Eine ERP-Software für Handelsunternehmen

Handelsunternehmen haben spezielle Anforderungen an eine ERP-Software. Welche das sind und warum ein System von der Stange oft nicht ausreicht, lesen Sie hier.

In vielen Unternehmen gehört eine ERP-Software längst zum Alltag. Insbesondere Handelsunternehmen können massiv von der Einführung einer solchen Anwendung profitieren. Wie genau, das soll Gegenstand dieses Artikels sein. Zudem wollen wir einen Blick auf die wichtigen Aspekte bei der Auswahl der richtigen ERP-Software werfen und klären, worauf sie besonders achten sollten. 

Zuvor beschäftigen wir uns eingehend mit der Funktionsweise und dem Aufbau einer ERP-Software. Dies soll uns dabei helfen zu verstehen, warum die verschiedenen Lösungen am Markt so unterschiedlich sind und warum man eine ERP-Software zum Einsatz bringen sollte, die bestmöglich zum einen Unternehmen passt. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Aufbau einer ERP-Software 
• Definition: Was sind Handelsunternehmen? 
• Customer-Relationship-Management (CRM) 
• Warehouse-Management-System (WMS) 
• Vertrieb auf mehreren Plattformen 
• Fazit: Schnellere und ressourcensparende Prozesse Dank ERP-Software

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

Hinter der Abkürzung ERP verbirgt sich der Begriff „Enterprise-Resource-Planning“. Dieser beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens, alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Was banal klingt hat enorme geschäftliche Bedeutung. Beim ERP werden die Prozesse eines Unternehmens soweit wie möglich optimiert und verschlankt, sodass möglichst wenige Ressourcen dafür aufgewendet werden müssen. 

Gleichzeitig muss zu jedem Zeitpunkt sichergestellt werden, dass jeder Prozess mit den notwenigen Ressourcen in der korrekten Anzahl und Beschaffenheit ausgestattet ist. Angesichts der Vielzahl von Prozessen in modernen Unternehmen kein leichtes Unterfangen. Es bedarf eines Instrumentes zur Planung, Steuerung und Überwachung aller Prozesse und zur Verteilung der Ressourcen auf diese. 

Was sind Ressourcen in Unternehmen? 

Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang sämtliche, dem Unternehmen zur Verfügung stehenden Betriebsmittel versstanden. Das betrifft zum Beispiel auch: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Jedem Prozess muss bedarfsgerecht die richtige Menge an Ressourcen zugeteilt werden, ohne dass es dabei zu Verschwendungen kommt. Mit einer ERP-Software wird genau dem Sorge getragen. Diese bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. 

Auf diese Weise arbeiten alle Akteure im Unternehmen mit denselben Daten. Informationen werden so deutlich schneller und verlässlicher geteilt. Datensilos werden ausgebrochen und Prozesse können abteilungsübergreifend initiiert werden. Dadurch werden diese nochmals deutlich verschlankt und beanspruchen deutlich weniger Ressourcen. 

Aufbau einer ERP-Software 

Auf allen Ebenen des Unternehmens werden so Mittel eingespart, die dann gewinnbringend an anderer Stelle eingesetzt werden können. Deshalb ist es wichtig, dass möglichst alle Bereiche des Unternehmens mit der Software abgedeckt werden können. Zu diesem Zweck ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut. 

Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab und verfügt über zahlreiche Funktionen, die die alltäglichen Prozesse unterstützen und teilweise sogar gänzlich automatisieren. Gängige Module in einer ERP-Software können zum Beispiel sein: 

• Business Intelligence
• Customer Relationship Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzen
• Global Business Management
• Personalwesen 
• Installation und Wartung
• Produktion
• Logistik

Nicht jedes Unternehmen benötigt jedes dieser Module zur Abdeckung der eigenen Prozesse. Andere Unternehmen hingegen benötigen noch viele weitere Funktionen, damit die eigenen, teilweise sehr spezifischen Abläufe softwareseitig abbildbar sind. Daher haben sich im lauf der Zeit viele ERP-Anbieter auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihre Lösungen auf die Belange einzelner Sektoren angepasst. 

Branchenspezifische ERP-Software 

So finden sich heute am ERP-Markt auch zahlreiche ERP-Systeme für Handelsunternehmen. Diese enthalten neben standardisierten Modulen auch spezielle, für Handelsunternehmen konzipierte Funktionen. Insbesondere im Bereich des Customer-Relationship-Managements und im Warenmanagement werden spezielle Funktionen von Nöten. 

Cloud oder lieber lokal implementieren? 

Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs ergeben sich Unterschiede zwischen den ERP-Systemen am Markt. Auch in Bezug auf das jeweilige Lizenzmodell mit denen die Software angeboten wird, ergeben sich Unterschiede. Hier unterscheidet man zwischen lokalen ERP-Systemen und Lösungen die auf externen Servern betrieben werden. Allen voran die Cloud ist hier zu nennen. 

Bei einer lokalen ERP-Implementierung wird die Software vollständig vom Anbieter erworben und auf den hauseigenen Servern installiert und betrieben. Man kann die Software nach eigenem Belieben anpassen, sieht sich jedoch auch mit hohen Anfangsinvestitionen und einem gewissen Mehraufwand konfrontiert. 

ERP-Software aus der Cloud 

Anders bei ERP-Software aus der Cloud. Diese wird vom Anbieter in der Cloud betrieben und über das Internet dem User zugänglich gemacht. Alles was es hier braucht sind entsprechende Enggeräte und eine Verbindung mit dem Internet. Der geringe Aufwand und die verhältnismäßig geringen Anfangsinvestitionen machen die Cloud-Variante in den letzten Jahren zunehmend beliebter. 

Letztlich hängt die Entscheidung für oder gegen das eine oder das andere Modell von den eigenen Begebenheiten im Unternehmen ab. Es muss selbst abgewogen werden, ob beispielweise für eine lokale Implementierung ausreichend Expertise und IT-Infrastruktur in den eigenen Reihen vorhanden ist. 

Definition: Was sind Handelsunternehmen? 

Doch was sind Handelsunternehmen eigentlich und welche Unternehmen fallen unter diese Definition? Eine wichtige Frage, um feststellen zu können, ob die hier beschriebenen Funktionen letztlich notwendig, oder eher zu vernachlässigen sind.

Im rechtlichen Sinne sind Handelsunternehmen oder Handelsbetriebe all jene Unternehmen, die Handelswaren von verschiedenen Lieferanten einkaufen und diese ohne wesentliche Be- oder Verarbeitung an andere gewerbliche oder nichtgewerbliche Abnehmer weiterverkaufen. Was banal klingt, macht durchaus einen Unterschied. 

Wissen was wirklich gebraucht wird 

Denn Produkt-Konfiguratoren oder gar ein Produktionsmodul sind für reine Handelsunternehmen nicht notwendig. Doch viele ERP-Lösungen am Markt enthalten derartige Funktionen, eben weil sie sich auf Unternehmen konzentriert haben, die auch eigens produzierte oder verarbeitete Waren vertreiben. 

Man will jedoch in keinem Fall eine ERP-Software implementieren, bei der man für unnötige Funktionen mitbezahlt. Daher gilt es eine Software zu finden, die eben ausschließlich die eigenen Belange abdeckt. Doch auch fehlende Funktionen können zum Problem werden. Etwa dann, wenn diese nachträglich an die Software angebunden werden müssen. 

Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten beachten 

Oftmals sind solche Schnittstellen nicht vorhanden oder die Anbindung mit hohen Aufwänden verbunden. Dadurch entstehen hohe zusätzliche Kosten, die bei einer ausgedehnteren Suche wohlmöglich zu vermeiden gewesen wären. 

Kommen wir nun zu den einzelnen Modulen und Funktionen, die eine ERP-Software für Handelsunternehmen in der Regel beinhaltet. Dabei sei jedoch nochmal darauf hingewiesen, dass hier keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit gestellt wird. Vielmehr geht es darum Ihnen einen Überblick über ein paar dieser Module und Funktionen zu geben. 

Customer-Relationship-Management (CRM) 

Ganz gleich ob B2B oder B2C, der Kontakt zum Kunden wird zunehmend wichtiger. Die Erwartungen dieser steigen seit Jahren unaufhörlich, so auch die Konkurrenz und damit der Druck auf die eigenen Geschäfte. Die Zufriedenheit der Kunden nimmt daher einen immer höheren Stellenwert ein. Schon längst reicht nicht mehr nur der beste Preis und eine hohe Qualität um sich am Markt behaupten zu können. 

Kunden erwarten hochgradig individualisierte Angebote und einen hervorragenden Kundenservice. All das selbstverständlich zu den bestmöglichen Konditionen. Ein CRM-Modul legt für jeden Kunden eine entsprechende Kundenakte an. In dieser werden alle Informationen aus dem ganzen Unternehmen zu diesem Kunden zentral gespeichert. 

Verbesserter Kundenservice für höhere Kundenzufriedenheit 

So weiß beispielweise der Kundenservice bei einer Kontaktaufnahme seitens des Kunden immer genau, was zu Letzt besprochen wurden, welche Bestellungen oder Reklamationen noch offen sind oder auch wer zu Letzt Kontakt zum Kunden aufgenommen hat. So lassen sich die Belange des Kunden deutlich schneller abarbeiten, was zur Kundenzufriedenheit beiträgt. 

Analysen für das Marketing und den Vertrieb 

Doch auch das Marketing profitiert von der Zentralisierung der Daten. Mit gezielten Auswertungen und Analysen dieser, lassen sich wichtige Erkenntnisse über die Bedürfnisse und Gewohnheiten der Kunden evaluieren. So kann gezielter und letztlich erfolgreicher geworben werden. Auch Angebote lassen sich deutlich individueller gestalten und vermarkten. 

Daher profitiert auch der Vertrieb. So lassen sich Vertriebschancen deutlich besser erkennen und bewerten. Der Vertrieb kann an Hand valider Daten besser entscheiden, wie viel Potential ein Lead hat und wie viel Arbeit man darin investieren kann. 

Warehouse-Management-System (WMS) 

Handelsunternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass Waren möglichst schnell beim Kunden eintreffen und immer verfügbar sind. Gleichzeitig sollen die Lagerbestände möglichst geringgehalten werden, da ihr zum einen viel Kapital gebunden ist und zum anderen auch der Platz begrenzt ist. Mit einem entsprechenden WMS-Modul lassen sich alle Warenströme im Unternehmen digital abbilden und besser verwalten. 

Warenein- und ausgang durchgängig im Blick behalten 

Vom Wareneingang bis zum Warenausgang ist zu jedem Zeitpunkt ersichtlich, wo ein bestimmter Artikel sich gerade befindet, ob dieser frei verfügbar oder bereits einer bestimmten Bestellung zugeordnet ist und wie viele Einheiten desselben Artikels noch auf Lager sind. Dank der digitalisierten Bestände wird es möglich diese im Webshop anzuzeigen und frühste mögliche Liefertermine auszugeben. 

Automatische Nachbestellung 

Droht ein Artikel knapp zu werden, kann die ERP-Software darauf hinweise und eine entsprechende Bestellung vorbereiten. Diese wird dann dem jeweiligen Mitarbeiter zur Überprüfung vorgelegt und entsprechend freigegeben. So kann sichergestellt werden, dass immer ausreichend Waren vorhanden sind. 

Gleichzeitig lassen sich die Vertriebsdaten auswerten und so der Bedarf in Zukunft abschätzen. Solche Prognosen helfen dabei Bestände bedarfsgerecht zu halten und so gebundenen Kapital freizusetzen. 

Vertrieb auf mehreren Plattformen 

Kunden erwarten heute auf verschiedenen Vertriebswegen einkaufen zu können. Neben stationären Ladengeschäften, wollen sie auch die Möglichkeit haben Online einzukaufen. Dazu ist ein eigener Webshop von Nöten, ebenso wie die Präsenz auf großen Onlinehandels-Plattformen. Gleichzeitig erwarten Kunden überall die gleichen Konditionen und den gleichen Service. 

Omni- und Multichannel-Vertrieb 

Im Laden gekaufte Waren müssen auch Online reklamiert und umgetauscht werden können und umgekehrt. Damit dies umsetzbar ist, bedarf es einer gemeinsamen Artikelverwaltung über alle Vertriebswege hinweg. Bestellt ein Kunde einen Artikel online vor und möchte diesen noch am selben Tag in einem stationären Ladengeschäft abholen, muss zuerst sichergestellt werden, dass der gewünschte Artikel auch dort vorrätig ist. 

Gleichzeitig müssen die Mitarbeiter im Laden über die Bestellung informiert werden, damit dieser zurückgelegt werden kann. Die ERP-Software ermöglicht genau solche Vertriebsprozesse und schafft so mehr Transparenz über alle Vertriebswege hinweg. 

Mobile ERP-Software für den Außendienst 

Das gilt auch für Vertriebsmitarbeiter im Außendienst. Dank einer mobilen Anbindung an die ERP-Software können diese im Kundengespräch auf denselben Datenstamm zugreifen, Waren blocken und für den Versand vorbereiten. Auch sind sie so gegenüber potentiellen Kunden im Außendienst auskunftsfähig und können beispielweise konkrete Liefertermine kommunizieren. 

Fazit: Schnellere und ressourcensparende Prozesse Dank ERP-Software

Handelsunternehmen profitieren von einer Implementierung einer ERP-Software, die speziell für diese Art von Unternehmen geschaffen wurde in allen Bereichen des eigenen Geschäfts. Bessere Kundenbetreuung, gezielteres Marketing, steigende Absätze und höhere Verkaufschancen, bei gleichzeig abnehmendem Aufwand und weniger Einsatz von Ressourcen. 

Durch die modernen Prozesse, die sich mit einer ERP-Software einstellen, werden Handelsunternehmen zukunftsfähig und können ihre eigene Marktposition behaupten und stetig weiter ausbauen. Dazu ist es wichtig die passende Software für die eigenen Zwecke zu finden und diese fortan in allen Bereichen des eigenen Unternehmens zum Einsatz zu bringen.