Materialmanagement in ERP für projektbasierte Unternehmen

Projektbasierte Unternehmen brauchen für das Projektmanagement Funktionen zur Organisation des dafür benötigten Materials – das Materialmanagement

Viele Unternehmen arbeiten ausschließlich oder in Teilen projektbasiert. Diese verlangen nach einer umfangreichen digitalen Lösung für das Projektmanagement. ERP-Software, die speziell für projektbasiert arbeitende Unternehmen konzipiert wurden, enthalten auch Funktionen für das Materialmanagement.

Auf diese wollen wir im Folgenden blicken und dabei deren konkreten Nutzen, Funktionsweisen und praktischen Anwendungsgebiete einmal genauer durchleuchten. Zuvor widmen wir uns noch einer allgemeinen Definition einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wo genau darin das Materialmanagement ihren Platz finden. 

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 
• Aufbau einer ERP-Software 
• Materialmanagement im Projektmanagement 
• Fazit: Smarte Materialwirtschaft im Projektmanagement unabdingbar

Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition 

ERP ist die Abkürzung für das sogenannte „Enterprise-Resource-Planning“. Hierbei handelt es sich um die Aufgabe eines Unternehmers, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie nur eben möglich zu nutzen. Dabei gilt es die Prozesse des Unternehmens so zu optimieren, dass möglichst wenige Ressourcen für diese aufgewendet werden müssen. 

Dabei gilt es sicherzustellen, dass zum einen keine Ressourcen verschwendet werden und zum anderen der Prozessablauf zu jedem Zeitpunkt reibungslos ablaufen kann. Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang: 

• Materialien (Rohstoffe, Werkstoffe, Bauteile, etc.)
• Werkzeuge (Arbeitsmaterialien, etc.)
• Maschinen (Produktionsanlagen, Roboter, etc.) 
• Fuhrpark (LKWs, Firmenwagen, etc.)
• Personal (Mitarbeiter, Leiharbeiter, etc.)
• Finanzielle Mittel (Bankvermögen, Einlagen etc.) 
• Immobilien (Werkhallen, Bürogebäude, etc.)

Zentrale Steuerung und Verwaltung aller Prozesse 

All diese Betriebsmittel müssen so auf die jeweiligen Prozesse verteilt werden, dass zu jeder Zeit, jeder Prozess mit den richtigen Ressourcen in der korrekten Beschaffenheit ausgestattet ist. Da Unternehmen unzählige verschiedenster Prozesse aufweisen, bedarf es einer Möglichkeit diese zentral zu planen, zu steuern und zu überwachen.

Dies wird in Form einer ERP-Software ermöglicht. Eine solche Anwendung bildet sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise werden Datensilos einzelner Abteilugen aufgebrochen und Informationen schneller geteilt. Zudem beugt die Nutzung derselben Daten Fehlern im Prozessablauf vor. 

Aufbau einer ERP-Software 

Durch die Zentralisierung all dieser Daten lassen sich Prozesse deutlich schlanker, abteilungsübergreifend und somit effizienter gestalten. Dazu verfügt eine ERP-Software über mehrere Module. Jedes diese Module deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. Einige Module sind zum Beispiel:

• Business Intelligence
• Customer-Relationship-Management
• Dokumentenmanagement
• Finanzbuchhaltung
• Warehouse-Management
• Human-Resource-Management
• Produktion
• Projektmanagement usw.

Jedes Unternehmen stellt sich entsprechend des individuellen Bedarfs eine ERP-Software aus all jenen Funktionen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. Nicht jedes Unternehmen benötigt beispielsweise ein Modul für die Produktion oder die Lagerverwaltung. 

Jedes dieser Module verfügt über diverse Funktionen, die bei den alltäglichen Prozessen in dem jeweiligen Arbeitsfeld unterstützen und teilweise sogar Automationen anbieten. Über die zentrale Datenbank sind alle Module miteinander verbunden und ermöglichen es so, schneller und vor Allem ressourcensparender zu Arbeiten.

Branchenspezifische ERP-Software 

Viele ERP-Anbieter haben sich auf bestimmte Branchen spezialisiert und Ihre Lösungen über die Jahre auf die Belange der Unternehmen der jeweiligen Branchen angepasst. So finden sich ERP-System, die speziell für die Modeindustrie, die Lebensmittelproduktion oder eben auch für projektbasierte arbeitende Unternehmen hergestellt wurden. 

Materialmanagement im Projektmanagement 

Mit letzteren wollen wir uns an dieser Stelle genauer befassen. Vielmehr mit der Funktion einer ERP-Software für projektbasierte Unternehmen des Materialmanagements. Projekte, ganz gleich welcher Art benötigen Ressourcen, damit diese durchgeführt werden können. Eine Ressource kann dabei die Arbeitskraft der Akteure sein, andere die benötigten Anlagen, Werkzeuge und Maschinen zur Durchführung. 

Doch verlangen auch einige Projekte nach Gütern, die verarbeitet werden müssen. Ob Rohstoffe oder Teilprodukte, ganz gleich was verarbeitet werden muss, bedarf einer strukturierten Organisation. Mit dem Materialmanagement in einem Projektmanagement-Modul wird dies möglich. 

Von der Auftragsstellung über die Beschaffung bis hin zum fertigen Werkstück müssen die veranschlagten Materialen zu einhundert Prozent in der Software abgebildet werden können.

Materialbedarfsplanung 

Ein Teil der Projektplanung ist auch immer die Materialbedarfsplanung. Hier wird geschaut, welche Materialien für das Projekt benötigt werden, wie diese beschaffen sein müssen usw. Die ERP-Software unterstützt hierbei mit diversen Funktionen. So kann Anhand historische Daten vergangener Projekte der Bedarf für das vorliegende geschätzt bzw. kalkuliert werden. 

Programme können dabei helfen, an Hand von digitalen Zeichnungen und Plänen, die dafür notwendigen Materialien zu errechnen. Gleichzeitig kann errechnet werden, wie teuer diese bei priorisierten Lieferanten derzeit sind und wann diese Lieferbar sind. Durch die Anbindung an die eigene Lagerverwaltung, kann zudem direkt eingesehen werden, welche Materialien noch auf Lager sind.

Materialbeschaffung 

Die ERP-Software kann auch bei der Materialbeschaffung unterstützen. Wenn klar ist, welche Materialien benötigt werden, kann die Software direkt die Konditionen verschiedener Anbieter miteinander vergleichen und das für Sie günstigste Angebot raussuchen. Dabei werden neben den Preisen, auch weitere Faktoren, wie die Qualität oder die Liefertermine berücksichtig.

Man hat die Möglichkeit Lieferanten zu bewerten und so langfristig ein Ranking der am besten passenden Lieferanten zu erstellen. Auf diese kann dann immer priorisiert zurückgegriffen werden. Fällt ein Lieferant aus, geht das System einfach die Liste von oben nach unten durch und sucht passende Angebote. 

Materiallagerung 

Wird die Ware geliefert, gilt es den passenden Lagerort für diese zu finden. Hierbei ist meist entscheidend, wie die jeweiligen Artikel beschaffen sind und wann diese benötigt werden. Durch die Anbindung der Materialwirtschaft an die Projektplanung, weiß die Software genau, für wann bestimmte Waren eingeplant sind und kann so den passenden Lagerort finden. 

So bleiben die Wege kurz und Materialien sind immer dann schnell verfügbar, wenn sie gebraucht werden. Das spart auf lange Sicht enorm viel Zeit und letztlich auch Geld ein. Zudem sorgt eine strukturierte Lagerverwaltung dafür, dass hier weniger Kapital gebunden ist. Lagerungszeiten werden deutlich verkürzt, ohne dabei Engpässe zu riskieren.

Fazit: Smarte Materialwirtschaft im Projektmanagement unabdingbar 

Viele projektbasiert Arbeitende Unternehmen kommen an einer Materialmanagement-Funktion nicht vorbei. Diese unterstütz bei der Materialbedarfsplanung vor dem eigentlichen Projekt, hilft bei der optimierten Beschaffung aller Materialen und sorgt letztlich auch für den passenden Lagerungsort im eigenen Warenlager. 

All diese unterstützenden Funktionen sorgen letztlich dafür, dass Projekte effizienter und schlanker umgesetzt werden können. Das spiegelt sich wiederum in attraktiven Preisen und einer hohen Kundenzufriedenheit nieder.