6 Schritte zu einer erfolgreichen ERP-Einführung

Die Einführung eines ERP-Systems hat einen großen Einfluss auf ihre tägliche Arbeitsweise. Sie möchten durch die Implementierung eine Steigerung der Produktivität bewirken. Mit einer schlechten Vorbereitung wird schnell das Gegenteil erreicht. Wie beginnen Sie also am Besten mit einer ERP-Einführung?

Schritt 1: Definieren Sie die richtigen Ziele.

Sie sollten immer daran denken, warum Sie nach einem ERP-System suchen. Wollen Sie die Kosten senken? Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern? Ihren Service verbessern und Ihre Lieferzeiten verkürzen? Die Schwerpunkte variieren dabei je nach Unternehmen. Bei der Formulierung der Ziele Ihres ERP sollten Sie immer versuchen, so präzise wie möglich zu beschreiben, was Sie erreichen möchten.

Sie können diese Ziele am besten mit Hilfe von Experten, der Erfahrung in diesem Bereich verfügt, aufstellen. Diese wissen zum Beispiel besser, ob Sie sich unrealistische Ziele setzen. Sie verweisen auch auf wichtige Module und Funktionalitäten, an die Sie von sich aus selbst eher nicht gedacht hätten.

Schritt 2: Wählen Sie den richtigen ERP-Anbieter

Den richtigen ERP-Anbieter zu finden ist einer der wichtigsten Schritte in einer ERP-Einführung. Dies ist nicht einfach, da es Hunderte von ERP-Systeme auf dem Markt gibt. Jedes Unternehmen ist einzigartig und darum unterscheiden sich die Anforderungen an ein ERP-System auch per Situation. Für zwei verschiedene Unternehmen kann dasselbe ERP-System komplett anders ausfallen.

  • Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Lösung?
  • Sind Sie in mehreren Ländern aktiv?
  • Gibt es wichtige branchenspezifische Anforderungen an das ERP-System?
  • Wie technisch versiert sind die vorgesehenen Benutzer?
  • Was ist Ihr Budget?

Dies sind nur einige der vielen Fragen, die Sie stellen sollten, wenn Sie auf die Suche nach einem ERP-Anbieter begeben. Nachdem es Ihnen gelungen ist, eine Auswahl von passenden ERP-Systeme zu treffen, stellen Sie Termine auf, in denen diese Anbieter Ihnen ihre Lösung präsentieren. Während dieser "Produktdemonstrationen" müssen Sie sicherstellen, dass die richtigen Personen in Ihrem Unternehmen anwesend sind. Die Zusammenstellung eines guten Projektteams ist entscheidend.

Schritt 3: Stellen Sie ein gutes Projektteam zusammen

Eine ERP-Implementierung ist nicht nur für Ihre IT-Abteilung oder Management von Interesse. Achten Sie darauf, die beabsichtigten Endbenutzer von Beginn an an der Umsetzung zu beteiligen. Schließlich wissen sie am besten, wie das Geschäft am Arbeitsplatz abläuft und wo potenzielle Gewinne zu erzielen sind.

Auch erfordert die Wahl eines Projektleiters besondere Aufmerksamkeit. Die Integration des ERP wird nicht an jedermanns Spitze der Prioritätenliste stehen. So kommt es vor, dass es nicht möglich ist, die für das Projekt erforderlichen Ressourcen zu erhalten. Dies können Sie durch die Ernennung eines Mitarbeiters mit hohem Dienstalter und Autorität beheben. So werden während des Projekt die Wege kürzer und die Zusammenarbeit erleichtert.

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Schritt 4: Halten Sie Sitzungen um Wissen zu entwickeln

Jetzt, da sie ein gutes Projektteam zusammengestellt haben, planen Sie eine Reihe von Treffen ein. Das Ziel in diesen Treffen ist es festzustellen, welche Prozesse existieren, auf welche Art und Weise diese funktionieren und wo Verbesserungspunkte liegen können, wie die verschiedenen Abteilungen und Prozesse miteinander verknüpft sind usw.

Ohne diese Bestandsaufnahme - ein wichtiger Teil für die Vorbereitung einer ERP-Implementierung - läuft ein Unternehmen Gefahr, wenig Ertrag aus dem ERP-System zu erhalten. Einer der Hauptgründe, warum Unternehmen ein ERP-System kaufen, ist schließlich die Interaktion zwischen verschiedenen Betriebsprozessen. Aber dann muss auch klar sein, welche Prozesse besonders wichtig sind.

Versuchen Sie über potenzielle Probleme, die in der ERP-Implementierung auftreten können, nachzudenken. Zum Beispiel, wenn derzeit wichtige Daten fehlen, beschädigt oder nicht gut strukturiert sind. Das ist ein Problem, das für das "Live Date" des Systems gelöst werden muss. Darüber hinaus können Sie über problematische Zeiten nachdenken, in denen keine technischen Probleme auftreten dürfen. Wenn etwas während der geschäftigsten Zeit des Jahres schiefläuft, werden die Schäden an Ihrem Umsatz enorm sein.

Schritt 5: Nehmen Sie sich Zeit für die Umsetzung

Ein ERP-Implementierung ist ein Großprojekt. Mitarbeiter mögen keine Veränderungen, und das ist genau das, was Sie mit einer ERP-Implementierung erreichen wollen. Ein häufiger Fehler ist, dass die Unternehmen nicht ausreichend Zeit für die Umsetzung einplanen. Entscheidend ist eine gute Planung. Führen Sie diese eventuell in Absprache mit einem externen Berater durch, der umfangreiche Erfahrung mit ERP-Implementierungen bietet. Es ist auch wichtig, dass die Arbeitsanweisungen für alle Mitarbeiter während des gesamten Projekt eindeutig sind. Halten Sie sich fest an die Planung und Umsetzung.

Schritt 6: Motivieren und schulen sie Ihre Mitarbeiter

Die Implementierung eines ERP ist nicht nur eine technische Frage. Die Benutzer des neuen Systems bestimmen zu einem großen Teil ob das Projekt ein Erfolg wird oder nicht. Ihre Mitarbeiter müssen bereit und in der Lage sein, das neue System zu verwenden. Der Erfolg einer ERP-Implementierung steht und fällt daher mit ausgebildeten und motivierten Mitarbeitern. Letzteres ist von entscheidender Bedeutung. Nur wenn die Mitarbeiter die Vorteile verstehen, werden Sie ihr Bestes tun, um sich das neue ERP-System anzueignen.

Beginnen Sie das ERP-Implementierungsprojekt

Eine ERP-Einführung sollte nicht unterschätzt werden. Lassen Sie sich aber gerade deshalb nicht davon abgehalten, damit zu beginnen. Wenn eine ERP-Einführung ein Erfolg wird, dann können Sie die Sektkorken knallen lassen. Ein erfolgreich implementiertes ERP reduziert Kosten und führt zu geradlinigeren Arbeitsabläufen.

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