Anwendungsfall: Patisserie Eclair

Eclair macht seit mehr als 30 Jahren die köstlichsten Kuchen, Gebäck, Eclairs und andere Süßigkeiten. Die Produkte basieren auf Rezepten, die den höchsten Qualitätsstandards entsprechen und in denen sorgfältig ausgewählte Rohstoffe verwendet werden.

Obwohl das Geschäft bei Eclair prima lief gab es eine Reihe von Schwierigkeiten innerhalb der Organisation. Wie bei vielen anderen Unternehmen war auch bei Eclair die Lagerhalle der Flaschenhals in der Herstellung. Obwohl die Logistik und Produktion bereits teilweise automatisiert waren, war es klar, dass ein neues ERP-System viele Vorteile bringen würde.

Herausforderung: Mehr Kontrolle über die Lagerhalle und den Bestand

Eine effizient betriebene Lagerhalle ist für alle Unternehmen des produzierenden Gewerbes unentbehrlich. Doch bei Eclair ist dies sogar noch etwas wichtiger. Eclair verfügt über ein großes und vielfältiges Angebot an Produkten. Sie arbeiten daher mit vielen verschiedenen frischen (also verderblichen) Zutaten. Daher war die Fluktuation im Lager hoch.

Mitarbeiter verbrachten täglich viel Zeit damit, um die richtigen Zutaten und Produkte zu finden. Was alles noch komplexer machte, war das Prinpzip "First Expired, First Out" (FEFO), indem dies durchgeführt werden musste. Dies bedeutet, dass die Produkte, die am schnellsten verderben, als erstes geliefert werden müssen. Abnehmer sind hier sehr streng. Artikel die nicht durch FEFO geliefert werden, werden nicht von den Kunden angenommen.

Es war klar, dass eine Verbesserung der Prozesse im Lager direkt zu besseren Ergebnissen bei Eclair führen würde. Wie konnte ein ERP-System also dazu beitragen? Was waren die Herausforderungen für Eclair, die mit der Automatisierung gelöst werden sollten?

Herausforderung 1: Unnötiges Abtippen

Eclair arbeitete bereits mit einem Barcode-Scanning-System. Hiermit wurden Barcodes der Artikel im Lager gescannt. So konnte in einem Arbeitsgang die vollständige Produktinformation festgehalten werden. Dieses System war bereits eine deutliche Verbesserung im Vergleich zur früheren Situation. Tatsächlich war es sehr viel schneller und zuverlässiger als wenn die Veränderungen auf Papier festgehalten worden wären. Trotz allem funktionierte das System nicht optimal.

Das Problem war, dass das Barcode-Scanning-System nicht in das ERP integriert wurde. Dies bedeutete, dass jeden Tag die Daten von den Strichcode-Scanner in das IT-System eingegeben werden mussten. Das war nicht gerade die "schönste Arbeit" und noch dazu sehr zeitaufwendig und fehleranfällig.

Herausforderung 2: Verstecken spielen

Wie erwähnt arbeitet Eclair mit einem breiten und vielfältigen Sortiment. Die Suche nach den richtigen Produkten im Lager nahm viel Zeit in Kauf. Das lag daran, dass stark wechselnde Vorräte für die Produktion erfasst wurden.

Wenn es Eclair schafft, eine bessere Übersicht von der genauen Lage der Waren im Lager zu bekommen, dann wird dies nicht nur zu weniger Arbeit führen, sondern auch die Lieferzeiten verkürzen. Nicht unbedeutend für eine Firma, die mit schnell verderblichen Waren arbeitet.

Herausforderung 3: Arbeiten mit anderer Software

Die Finanzverwaltung von Eclair ist im IT-System der Muttergesellschaft Carrefour integriert. Es war wichtig, dass die neue ERP (Enterprise Resource Planning) Software nahtlos mit dem System zusammenarbeitet. Darüber hinaus hatte Eclair die freie Wahl weitere Automatisierungen selbst zu regulieren.

Lösung: PDAs und verfolgbare Produkte

Die Einführung des neuen ERP-Systems hatte viele Vorteile. Wir möchten spezifische Funktionalitäten hervorheben, mit denen es Eclair schaffte, die Herausforderungen zu überwinden.

Einen großen positiven Beitrag zu den Ergebnissen von Eclair brachte die Wahl für eine vollautomatische Barcode-Scanning-Funktionalität, die mit einem "Personal Data Assistant" oder PDA arbeitet.

Anstelle der manuellen Verfolgung der Warenströme erhielten die Mitarbeiter ein mobiles Gerät: einen so genannten PDA. Mit diesem PDA konnte das Lagerpersonal Strichcodes auf Waren im Lager lesen wodurch die Produktdaten in Echtzeit in das ERP-System eingingen. Die erneute Eingabe war also nicht mehr erforderlich.

Ein zweiter Vorteil war, dass die PDAs zur Unterstützung einer weiteren Funktionalität verwendet werden konnten: Rückverfolgbarkeit. Das bedeutete, dass das ERP-System genau nachvollziehen konnte, welche Waren wo gelagert waren. Das ERP-System konnte dabei mit den PDAs der Lagermitarbeiter kommunizieren. Die Informationen wurden also in Echtzeit weitergeleitet und konnten auf den PDAs gelesen werden. Der PDA arbeitete dann als eine Art Navigation innerhalb des Lagers. Das ersparte lange Suchen.

Eclair entschied sich des weiteren für ein sektorspezifisches System, das gut mit First-Expired-First-Out umgehen konnte. Das ERP-System erfasste die äußersten Verfallsdaten der Waren im Lager. Diese Information wurde an die Lagermitarbeiter übergeben. Sobald ein Lagerarbeiter einen Artikel aus dem Lager holen wollte, musste er ihn zuerst scannen. Das ERP prüfte dann in Echtzeit ob es einen ähnlichen Artikel mit einem früheren Ablaufdatum gab. Wenn dies der Fall war, konnte dieser auf dem PDA angezeigt werden.

Vorteile:

  • Verwaltung per Handhabung im Lager enorm reduziert.
  • Änderungen im Lager werden im ERP-System in Echtzeit verarbeitet.
  • Weniger Kommissionierungsfehler im Lager.
  • Echtzeit-Einblick und Rückverfolgbarkeit ermöglich es, Artikel sofort zu finden.
  • Es wird leichter mit FEFO zu arbeiten.

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Zusätzliche Anforderungen: Qualität & Sicherheit

Nun da es klar war, wie das neue ERP-System mit den Herausforderungen innerhalb des Lagers umgehen musste, konnte nach zusätzlichen Anforderungen geschaut werden. Die Bedeutung eines branchenspezifischen ERP-System wurde schnell klar.

Das ERP-System musste an die strengen Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen von Eclair anschließen. Dabei ging es in erster Linie um die Qualität und Sicherheit der Produkte. Auch die Sicherheit der Arbeitnehmer und Umweltmaßnahmen wurden von Eclair als sehr wichtig angesehen. Neben der Qualität und Sicherheit, gab es eine lange Liste von Anforderungen. Eine kleine Auswahl aus den Punkten denen das neue ERP-System entsprechen musste.

1. Eclair hat verschiedene Standorte. Eine gemeinsame Übersicht der verfügbaren Vorräte musste möglich sein.

2. Eclair produziert nicht nur auf Vorrat. Auch kundenspezifische Produktionen mussten unterstützt werden.

3. Weil mit so vielen regionalen Produkten wie möglich gearbeitet wird, gab es manchmal ein Mangel an bestimmten Inhaltsstoffen. Ein alternatives Rezept musste dann einfach erstellt werden können.

4. Das ERP-System musste immer über die aktuellen Lebensmittel-Gesetze informiert sein.

5. Interne Verfahren, Anweisungen und Anmeldeunterlagen für Good Manufacturing Practice (GMP) und der guten Hygienepraxis (GHP) mussten einfach erstellt werden können.

6. Die Qualität der eingehenden Rohstoffe musste zu jeder Zeit gewährleistet sein. Ein Modul für Eingangskontrollen und Lieferantenbewertung war daher wünschenswert.

7. Das Management sollte periodische, aufschlussreiche Berichte über alle Aspekte des Unternehmens erhalten.

Das richtige ERP-System: Nadel im Heuhaufen gefunden

Mit einer umfassenden Liste an Anforderungen, der Integration mit der IT des Mutterunternehmens und einem komplexen Herstellungsprozess ist es für Eclair nicht einfach, das richtige ERP-System zu finden.

Was die Suche noch komplizierter machte, war der Bedarf nach einem Anbieter mit viel Erfahrung in der Lebensmittelindustrie. Zeitraubende Suchen im Internet bringen wenig. Es gibt Hunderte von Lösungen, die nur Teile der Liste an Anforderungen durchführen.

Um die Suche zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen, verwendete Eclair den ERP-Führer.

Damit fanden sie schnell eine Auswahl an Lieferanten mit langjähriger Erfahrung im Bereich der Lebensmittelindustrie, deren Lösungen dann auch im Einklang mit den umfangreichen Anforderungen von Eclair standen. Sehr zur Zufriedenheit von Dirk Van Gerven, Produktions- und Technischer Leiter bei Elcair. "Es war uns sofort klar, dass sie sehr viel Know-how in diesem Bereich haben. Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit und können Sie wärmstens."

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