Wie ERP Ihrer Personalabteilung hilft

ERP-Software (Enterprise Resource Planning) bietet viele Vorteile durch die Integration und Automatisierung wichtiger Prozesse im Unternehmen.

ERP verbessert die Verwaltung und das Management von Funktionen wie Verkauf, Lagerverwaltung, Finanzen und Personalwesen (HR).

Spezielle HR-Pakete (oder auch HCM, Human Capital Management) bieten umfangreiche HR-Funktionen, die Sie in einem ERP-System nicht finden. Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen benötigen jedoch nicht alle Möglichkeiten eines umfangreichen HR-Systems. Sie verfügen häufig über genügend HR-bezogene Funktionalitäten für ein modernes ERP-System.

HR-Funktionalitäten in ERP-Software

Viele ERP-Systeme verfügen über grundlegende HR-Funktionen wie Personalabrechnung, Personalmanagement, Personalleistung usw. Außerdem kann ein bestimmtes HRM-Modul (Human Resource Management) erworben werden. Im Allgemeinen können die Module in zwei Kategorien unterteilt werden: Personalmanagement wie Arbeitszeitpläne, Anwesenheit, Abwesenheit und Urlaub sowie Talentmanagement, das sich mit Themen wie Annahmen, Schulungen und dergleichen befasst.

Daten sind wichtig

ERP-Systeme verwalten alle wichtigen Daten zentral in einer Datenbank. Diese Datenbank enthält Informationen aus den verschiedenen Abteilungen der Unternehmen, einschließlich der Personalabteilung. Und genau wie in Abteilungen wie Verkauf, Bestandsführung oder Rechnungswesen liefern die Daten aus der Personalabteilung wichtige Informationen. Alle Informationen über z.B. die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, die Höhe der Gehälter und die gezahlten Steuern können zentral abgerufen werden. Unternehmen, die ein ERP erwerben möchten, müssen sich auch genau ansehen, welche HR-Funktionen im System verfügbar sind.  Das richtige ERP-System für ein solches Unternehmen muss über die Funktionen verfügen, um die Personalabteilung verwalten zu können.

Die HR-Module vieler Systeme bieten auch Self-Service-Portale für Mitarbeiter. Hier können Mitarbeiter ihre eigenen Daten auf dem neuesten Stand halten, aber auch Informationen über gezahlte Steuern usw. herunterladen. Indem diese Informationen auf diese Weise verfügbar gemacht werden, spart die Personalabteilung viele Arbeitsstunden.

Mit guten Personaldaten können Sie jedoch noch viel mehr tun. Beispielsweise können Mitarbeiter-Trainings- und Bildungsdaten auch verwendet werden, um intern statt extern nach geeigneten Kandidaten für eine Stelle zu suchen, um bei der Karriereplanung und -entwicklung zu helfen und um viele andere Probleme zu lösen.

Reduzieren Sie die Komplexität der Compliance

Für eine Personalabteilung ist es sehr wichtig, die Compliance-Regeln einzuhalten, und bestimmte Anwendungen eines HR-Moduls in einem ERP-System helfen dabei. Compliance kann extern, zum Beispiel im Hinblick auf die korrekte Entrichtung von Lohnsteuern, aber auch intern liegen, etwa um bestimmte Ziele zu erreichen, wie um mehr Frauen in Führungspositionen zu berufen.

Verbesserung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit

Das HR-Modul eines ERP-Systems kann die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern verbessern und manchmal dazu beitragen, den Mangel an Mitarbeitern mit bestimmten Fähigkeiten und Spezialisierungen zu beheben, indem die zusätzlichen Fähigkeiten von Mitarbeitern mit einer anderen funktionellen Spezifikation betrachtet werden.

Die Suche nach aktuellem Personal in Ihrer eigenen Personaldatenbank hat zwei Vorteile. Zunächst können Sie mehr aus Ihren eigenen Ressourcen herausholen, bevor Sie außerhalb des Unternehmens suchen. Zweitens wird sichergestellt, dass innerhalb der Organisation neue Beziehungen und Netzwerke aufgebaut werden, um alle Arten von Aufgaben zu erfüllen: von der Suche und Schulung interner Mitarbeiter für zukünftige Beschäftigungsmöglichkeiten bis hin zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -einbeziehung.