ERP-Modul: Finanzen

Eine ERP-Software mit integriertem Finanzmodul bietet Vorteile für Unternehmen aller Branchen. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Funktionen eines Finanzmoduls.

In einer standardisierten ERP-Software findet sich zumeist ein Finanzmodul, welches sämtlichen monetären Ströme abzudecken vermag. An dieser Stelle lassen sich unzählige Prozesse deutlich verschlanken und vielerorts automatisieren. 

Aus diesem Grund ist das Finanz-Modul in einem ERP-System oftmals das Herzstück, da hier viele Prozesse zusammenlaufen. Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf die grundlegendsten Funktionen eines Finanz-Moduls werfen und dabei deren konkreten Nutzen für Ihr Unternehmen herausstellen. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ERP? – Eine Definition 
• Finanzen in ERP-Software abbilden
• Funktionen im Finanzmodul einer ERP-Software 
• Fazit: Alles auf einen Blick sichten

Was ist ERP? – Eine Definition

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning und beschriebt die Aufgabe eines Unternehmens alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so optimal wie nur eben möglich zu planen. Dabei versteht man unter Ressourcen neben den eigentlichen Produktionsmitteln wie Materialien, Werkzeuge, Anlagen und Maschinen auch das Personal, finanzielle Mittel oder Immobilien. 

Letztlich müssen alle Mittel über die das Unternehmen verfügt jederzeit für die zu Grunde liegenden Geschäftsprozesse zur Verfügung stehen. Es muss sichergestellt werden, dass jeder Prozess zu jeder Zeit mit der richtigen Menge an Ressourcen ausgestattet ist. 

Alle Daten an einem Ort 

Eine ERP-Software bildet sämtliche Prozesse des Unternehmens auf einer zentralen Datenbank ab und führt diese zusammen, verschlankt oder automatisiert diese. Abteilungsgrenzen werden somit überwunden und Informationen werden schneller und besser im gesamten Unternehmen verteilt. 

Informationen einfacher teilen

Alle Akteure greifen auf den gleichen Datenstamm zurück, was dazu führt, dass deutlich weniger Fehler gemacht werden. Geht beispielweise eine Bestellung in ein Unternehmen ein, wird diese zentral im ERP-System gespeichert und ist hier von der Kommissionierung direkt einsehbar. Ist die bestellte Ware kommissioniert, geht eine entsprechende Mitteilung an Buchhaltung und eine Rechnung wird automatisch erstellt. 

Prozesse automatisieren

Diese abteilungsübergreifenden Workflows entstehen an vielen verschiedenen Stellen im gesamten Unternehmen. Je mehr Bereiche des Unternehmens im ERP-System abgebildet sind, desto vielfältiger und dynamischer lassen sich die Prozesse umgestalten und automatisieren. 

Kosten und Zeit einsparen

Letztlich geht es bei einer ganzheitlichen ERP-Software also darum, durch eine effizientere Gestaltung der Geschäftsprozesse und einen effizienteren Einsatz der Ressourcen, Zeit und Geld einzusparen. Diese können dann für andere Aufgaben eingesetzt werden. 

Finanzen in ERP-Software abbilden

Eine im ERP-System integrierte Finanzbuchhaltung bietet unzählige Vorteile. Durch die einmalige Eingabe der Daten werden nicht nur Zeit gespart und Fehlerquoten gesenkt, die Daten lassen sich auch von unterschiedlichen Stellen nutzen. So lassen sich diese in vielen unterschiedlichen Bezügen auswerten, vervollständigen oder bearbeiten. 

Einmalige Eingabe der Daten

Ein entscheidender Vorteil der sich aus der einmaligen Eingabe der Daten in das ERP ergibt, ist die Konsistenz und Validität der Daten. Doppelte Erfassungen entfallen gänzlich, was nicht nur Fehlerquoten senkt, sondern auch enorm viel Zeit einspart. 

Besonders wertvoll wird die Kombination aus Finanzbuchhaltungsmodul und ERP-Software dann, wenn die Daten ausgewertet werden. An dieser Stelle können viele wichtige Kennzahlen aus allen Bereichen des Unternehmens ermittelt und miteinander verglichen oder in Relation zueinander gestellt werden. 

Bessere Entscheidungen treffen

Entscheidungen lassen sich so auf valide Daten stützen. Auch lassen sich an Hand der Analysen Trends schnell und einfach erkennen. Auf diese kann dann proaktiv reagiert werden. Das macht das gesamte Management deutlich strukturierter und zielführender. 

Ebenfalls von Vorteil ist die besondere Behandlung der Daten im Finanzmodul. Hier werden alle gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Speicherung und Archivierung berücksichtig. So können beispielweise gegenüber dem Finanzamt alle Daten vorzulegenden Daten revisionssicher abgelegt werden. 

Funktionen im Finanzmodul einer ERP-Software

Werfen wir nun einen Blick auf ein paar wichtige Funktionen des Finanzmoduls in einem ERP-System. Wir stellen hier nur einige wesentliche Funktionen heraus. Moderne ERP-Lösungen verfügen jedoch durchaus über noch tiefergehende Funktionen, die in der Lage sind spezifische Aufgaben in Unternehmen zu lösen. 

Debitorenbuchhaltung

Bei Forderungen eines Unternehmens an Dritte kommt die sogenannte Debitorenbuchhaltung zum Einsatz. In dieser werden sämtliche Forderungen übersichtlich dargestellt. Teile der Debitorenbuchhaltung sind zum Beispiel:

• Kreditmanagement 
• Ausstehende Zahlungen
• Anrechnungen
• Erhaltene Zahlungen 
• Sammelverläufe

Es lässt sich beispielweise einfach ermitteln, wie kreditwürdig ein Kunde ist, oder ob offene Forderungen mit bestehenden Verbindlichkeiten verrechnet werden können. 

Kreditorenbuchhaltung 

Im Gegensatz zur Debitorenbuchhaltung geht es bei der Kreditorenbuchhaltung oder -verwaltung darum offene Verbindlichkeiten übersichtlich darzustellen. Dabei wird sichergestellt, dass keine Rechnungen doppelt bezahlt werden oder gar untergehen. Auch wird auf Zahlungsfristen oder Skonto-Fristen hingewiesen. 

Finanzberichte erstellen

Eine ERP-Software kann unter Berücksichtigung alle relevanten Daten detaillierte und wiederkehrende Finanzberichte anfertigen. Mit diesen lassen verfügt das Management über eine aussagekräftige Entscheidungsgrundlage. Diese Berichte lassen sich selbst konfigurieren und anpassen. Letztlich erhalten Unternehmen zu jedem Zeitpunkt Einblicke in die gegenwärtige Liquidität, das aktuelle Betriebsergebnis oder anderen wichtigen KPIs (Key Performance Indicators)

Rechnungsstellung

Rechnungen lassen sich vom ERP-System weitestgehend automatisch erstellen und versenden. An dieser Stelle werden besonders viele alltägliche Aufgaben mit der ERP-Software erleichtert. Auch sich verändernde Rechnungen kann das System dabei berücksichtigen. So kann das System beispielweise:

• Aufschläge berechnen
• Materialien abrechnen
• In Prozentsätzen abrechnen
• Feste Beiträge abrechnen

Zudem ist es möglich Erklärungen zur Rechnung beizufügen, die die Rechnungsstellung nach Außen deutlich transparenter machen.

Hauptbuch

In einem Hauptbuchkonto laufen mehrere Unterkonten zusammen und werden übersichtlich dargestellt. Das Hauptbuch gibt Einblick in alle finanziellen Abläufe eines Unternehmens. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf folgenden Faktoren:

• Gesamtkontrolle der Zahlen 
• Erstellung von Jahresabschlüssen
• Steuererklärungen (MwSt.) 
• Bank- und Geldbearbeitung

Durch die Verknüpfung sämtlicher Geschäftsprozesse in der ERP-Software, verlaufen auch alle Transaktionen innerhalb einer gemeinschaftlichen Datenbank. So lassen sich Sachkonten einfach sammeln und darstellen. 

Projektkostenabrechnung 

Besonders für projektbasierte Unternehmen ist eine umfangreiche Projektkostenabrechnung unerlässlich. Jedes Projekt wird in eigenen Konten geführt, was Ihnen ermöglicht Einblicke und das Budget, die Kosten und den Umsatz pro Projekt zu gewinnen. So lassen sich erfolgreiche Projekte besser von umsatzschwächeren unterscheiden. 

Dabei ist es einfach möglich, Kosten einem bestimmten Projekt zuzuordnen, die Kosten verschiedener Projekte miteinander zu vergleichen und auch historische Betrachtungen vorzunehmen. 

Anlagevermögen

Die Funktion des Anlagevermögens in einem Finanzmodul für ERP-Software ermöglichst es Anwendern alle Aspekte der Verwaltung Ihrer Anlagewerte zu berücksichtigen. Dabei hilft das System bei der korrekten Auflistung in der Buchhaltung, berechnet Restwerte und unterstütz bei der Pflege des Anlagevermögens. 

So lassen verschiedene Abschreibungsmodelle auf verschiedene Anlagegüter anwenden. Ebenso lassen Teilverkäufe von Anlagevermögen darstellen. Wartungsarbeiten am Anlagevermögen werden ebenfalls strukturiert aufgeführt, sodass deutlich wird, welche Güter zu welchen Zeitpunkten gewartet werden müssen.

Fazit: Alles auf einen Blick sichten

Mit einem ganzheitlichen Finanzmodul lassen sich alle monetären Ströme im Unternehmen übersichtlich nachverfolgen und darstellen. Durch die Zentralisierung aller Daten auf einer gemeinsamen Datenbank sind die Informationen von verschiedenen Stellen gleichzeitig nutzbar.

Das verkürzt und verschlankt diverse Prozesse und macht diese sogar deutlich sicherer. Die Daten werden nur einmal eingegeben, was Übertragungsfehler obsolet macht. Gleichzeitig können auf diese Weise viele Prozesse, wie weite Teile der Rechnungsstellung fast vollständig automatisiert werden. Das spart dem Unternehmen viel zeit und letztlich viele Kosten