ein wichtiger Teil Ihres Unternehmens?
Arbeitet Ihr Unternehmen auf Projektbasis?
Liefern Sie in der Regel an Unternehmen oder Verbraucher?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 1 von 2)

Möchten Sie, dass das ERP-System für das IoT (Internet der Dinge) gerüstet ist?
Möchten Sie eine Verknüpfung mit wichtigen Lieferanten wie der Technische Unie und Rexel?
Führen Sie auch Wartungsarbeiten durch?
Müssen Arbeitsaufträge mobil eingegeben werden?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen (Teil 2 von 2)

Sollte das System offline konsultiert werden können?
Möchten Sie Maschinen aus der Ferne überwachen?
Arbeiten Sie auch auf Projektbasis?
Müssen Sie Kältemittel registrieren?

Welche Art von Versorgungsunternehmen haben Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeitet Ihre Organisation auf Projektbasis?
Arbeiten Sie mit vielen verschiedenen Akteuren zusammen?
Verwaltet Ihre Organisation Immobilien?
Führen Sie viele Wartung durch?
Brauchen Sie eine Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter?

Öffentlicher Sektor und NGOs

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Wünschen Sie eine Mitgliederverwaltung?
Muss das ERP-System mit anderen Paketen verknüpft werden?
Nämlich:
Muss das ERP-System mobil verfügbar sein?

Welche Art von Logistikdienstleistungen bieten Sie an?

Organisieren Sie die Ladungen wie folgt?

Sammelgut/Teilladungen (LTL)
Sammelgut/Teilladungen, die in einem Zentrum für mehrere Auftraggeber gebündelt werden
FTL
Komplettladungen für mehrere Auftraggeber
Dedicated Logistics
Transport für einen Auftraggeber

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Haben Sie einen eigenen Fuhrpark?
Müssen Waren gekühlt transportiert werden?
Importieren Sie Artikel?
Exportieren Sie auch Artikel?

Welche Art der Produktion betreibt Ihr Unternehmen?

Auf welche Art von Fertigung sind Sie spezialisiert?

Wie sind Ihre Fertigungsaufträge geplant?

In welchen Fertigungsmengen produzieren Sie?

Fragen zu Ihren Geschäftsprozessen

Führen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten durch?
Arbeiten Sie mit Service Level Agreements?
Soll das ERP-System mit anderen Programmen verknüpft werden können?
Arbeiten Sie auf Projektbasis?
Möchten Sie Stunden im System erfassen?

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (fakultativ)

Fragen zu Ihrer Organisation

Hat Ihr Unternehmen mehrere Niederlassungen?
Wie viele Lagerhäuser haben Sie?
Arbeiten Sie mit mehreren Währungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
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