Anwendungsfall: Safe Society International

Safe Society International (SSI) ist ein Spezialist im Gebiet der Sicherheit und Schutzeinrichtungen im weitesten Sinne des Wortes. Das Portfolio besteht aus kleinen, mittleren, großen Unternehmen und (Teil-) Behörden. Die dreihundert Mitarbeiter bieten Dienstleistungen in den Bereichen Sicherheit, Fazilität, Brandschutz, Technologie, Beratung & Forschung und Ausbildung an.

In den ersten Jahren nach der Gründung arbeiteten die Mitarbeiter von Safe Society International hauptsächlich mit Word und Excel. Das Sicherheitsunternehmen von Besitzer Dennis van den Oetelaar ist voll von Briefen und Dokumenten. Während das Unternehmen mit einem erfolgreichen Gesamtsicherheitskonzept zu einem Unternehmen von 250 bis 300 Mitarbeitern wächst, macht sich Van den Oetelaar nach einer Lösung auf, in der seine Kunden und Mitarbeiter alle relevanten Informationen abrufen und eingeben können und er als Eigentümer die Übersicht behält. Safe Society International wächst weiterhin enorm und benötigt daher ein ERP-System, das gemeinsam mit Ihm wächst.

Herausforderung: Safety Society International kann das richtige ERP-System nicht finden

Van den Oetelaar will ein Paket, das alle besonderen Bedingungen erfüllt und in dem die Website, das Kundenportal und das Mitarbeiter-Portal aneinander gekoppelt sind. "Im Sicherheitssektor haben Sie mit sehr spezifischen Bedingungen zu tun", sagt Dennis van den Oetelaar, geschäftsführender Gesellschafter bei Safe Society International. " Dabei geht es z.B. um die Vergütung der Mitarbeiter, unregelmäßige Prämien und 24/7 Einsatzbereitschaft."

Durch die branchenspezifischen Anforderungen versprach die Suche nach einem geeigneten ERP-System eine schwierige Aufgabe zu werden. Wie viele andere Unternehmen begann auch Safe Society International mit einer Internet-Suche.

„Eines Tages schauten wir bei Google nach, was sich so zu finden lies" erzählt De Oetelaar rückblickend, „und dann sieht man, dass AdWords seinen Job macht. Man klickt schließlich immer auf die Anzeigen, die an der Spitze erscheinen." Van den Oetelaar trifft auf Anbieter mit begeisterten Verkäufern: „Es kommen Account Manager vorbei, die scheinbar alles haben, was man sich nur wünscht. Das ist etwas, das man vor allem im ICT-Sektor oft entgegen kommt. Sie wollen vor allem eines: verkaufen, verkaufen, verkaufen. Aber ich bevorzuge, dass ich eine ehrliche Erklärung darüber bekomme, was möglich ist und was nicht. Dann finden sie zum Beispiel heraus, dass sie nur 70% liefern und 30% auf Maß erstellt werden muss."

Der Suchprozess dauert eine lange Zeit: „Ich glaube, ich bin 2 volle Wochen effektiv damit beschäftigt gewesen." Nachdem Van Den Oetelaar sieben Lieferanten abgewogen hatte, sticht er letztendlich mit einem Anbieter in die See.

Allen großen Versprechungen ungeachtet, bietet die Software nicht die Flexibilität, dass das Unternehmen sucht. Auch der Kontakt mit dem Verkäufer ist auf einmal viel sporadischer: „Nachdem Sie Ihre Rechnung bezahlt haben, hören Sie nicht mehr viel von ihm." Van den Oetelaar trifft nach mehreren gescheiterten Versuchen zur Verbesserung, die Entscheidung, nach einem anderen Anbieter zu suchen. Allerdings ist die Geschichte damit noch nicht zu Ende : „Nach Angaben des Lieferanten mussten wir eine Entschädigung zahlen weil wir Vertragsbruch begingen. Zum Glück hatte ich ein Aktenverzeichnis zusammengestellt. Es waren schließlich ein Dutzend Dinge, die nicht richtig stimmten. Ich zahle nicht den vollen Preis, wenn mir nur die Hälfte geliefert wurde."

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Lösung: Eine auf Hintergrund, Branche und Budget-basierte Suche

Nach drei Jahren mit mäßig-funktionierenden Software-Paketen entscheidet sich Safety Society International, die Hilfe des ERP-Führers einzuholen. Durch den sorgfältigen und unabhängigen Auswahlprozess kann die Sicherheitsfirma eine Lösung heraussuchen, die wirklich an ihren Bedürfnissen entspricht.

„Ich habe moderate Kenntnisse von IT," räumt Van den Oetelaar ein, „aber, wenn Sie hören, dass jemand eine gute Frage stellt, an die Sie überhaupt nicht gedacht haben, spricht das Vertrauen aus." Er untersucht mit dem ERP-Führer, welche Anforderungen die entsprechende Software erfüllen muss und kommt unter anderem auf das folgende:

  • CRM
  • HRM
  • Buchhaltung / Finanzwesen / Steuern
  • Arbeitsplanung
  • Logistik (insbesondere für Kleidung und Accessoires, z. B. Leuchtmittel)
  • Projektmanagement (einschließlich der Arbeitszeittabellen, Vor-und Nachkalkulation, Arbeitsvorbereitung)
  • Kundenportal (Kunden haben jederzeit Einblick in die Vorgänge und Rechnungen, können sofort neue Dienste einplanen und bestellen etc.)
  • Mitarbeiterportal (Option, bei der Mitarbeiter die Arbeitszeiten selbst eingeben)
  • Postbearbeitung

Weitere Anforderungen:

  • Umfangreiche Möglichkeiten zur Berichterstattung
  • Installation auf Windows-Servern oder Arbeit über die Cloud
  • Budget für sechs Nutzer für rund 20.000 Euro (Umsetzung)
  • Referenzen im Sicherheitssektor

Mit dem ERP-Führer erstellt Van den Oetelaar einer Liste von vier Anbietern. „Diese Unternehmen haben uns besucht", sagt Van den Oetelaar. „Der ERP-Führer hat die Termine arrangiert, war aber selbst nicht anwesend. Das verstehe ich natürlich, da sie wirklich so unparteiisch sind als möglich."

Nach reiflicher Überlegung trifft Van den Oetelaar seine Wahl. „Ich habe eine Demo live gesehen und die Referenzen waren auch sehr positiv, unter anderem von einem großen Unternehmen in der Sicherheitsbranche."

Der gesamte Suchprozess dauert schließlich mehr als einen Monat, aber in Bezug auf die effektive Zeitnutzung hat der Manager selbst nur 10 bis 16 Stunden damit verbracht. „Es war auf jeden Fall viel effizienter als die vorherigen Male."

Vielversprechender Start: Innerhalb eines Monats wird bereits Gewinn erzielt

Nach zwei Wochen kann Van den Oetelaar mit dem Einsatz des neuen ERPs beginnen. Insgesamt dauert es einen Monat, bevor das System voll einsatzbereit ist. „Es wurden rechts und links auf Anfrage noch Anpassungen vorgenommen", berichtet Van den Oetelaar, „aber es geht ziemlich schnell, weil die Berater auch ein Konto in dem System haben. Sie können live zusehen."

Der geschäftsführende Partner von Safe Society International ist sehr zufrieden mit dem neuen ERP-System: „Der einzige Nachteil, der mir einfällt, ist, dass die Berater eher kostspielig sind." Ansonsten hat er nur Vorteile zu berichten:

„Es liefert eine enorme Zeitersparnis und erleichtert die Prozesse. Das Planungssystem ist vollkommen digitalisiert, es liegt kein Papier mehr auf meinem Schreibtisch. Ich habe auch direkt einen Einblick, was jeder tut, ohne dass ich den ganzen Tag hinter ihnen stehen muss.

Wenn es an die Abrechnungen geht, geschieht das mit einem Knopfdruck, da der Planungsstab bereits eine Reihe von Fakten eingegeben hat und die Kunden die Stundenanzahl selbst abstimmen können. Wenn Sie das alles manuell eingeben müssen, sind Sie pro Rechnung fünf bis zehn Minuten beschäftigt.

Die Sekretärin hat die volle Übersicht, wenn sie einen Termin vereinbaren möchte.

Auftraggeber können ab dem Zeitpunkt, in dem sie Kunden werden, genau sehen, welche Rechnungen verschickt worden sind, wer dafür zuständig ist und sie können direkt Sicherheitskräfte, Feuerwehrleute, Mitarbeiter oder Berater heuern."

Auch die anderen Mitarbeiter von Safe Society International sind begeistert. Sicherheits-Experten können dank des neuen Mitarbeiterportals ihre eigenen Stunden selbst einplanen.

Mit dem neuen Software-Paket muss sich Safe Society International keine Sorgen um Schadensersatzansprüche wegen Vertragsbruch zu machen. Van den Oetelaar: „Ich habe eine Reihe von Fluchtwegen in den Vertrag eingebaut; wenn ich gehen will, kann ich gehen." Das ist die Philosophie des Lieferanten. „Sie haben dies als eine der wenigen auch bei mir angegeben: Sie wollen einfach keine unzufriedenen Kunden. Man kann das System verlassen, nachdem wir Ihnen zunächst eine Gelegenheit gegeben haben, eine Lösung zu finden"

Endlich Erfolg: ein Jahr später immer noch zufrieden

Aber ein Jahr später hat der Besitzer des Sicherheits- und Schutzlösungsbetriebs wenig Grund zur Klage: „Die Software arbeitet, der Kontakt mit dem Kunden-Service ist ausgezeichnet und die Berater kommen nach Vereinbarung." Er bezweifelt, dass er diese Lösung ohne den ERP-Führer gefunden hätte: „Ich könnte zu diesem Zeitpunkt nicht sagen, was sie besser machen sollten."

Safe Society International
Dennis van den Oetelaar
Managing partner

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